در اين مراسم، آخرين راهكارها براي توزيع هرچه بهتر روزنامه در استان‌هاي كشور بررسي شد تا مردم شهرستان‌هاي كشور حتي در دورترين نقاط از استان‌ها هم بتوانند به‌موقع به روزنامه همشهري دسترسي داشته باشند.
مهدي ذاكري، مديرعامل مؤسسه همشهري يكي از مهم‌ترين دلايل برگزاري اين همايش را تبادل نظرات مديران و سرپرستان بيان كرد. وي همچنين از سيستم واقعيت افزوده به‌عنوان كاري مهم در راستاي به‌روز و پويا بودن مؤسسه همشهري نام برد و افزود: به واقع در دنيا نيز فقط تعداد كمي از روزنامه‌هاي بزرگ چنين سيستمي را راه‌اندازي كرده‌اند.
در ادامه سرپرستان استاني حاضر در همايش، به بيان نظرات و مشكلات خود پرداختند. مديرعامل و معاونت‌هاي مربوطه در مؤسسه همشهري نيز راهكارهاي رفع مشكلات را بيان و اعلام كردند كه پيگيري‌هاي لازم را انجام خواهند داد. راهكار بالا رفتن كيفيت چاپ در چند استان نيز يكي از اين موارد بود. گفتني است در جريان نهمين همايش سرپرستان همشهري در استان‌ها از 6سرپرست نمونه تقدير شد.