سازمان ثبت اسناد تبديل سندهاي مالكيت قديمي منگوله‌دار به سندهاي تك برگي كاداستري را از سال 92 به‌طور جدي در دستور كار قرار داده است. همه اسناد دفترچه‌اي تا سال 94 بايد به سندهاي جديد كه به نام «كاداستر» معروفند، تبديل شوند. غيرقابل جعل بودن، تعويض سند پس از هر انتقال، سرعت بالا در استخراج اطلاعات و ارتقاي امنيت اسناد رسمي از ويژگي‌هاي اين سندهاست. اين اقدام سازمان ثبت اسناد شايسته تقدير است اما بي‌اطلاعي مردم از يك سو و كندي ارائه خدمات از سوي ديگر دردسرهايي ايجاد كرده است.
ضعف در اطلاع‌رساني
براساس اعلام اين سازمان تاكنون حدود 7ميليون سند مالكيت جديد در سيستم كاداستر صادر شده اما هنوز بيش از 20ميليون سند مالكيت قديمي در اختيار مردم است كه بايد با برنامه‌ريزي و سرعت مناسب تبديل شوند. يكي از پرسش‌هاي مردم اين است كه آيا سندهاي قديمي به‌عنوان وثيقه اعتبار دارند يا خير. معاون امور املاك سازمان ثبت اسناد و املاك كشور اعلام كرده اين سند‌ها همچنان اعتبار دارند و مي‌توان براي قرار وثيقه از آنها استفاده كرد اما صاحبان اسناد بايد براي تعويض آنها اقدام كنند. اين در حالي است كه مردم اطلاع كافي از جزئيات آن ندارند. اينكه چه مراحلي بايد طي شود، چه مداركي لازم است، چقدر زمان مي‌برد، چه هزينه‌هايي دارد، اسناد در رهن را چگونه بايد تبديل كرد و... پرسش‌هايي است كه انگار براي يافتن پاسخ آنها چاره‌اي جز مراجعه حضوري به دفاتر ثبت اسناد و البته معطلي‌هاي طولاني وجود ندارد.
سازمان ثبت اسناد در حالي بر الكترونيك شدن خدمات تأكيد مي‌كند كه از نبود يك سايت جامع يا پرتال اطلاع‌رساني رنج مي‌برد. هم‌اكنون چند سايت مختلف و هر كدام به‌صورت پراكنده ارائه بخشي از خدمات مربوط را انجام مي‌دهند و دفاتر ثبت اسناد در هر استان نيز سايت‌هاي جداگانه با نام‌هاي مختلف دارند. در حالي مسئولان سازمان ثبت اسناد زمان لازم براي صدور سندهاي جديد را يك هفته تا 10روز اعلام كرده‌اند كه تعداد زيادي از شهروندان در تماس با همشهري از طولاني بودن اين فرايند گلايه كرده‌اند. يكي از مراجعان به اداره ثبت شرق تهران(پيروزي) مي‌گويد: 45روز پيش درخواست تعويض سند قديمي داده‌ام ولي هنوز خبري نشده است.
احمد تويسركاني، رئيس سازمان ثبت اسناد و املاك و معاون رئيس قوه قضاييه در گفت‌وگو با رسانه‌ها با تأكيد بر اين نكته كه بايد پاسخگويي به مردم در بهترين شكل و ترجيحا به‌صورت غيرحضوري باشد، بخشي از نارضايتي مردم از تأخير در خدمت‌رساني را به‌دليل ناآگاهي و اطلاع‌رساني ضعيف مي‌داند و مي‌گويد:«متأسفانه يكي از ضعف‌هايي كه ما داشتيم نقص در اطلاع‌رساني بوده است. بسياري از خدماتي كه ما به مردم ارائه مي‌دهيم نياز به زمان دارد و شايد با يك‌بار مراجعه و در يك روز انجام شدني نباشد.»
او معتقد است كه چون مردم اين موضوع را نمي‌دانند به تصور اينكه كارشان پيگيري نمي‌شود يا تأخير دارد ابراز نارضايتي مي‌كنند كه چون اطلاع‌رساني و تبليغات نيز امري هزينه‌بر است، رفع اين دغدغه نيازبه كمك اصحاب رسانه دارد.
مشكلاتي كه هست
براساس آمار سالانه 34ميليون خدمت به حدود 100ميليون مراجعه‌كننده ارائه مي‌شود. وجود برخي كاستي‌ها در چنين سازمان بزرگي ممكن است طبيعي باشد اما مشكلاتي هست كه نمي‌توان از كنار آنها به سادگي گذشت. متأسفانه در برخي ادارات كار چاق‌كن‌ها حضور پررنگي دارند و عده‌اي از مردم به اين نتيجه رسيده‌اند كه گره كارشان را با هديه يا پول چاي و شيريني حل كنند. بسياري از مردم نيز از تبعات شكايت خود مي‌ترسند و هرگز اعتراض نمي‌كنند. يكي از مراجعان اداره ثبت اسناد قلهك به همشهري مي‌گويد: «به 2دليل مجبور شدم كارم را به‌كار چاق‌كن بسپارم، اول اينكه در اين سيستم اعتراض و شكايت سرانجامي ندارد، دوم اينكه اگر هم به شكايت رسيدگي شود متصدي مربوطه به راحتي مي‌تواند يك مهر بازداشت روي سند مالكيت بزند و هر وقت مراجعه بكني دچار مشكلاتي مي‌شوي كه ديگر هوس شكايت نكني.»
گزارش‌هايي به همشهري رسيده كه براساس آن ادعا مي‌شود در برخي ادارات ثبت اسناد افرادي هستند كه با دريافت هزينه، كارها را در زمان كمتر انجام مي‌دهند. نامه‌نگاري و تماس‌هاي تلفني 2هفته‌اي خبرنگار همشهري براي گفت‌وگو با رئيس اين سازمان با هدف بررسي مشكلات شهروندان هنوز نتيجه نداده است.