به گزارش کاوشگران روابط عمومی، روابط عمومی یک رویکرد و روش هدفمند برای قرار دادن پیام کسب و کار خود در مقابل افرادی است که شما می‌خواهید این پیام‌ها را ببینند و بنابراین تعریف مخاطب هدف به صورت واضح، ابزار کلیدی برای دستیابی به این منظور است. مخاطب هدف شما به فردی که در حال صحبت با او هستید تنزل یافته است ـ افرادی که به احتمال زیاد به آنچه کسب و کار شما ارایه می‌دهد علاقه‌مند هستند. شناخت مخاطب هدف درباره تعیین کسی است که ممکن است به دنبال محصول و یا خدمت شما باشد.
هنگامی که شما همکاری با یک آژانس روابط عمومی را شروع می‌کنید و یا خودتان در حال اداره یک روابط عمومی هستید، این موضوع که به صورت خاص مخاطب هدف خود را تعیین کنید ایده بسیار خوب و کاربردی است. به این ترتیب، کارگزاران روابط عمومی قادر خواهند بود تا تلاش‌های خود را برای دستیابی به حداکثر نتایج برنامه ریزی کنند. به منظور تعریف مخاطب هدف خود، باید بر روی این سه عنصر اصلی متمرکز شوید:
1.مخاطبان هدف شما در کجا زندگی می‌کنند. جغرافیا نقش موثری در روابط عمومی بازی می‌کند. مثلا اگر کسب و کار شما مبتنی بر موارد و موضوعات رایج در بندر بریزبین کشور استرالیا باشد؛ شما نمی‌توانید داستان کسب و کار خود را در یک مجله شهر ملبورن منتشر کنید .
2.آنها چه چیزی می‌خوانند. تشخیص نوع رسانه‌ای که مخاطب هدف شما آن را مطالعه می‌کند بسیار مهم است. این تشخیص بینش قدرتمندی به شما می‌دهد مبنی بر اینکه داستان خود را باید به کدام یک از روزنامه نگاران ارایه دهید. رسانه‌های انتخابی شما می‌تواند رسانه‌های آنلاین، چاپی، رادیو و تلویزیون باشد.
3. ویژگی‌ها. مخاطبان هدف شما در چه ویژگی‌های تعریف شده‌ای سهیم می‌شوند؟ به عنوان مثال، آیا همه آنها در یک صنعت خاص کار می‌کنند؟ آیا آنها به روند کسب و کار مشخصی علاقه‌مند هستند؟ این اطلاعات می‌تواند در شناسایی اینکه آنها چگونه و چه رسانه‌هایی مصرف می‌کنند و چه پیام‌هایی ممکن است در آنها طنین انداز شود مورد استفاده قرار بگیرد .
با این توضیحات و به طور مشخص در هنگام شروع فعالیت‌های روابط عمومی، تعریف مخاطب هدف به شما کمک خواهد کرد تا به نتایج بهتری دست پیدا کنید چراکه تلاش‌های شما افرادی را نشانه خواهد گرفت که به احتمال زیاد به پیام‌های شما پاسخ مثبتی خواهند داد. بنابراین در آغاز، زمان را در نظر داشته باشید تا تلاش‌هایتان واقعا باصرفه و قابل بهره برداری باشد.