مدیران این شرکت به دنبال راهی برای کاهش هزینه‌های شرکت بودند ، بنا بر این یک برنامه پست الکترونیک طراحی کرده بودند و تعدادی لپ‌تاپ هم برای سرویس دهنده های خدماتی شرکت خریداری کرده و آنها را به تمام دفاتر نمایندگی داده بودند تا بتوانند مدیریت از راه دور را انجام دهند.
نتیجه این کار برای آنها فاجعه بود: افت فروش و سقوط قیمت ها و از آن بدتر ناامیدی در بین کارمندان در حد اعلاء.
مدیر این شرکت روی این تصور غلط و پیش‌پاافتاده کار می‌کرد و مصمم بود که برای فراهم کردن یک فعالیت مجازی باید تمام ابزار و آلات الکترونیک را به کار گرفت. در واقع هیچ چیز دور از حقیقت نبود. کنترل مجازی امور همراه بود با مجموعه‌ای از رقابتهای تخصصی مدیریتی و در این راستا تمام مدیران باید آنقدر کار کشته و باتجربه باشند که بتوانند آن مشکلات را شناسایی و بر آنها غلبه کنند.
واقعیت چیست : چرا آنها ناموفق بودند؟
تجارت و داد و ستد به‌طور غریزی فعالیت زیادی را طلب می‌کند. در یک مدت کوتاه نمی‌توانیم ابزاری پیدا کنیم که جایگزین قدرت ارتباط و پاسخگویی مشتریان به‌طور حضوری باشد.
هر زمان که ابزار و آلات الکترونیک جایگزین فعالیتهای فیزیکی روزمره شده ، همکاری و مشارکت روزانه کارمندان از دست رفته است و احتمال ضرر و زیان بیشتر شده و اهداف سازمان نیز با مخالفت مواجه شده است.
یکی از امتیازها و جذابیتهای کنترل مجازی امور این است که کارمندان شرکت با فعالیتهای خود در خانه و همچنین برای سوددهی بیشتر و بارور کردن محصولات به عهد و پیمانی که با سازمان مربوطه می‌بندند عمل می‌کنند و این گفته بنا بر اسناد موجود بارها و بارها ثابت شده‌است.
به هر حال با توجه به این تجربیات من هشدار می‌دهم که اگر مدیران مربوطه گوش به‌زنگ مشکلاتی نباشند که در کمین هستند؛ در درازمدت با کاهش داد و ستدهای خصوصی و غیر تشریفاتی و فضای نامناسب کاری و همچنین با فاصله بین کارمندان و مدیران مواجه خواهند شد.
مراحلی وجود دارد که مدیران می‌توانند از ابتدا از بروز این مشکلات جلوگیری کنند:
1- باید مطمئن شویم حداقل مدیران رده بالا، قسمتی از وقت خود را برای فعالیتهای مجازی صرف می کنند. به‌طور کلی هیچ‌چیز یا هیچ‌کس را نمی‌توان جایگزین مدیری کرد که وظیفه اش کنترل قسمتهای حساس شرکت است . پس بهترین راه برای انجام این کار این است که مدیریت یک شرکت مجازی رابه صورت مجازی اجرا کرد.
اگر یک مدیر در دفتر خودش هیچ کنترلی بر فعالیتهای شرکت نداشته باشدو یا تماسی هم با مجموعه زیر دست خود برقرار نکند، به طور حتم آن شرکت را باید ورشکسته دانست . این گزاره چنین معنایی را به ذهن متبادر می کند که شما ی مدیر نه تنها از مسائلی که در شرکت می‌گذرد هیچ اطلاعی ندارید ، بلکه نمی‌توانید اهمیت این موضوع را به کارمندان هم انتقال دهید.
ازاین فعالیت مجازی تمرینی می آموزیم که چطور تایپ کرده و از رایانه استفاده کنیم. آموزش تایپ به کارمندان غیرحرفه‌ای مورد حمایت مدیران رده‌بالا انرژی فراوانی را می طلبد. در مقابل تمامی مدیران رده بالایی که قادر به انجام این کار هستند در هنگام فعالیت مجازی سرعت بالایی هم دارند. یک مدیر باید شرایط فراگیری و کار کردن در موقعیت های مجازی را به خوبی درک کند تا هرزمان که مسائلی از این دست رخ دهد، توانایی حل آنها را نیز داشته باشد .
