متن این اطلاعیه به شرح زیر است:
با عنایت خداوند متعال و برنامه ریزی های انجام شده، مقدمات لازم جهت پذیرش متقاضیان دارای اولویت تشرف برای اعزام به حج تمتع در سال 1391 فراهم گردیده است، لذا از افراد واجد شرایط دعوت می گردد جهت ثبت نام در کاروان های منتخب به ترتیب ذیل، اقدام نمایند.
الف - مشمولین تشرف:
1- کلیه دارندگان قبوض حج تمتع که تا تاریخ 10 شهریور 1384 در یکی از شعب بانک ملی ودیعه گذاری نموده باشند (قبض های مورخ اول اردیبهشت 1378 لغایت 29 اسفند 1378 بایستی با مراجعه به بانک ملی مجهز به شبکه سیبا به ده میلیون ریالی تبدیل گردد).
2- متقاضیان دارای اسناد ثبت نامی سال های 1360 و 1363 با مبالغ 180000 و 200000 و 250000 و 270000 ریالی که بایستی با مراجعه به دفتر حج و زیارت استان مربوطه اقدام به تبدیل سند خود به قبض ودیعه گذاری ده میلیون ریالی نمایند.
3- اسناد هشت میلیون ریالی مربوط به سال1377 تا آخر فروردین 1378، دارندگان این اسناد نیز میبایست قبل از ثبت نام نزد مدیر کاروان، به یکی از شعب بانک ملی مجهز به شبکه سیبا مراجعه و با استفاده از تسهیلات و یارانه مربوطه نسبت به تبدیل قبض ودیعه گذاری خود به قبض 10000000 ریالی اقدام نمایند.
ب- تاریخ پذیرش در کاروان ها:
اسامی، نشانی و تلفن مدیران منتخب کاروان های حج سال 1391 در روزهای 19 فروردین 1391 و 17 فروردین 1391 از طریق جراید محلی اعلام خواهد شد. ضمناً زمان پذیرش متقاضیان دارای اولویت تشرف در کاروان ها جهت کلیه استان ها به غیر از تهران، قم و البرز روز 17 فروردین 1391 و در استان‌های تهران، قم و البرز روز 18 فروردین 1391 خواهد بود و برای این منظور 10روز مهلت در نظرگرفته شده است. بدیهی است چنانچه در زمان تعیین شده جهت مراجعه افراد به کاروان های مربوط، ظرفیت کاروان های استان تکمیل نگردد؛ سازمان حج و زیارت از اولویت های بعدی دعوت به عمل خواهد آورد. لذا تاکید می گردد افراد ذینفع حتماً در مدت فوق الذکر به کاروان ها مراجعه نمایند. همچنین توصیه می گردد متقاضیان در هنگام انتخاب کاروان دقت کافی را از جهات مختلف (همراهی با اقوام و آشنایان، شرایط مختلف کاروان و... )معمول دارند زیرا ظرفیت و قیمت کاروان با توجه به شرایط مختلفی تعیین گردیده است و جابه جایی در کاروان پس از ثبت نام امکان پذیر نمی باشد.
ج- نحوه مراجعه و ثبت نام متقاضیان:
در سال جاری به جهت رفاه حال متقاضیان محترم تشرف به حج تمتع، علاوه بر امکان مراجعه معمول و حضوری به کاروان های منتخب(در زمان مقرر)، درصورت تمایل آنان می توانند از ظرفیت 50 درصدی هر کاروان که امکان ثبت نام به صورت غیرحضوری برای آنان فراهم شده نیز، استفاده نمایند و با مراجعه به سامانه اینترنتی ذیل، از منزل و یا هرجای دیگر نسبت به انجام مراحل ثبت نام در کاروان (شهر/ شهرستان) استان محل سکونت خود به صورت غیرحضوری اقدام نمایند. http://haj91.haj.ir توجه: متقاضیان محترم پس از ثبت نام از طریق سامانه فوق (غیرحضوری)، میبایست جهت پیگیری و اخذ کد رهگیری و رسید ثبت نام که حاوی تذکرات و نکات ضروری است؛ به کاروان مراجعه نمایند و اصل قبض ودیعه گذاری خود را به مدیر کاروان تحویل دهند.
د- مدارک مورد نیاز برای نام نویسی در کاروان:
اصل و کپی قبض ودیعه گذاری حج تمتع مطابق بند "الف" این اطلاعیه. - اصل شناسنامه و تصویر از تمام صفحات آن. - دو قطعه عکس4×6 مشابه عکس گذرنامه یا تصویری که شش ماه از تاریخ آن نگذشته باشد. - اصل و کپی کارت ملی یا شماره تایید شده آن. تذکرات ضروری و لازم 1- متقاضیان پس از نام نویسی باید رسید مربوطه را از مدیر کاروان دریافت و نزد خود نگهداری نمایند. 2- چنانچه نشانی و تلفن متقاضی نسبت به زمان ثبت نام اولیه در بانک تغییر کرده باشد؛ باید نشانی و شماره جدید تلفن خود را هنگام ثبت نام به مدیرکاروان اعلام نماید. 3 - متقاضیان محترم مطابق برنامه اعلام شده و در مهلت مقرر ظرف 4 روز باید به پزشک کاروان مراجعه و اقدامات مربوط به معاینات اولیه را انجام دهند. بدیهی است درصورت تاخیر متقاضی در این خصوص، مدیر کاروان اجازه خواهد داشت نسبت به جایگزینی وی با متقاضیان بعدی واجد شرایط اقدام نماید. 4 - تحویل فرم واریزی هزینه مابه التفاوت سفر به متقاضی، پس از انجام معاینات پزشکی و تایید استطاعت جسمی از سوی پزشک با مراجعه به دفتر کاروان یا سایت اینترنتی فوق الذکر امکان پذیر خواهد بود. ه - متقاضیان پس از دریافت فرم واریزی هزینه مابه التفاوت سفر باید حداکثر ظرف 7 روز با مراجعه به یکی از شعب بانک ملی نسبت به واریز وجه هزینه سفر اقدام نموده و درصورت تاخیر، مدیر کاروان اجازه جایگزینی متقاضی جدید را خواهد داشت.
ﻫ - گذرنامه:
نظر به اینکه در حج تمتع به لحاظ شرایط خاص اجرایی موسم حج و سهولت در اخذ روادید، از گذرنامه بین المللی انفرادی استفاده خواهد شد؛ لازم است متقاضیان واجدشرایط در صورتی که گذرنامه معتبر(با تاریخ اعتبار 31 فروردین 1392) در اختیار ندارند از هم اکنون نسبت تمدید یا تعویض یا دریافت گذرنامه جدید اقدام نمایند. ضمناً به اطلاع متقاضیان محترم می رساند، طبق هماهنگی به عمل آمده با ادارات گذرنامه ناجا در استان های مختلف، دفاتر پلیس + 10در زمینه تعویض یا دریافت گذرنامه جدید حجاج، همکاری لازم را مبذول خواهند داشت.
و- هزینه تشرف:
هزینه قطعی هر کاروان حج بر مبنای مخارج ارزی و ریالی برای هر زائر محاسبه شده است که مبلغ قطعی آن در اطلاعیه استانی برای هر کاروان درج خواهد شد. بنابراین از آنجایی که ودیعه اولیه دریافت شده توسط بانک ملی به صورت علی الحساب بوده است ازاینرو مدیران کاروان هنگام ثبت نام متقاضی برگه واریز قطعی هزینه سفر ویژه حج تمتع سال 1391 را جهت مراجعه به بانک و واریز هزینه مابه التفاوت به متقاضی تحویل خواهند داد. ضمناً زائرین محترم علاوه بر پرداخت هزینه ما به التفاوت به بانک ملی و دریافت قبض مخصوص هزینه سفر حج تمتع، وجوه مربوط به هزینه های آموزش و مخارج دفتر مدیر کاروان را که به تناسب وضعیت استان مربوطه برآورد و تعیین گردیده است؛ می بایست مستقیماً به حساب بانکی مدیر کاروان واریز و قبض آن را به وی تحویل دهند و در نتیجه ضرورتی به پرداخت هیچ گونه وجه نقد به مدیر کاروان نخواهد بود. توضیح: بر اساس دستورالعمل سازمان برای هزینه های شخصی زائرین (از قبیل تهیه ساک - لباس احرام - پتو، هزینه انتقال به فرودگاه و ...) مدیر کاروان موظف است در اولین جلسه آموزشی با همکاری و هم فکری اعضای کاروان، نسبت به انتخاب سه نفر از زائرین به عنوان نماینده آنان جهت تهیه ملزومات سفر (با هزینه زائران) اقدام نماید. نظارت بر روند این گونه هزینه ها نیز به عهده سه نفر نماینده زائرین خواهد بود ز- اقدامات انجام شده در مورد اسکان زائرین: با توجه به اینکه در حج تمتع بسیاری از امور از جمله مسکن حجاج براساس مقررات و تعلیمات