2- بازدید مکرر از دفاتر شرکت از راه دور: فعالیت حضوری مدیران و کارمندان در دفاتر شرکت‌هایی که در گوشه و کنار دنیا بر نظریه رو برو با مشتری تاکید دارند ، تناقضی حل ناشدنی است که هیچ سودی برای شرکت ندارد، چرا که این کار تنها روابط بین کارمندان و مشتریان را تقویت می کند و نه روابط میان مدیران و کارمندان.
دربسیاری از شرکتهای معتبر مدیران رده بالا در مدت شش یا هشت‌هفته ، ملاقاتی حضوری با کارمندان خود ترتیب می دهند تا با بررسی مسائل مربوطه و ترسیم آماری آنها استراتژی کاری خود را صورت بندی کنند. این مدیران در سراسر دفاتر و نمایندگی‌های شرکت پراکنده می شوند و به‌طور چرخشی با آنها ارتباط برقرار می کنند. در هر جلسه مدیران با کارمندانی که در دیگر دفاترند همفکری کرده و حتی جلسات پرسش و پاسخ دارند و به افراد شرکت این فرصت را میدهند تا انتظارات خود از شرکت و فعالیتهای شرکت را در قالب پرسشهای شفاهی و کتبی طرح کنند.
بسیاری از افراد بر این گمان هستند که مسافرتهای زیاد مدیران بین قسمتهای مختلف بیهوده و هزینه های بسیاری را به شرکت وارد می کند در حالیکه تجربه نشان داده اینگونه مسافرتها باعث افزایش انگیزه بین کارمندان شده که نهایتا سودآوری شرکت را دربرخواهد داشت.
3- مطمئن شوید که کارمندان شما از فضای کار مناسب برای ارتقاء و سوددهی بیشتر برخوردارند. چرا که یکی از از دلایل اصلی نزول بهره وری و بازدهی کاری در سازمانهای مجازی نامناسب بودن فضای کار است. فضای کار عملی از امکاناتی که شرکت دراختیار کارمندان قرار میدهد ، مهمتر است.
حداقل یک اتاق کار مجزا و حتی یک‌خط تلفن و دستگاه و جوابگوی ماشینی و بالاخره یک خط تلفن کاملاً جدا برای پست الکترونیکی و فاکس برای هر کارمند لازم و ضروری است. وقتی اتاق کار در خانه با بقیه اتاقها مثل آشپزخانه یا اتاق خواب درگیر باشند، کارمندان به‌سختی می‌توانند وقت کار را با وظایف خانه جدا کنند. در چنین وضعیتی نامه‌ها و پرونده‌های کاری در همه‌جا پخش شده اند و چهره خانه زشت شده است.
در کوتاه‌مدت همانطور که کارشناسان ثابت کرده‌اند، این کار سودمندخواهد بود. تجارت به مانند یک مسابقه دو ماراتن است ، نه یک مسابقه دو سرعت .در نتیجه کارمندان، در این زمان به یک کارگر ضعیف تبدیل می‌شوند که کاهش فعالیت و رکود از جمله آنهاست.
مهمترین وظایف یک مدیر این است که: کارمندان به اندازه کافی وقت برای استراحت و فضای کار مناسب داشته باشند. همواره باید نگران کارمندانی بود که تا حد مرگ کار می‌کنند نه آنهایی که کم‌کاری می‌کنند . تمامی مدیران باید اهمیت داشتن دفتر کار و خط تلفن مجزا را به کارمندان خود گوشزد کنند .
به‌علاوه مدیران باید گهگاهی با کارمندان خود در منزل ، و در محیطی غیر اداری و دوستانه ملاقات حضوری داشته باشند و از کارهایی که بهره وری و ارتقاء کاری آنها را باعث می‌شود اجتناب نکنند.
4- کمک کنیم که اتحاد بین کارمندان بیشتر شود؛ چه آنهایی که در دفتر مرکزی هستند و چه آنهایی که در خارج از دفتر مرکزی . لازم است، کارمندان (چه آنهایی که در دفتر مرکزی هستند و چه آنهایی که در خارج از دفتر مرکزی ) زمانی را با همکاران خود صرف کنند.