وزارت حج عربستان ساماندهی و به اجرا گذاشته می شود، سازمان حج و زیارت برای انتخاب هتل ها و یا تقسیم ظرفیت ها با محدودیت هایی روبروست. از جمله اینکه مقررات وزارت حج عربستان سعودی، سرانه متراژ اسکان حجاج در مدینه منوره را 5/4 و در مکه مکرمه 4 متر مربع (با احتساب فضای خدماتی در ساختمان و هتل) تعیین کرده است. در سال جاری امکان اسکان 100 درصد زائرین در هتل های منطقه مرکزی مدینه منوره و نزدیک به حرم شریف نبوی (ص) فراهم گردیده است. لیکن با عنایت به اینکه شرایط اسکان زائرین در مکه مکرمه با مدینه متفاوت می باشد؛ با توجه به استقبال زائران سال های گذشته از امکانات اقامتی با شرایط بهتر و درخواست افزایش کیفیت بیشتر در مکه مکرمه این سازمان در جهت تامین درصد بیشتری هتل با شرایط و امکانات بهتر اقدام نموده است لیکن در حج سال جاری نیز بخش عمده ای از زائران در ساختمان ها و هتل های با فاصله نسبتاً زیاد از حرم اسکان خواهند یافت و برای تشرف به مسجدالحرام از اتوبوس های مخصوص زائران ایرانی که از مناطق مختلف به ایستگاه های اطراف حرم تردد می کنند؛ استفاده خواهند نمود.
با عنایت به مطالب فوق، هزینه مسکن هر زائر باتوجه به وضعیت ساختمان محل اسکان در مدینه منوره و مکه مکرمه محاسبه و تعیین گردیده است. بنابراین یکی از دلایل مهم تفاوت هزینه های هر کاروان، مکان اقامت آنان در هر یک از دو شهر مذکور می باشد. تذکر: همانگونه که اشاره شد تفاوت هزینه های کاروان ها ناشی از اختلاف قیمت اجاره مسکن، ایستگاه پرواز و.... می باشد لذا پس از واریز وجه هزینه سفر به بانک، امکان بازگرداندن ما به التفاوت پرداختی به راحتی ممکن نیست مضافاً اینکه به دلیل ایجاد مشکلات اجرایی، جا به جایی در کاروان مقدور نمی باشد. لذا به متقاضیان محترم توصیه می شود از ابتدا دقت کافی در انتخاب کاروان مورد نظر خود داشته باشند.
ح- نحوه دریافت مبلغ وجه مربوط به قربانی:
پس از توافق با بانک توسعه اسلامی در عربستان و نهایی شدن قیمت آن به اطلاع متقاضیان خواهد رسید.
ط- نقل و انتقال اسناد:
با توجه به بخشنامه شماره 15885/34/1 مورخ 78/9/27 سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور و نیز مندرجات ظهر قبوض ودیعه گذاری حج تمتع، آن دسته از افرادی که بنا به هر دلیلی تمایل دارند اسناد حج تمتع خویش را به بستگان درجه یک شامل: ( پدر، مادر، فرزند، خواهر، برادر و همسر ) واگذار نمایند، باید قبل از ثبت نام در کاروان، ابتدا به یکی از دفاتر خدمات زیارتی مراجعه و نسبت به درج اطلاعات و طی مراحل بعدی انتقال مربوطه اقدام لازم را معمول نماید. آن دسته از زائرین که قبلاً با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی قبض ودیعه گذاری خود را به احدی از بستگان درجه اول خود واگذار نموده اند نیز، بایستی حتماً با در دست داشتن اسناد مربوطه به یکی از دفاتر خدمات زیارتی مراجعه نموده تا اطلاعات آنان در سیستم جامع نقل و انتقال درج گردد و سپس برای تغییر قبض ودیعه گذاری به نام فرد انتقال گیرنده ( احدی از بستگان درجه اول )، به بانک ملی مراجعه نمایند. تاکید می گردد درصورت عدم طی مراحل فوق الذکر امکان ثبت نام در هیچ یک از کاروان ها برای فرد انتقال گیرنده فراهم نخواهد شد.
ی - شرایط تشرف مشمولین وظیفه، نظامیان، مقامات و مدیران دستگاه های دولتی:
شرایط خروج از کشور مشمولین، نیرو های نظامی و انتظامی تابع مقررات مربوطه خواهد بود و سفر آندسته از مقامات و مدیران دستگاه های اجرایی و نیز فرمانداران و بخشداران که قبلاً به حج تمتع مشرف شده اند تابع مفاد بخشنامه شماره 61689/481 مورخ 84/10/4 دبیر هیأت دولت خواهد بود.