این ملاقات‌های حضوری (رو در رو) چه به‌طور منظم و یا به‌طور سالیانه انگیزه پیشرفت و ترقی در کارمندان را افزایش می دهد. وقتی که دستور کار و برنامه کاری را تنظیم می‌کنیم باید فرصت بیشتری را به کارهای اجتماعی تخصص دهیم. ارتباط دوستانه و شخصی بین کارمندان و ایجاد احساس متعلق بودن به شرکت یک نتیجه مؤثر و عالی خواهد داشت.
5- پیدا کردن راه‌هایی برای جبران ضرر و زیان ملاقات حضوری: وقتی شما به یک سازمان مجازی تبدیل می‌شوید ،کارمندان شما حالات و رفتارهایی که کارمندان در شرکتهای غیر مجازی انجام می دهند را انجام نمی دهند. برای نمونه فعل و انفعالاتی که کارمندان در راهروی سازمان یا آسانسور یا در کنار آبخوری انجام میدهند و باعث دلگرمی آنها و پیشرفت کار می‌شود در شرکتهای مجازی بروز و ظهوری ندارد.
راه‌های زیادی وجود دارد که یک شرکت مجازی بتواند این کمبودها را جبران کند. من کارمندان را تشویق می‌کنم تنها به پست الکترونیکی یا مکالمه تلفنی بسنده نکنند، بلکه با هم تماس تصویری نیز داشته باشند و از حالات همدیگر با خبر شوند.
من کسانی را گماشتم تا به کارمندان کمک کنند که بدانند وقتی به یک مشکل بزرگی برخورد می‌کنند، چگونه به صورت حضوری یا تلفنی یا حتی به‌صورت تصویری با هم در ارتباط باشند.اگر کارمندان قسمت عمده وظایفشان را از طریق پست الکترونیکی انجام میدهند یک مشکل کوچک به یک مشکل بزرگ و وخیم تبدیل می‌شود.
آموزش حل مشکلات از راه دور یکی از مسائل اساسی و مهم کنترل امور از راه دوراست.
حتی می توان یک شبکه گفتگوی دوستانه در اینترنت راه‌اندازی کرد که کارمندان در اوقات فراغت و استراحت با هم در ارتباط بوده و با هم گپ بزنند.
می توان از کارمندان خواست که یک سایت شخصی راه‌اندازی کنند و تمام فعالیتهای تفریحی موردعلاقه خود را فهرست کنند تا هر یک از کارمندان وقتی که به سفر می‌روند بتوانند همسفر خوبی انتخاب کنند و از همراهی وی لذت ببرند.
حتی می توان این سیستم را برای خانواده های آنها و فرزندانشان نیز راه اندازی کرد تا دوستان خوبی برای خود پیدا کنند.در واقع می توان با این کار یک جامعه کوچک تشکیل داد که تمام خانواده‌ها احساس راحتی کنند.
6- معمولا احساسی بین کارمندان وجود دارد مبنی بر این که آنها در برنامه‌های تجاری شرکت سهیم نبوده و فعالیتشان مهم نیست. از نظر روانشناسی این مشکلی مهم برای کارمندان است و سبب می شود ، تا آنها به فعالیت در شرکت دیگری فکر کنند. برای از بین بردن این احساس در کارکنان راه‌های فراوانی وجود دارد که مدیران شرکت باید به آن فکر کنند.
به عنوان مثال می توان روزانه یا هفتگی یا طی فواصل معین، به کارمندان گزارشاتی دادوآنها را از فعالیتهایی که در شرکت انجام می‌شود مطلع کرد. این کار به‌خصوص برای کارمندان خیلی مهم است که به آنها نشان بدهیم، آنها در پیشرفت شرکت چه نقش مهمی داشته و دارند.
وقتی یک طرح کامل می‌شود، می توان کارمندان را مطلع کرد تا اگر سئوالاتی که مربوط به این طرح است را بیان کنند و خود را در طرحهای شرکت سهیم بدانند.و دریابند که چطور می‌توانند خودشان را با این اهداف سازگار کنند .
فعالیتهای مجازی به‌طور نسبی یک تفکر تازه و جدید است.