برای مثال هر چند نرم‌افزار مجموعه آفیس برای انجام امور شخصی مناسب‌تر به‌نظر می‌رسد، اما گوگل داکز امکاناتی در اختیار شما می‌گذارد که می‌توانید درون شرکت‌ها و به‌صورت گروهی روی اسناد کار کنید.
- چرا گوگل داکز؟
اولین دلیل برای استفاده از این ابزار، آنلاین رایگان بودن آن است. به جای پرداخت هزینه‌ای بالا برای برنامه ورد یا انجام کارهای غیرقانونی برای شکستن قفلش می‌توانید از گوگل داکز استفاده کنید. امکانات نظارتی، انجام امور به‌صورت دسته‌جمعی، همراه بودن فایل‌ها با شما هر جا که اینترنت باشد، اشغال فضای کم از هارد و بسیاری دلایل دیگر وجود دارد که می‌تواند دلیل مهمی برای استفاده از این سرویس گوگل به جای برنامه‌های مشابه آفلاین باشد.
- بخش‌های مهم در استفاده جمعی
امکانات اولیه تایپ و ارائه فایل در این برنامه به‌صورت کامل گنجانده شده و هنگام استفاده به هیچ وجه احساس کمبود نخواهید کرد. نیازی هم به آموزش بخش‌های آن نیست چون تقریبا تفاوتی میان ابزارهای تایپ وجود ندارد اما بخش‌های خاصی هستند که در انجام امور به‌صورت جمعی به شما کمک شایانی می‌کنند.
- اصول اشتراک‌گذاری اسناد
این ابزار به شما امکان کار جمعی روی یک پروژه را خواهد داد. با استفاده از آیکون مداد در سمت راست بالای صفحه که نشانگر اشتراک‌گذاری فایل است، می‌توانید افراد تازه‌ای را با استفاده از اکانت جی‌میل به این سند دعوت کنید. درنظر داشته باشید که با تیک can edit، کاربر اضافه شده می‌تواند در سند تغییر ایجاد کند و نظر ارسال کند، تیک can comment تنها می‌تواند نظر ارسال کند و can view تنها می‌تواند سند را مشاهده کند.
- امکان ارسال نظر
یکی از بهترین ویژگی‌های پروژه‌های آنلاین این است که کاربران مختلف می‌توانند با انتخاب بخشی از متن و کلیک روی دکمه + که نمایش داده می‌شود و زدن گزینه comment روی آن بخش خاص نظری را ارسال کنند. مدیر پروژه بعد از دیدن نظر می‌تواند آن را حذف کند یا اینکه نگه دارد، این نظرات در فایل نهایی برای عرضه نمایش داده نمی‌شود. این ابزار به شما امکان این را می‌دهد تا کسی را برای ویرایش سند دعوت کنید بدون اینکه دسترسی‌هایی برای پاک کردن نوشته‌ها به آن ارائه کرده باشید.
- تاریخچه تغییرات
گوگل بعد از بخشی از تغییرات به شما این امکان را می‌دهد تا نسخه‌های قبلی کار را از منوی File و گزینه Version History مشاهده کنید. نسخه‌های مختلف که هر کدام حاوی بخشی از تغییرات هستند در این بخش به تفکیک تاریخ نمایش داده می‌شوند. امکان مدیریت بهتر روی کار دیگر نفرات در پروژه و مرور دوباره تغییرات یکی از خوبی‌های گوگل‌داکز است.
- استفاده از قالب‌ها
البته این قالب‌ها چیزی نیست که در نسخه‌های آفلاین نباشد اما با رفتن به Template Gallery می‌توانید چند نمونه قالب آماده را ببینید و از آنها استفاده کنید. نکته اما اینجاست که در این بخش می‌توانید قالبی جدید باب طبع خود و کار و کاسبی مورد نظرتان ساخته و آن را با دیگر کاربران به‌اشتراک بگذارید. به این ترتیب نیازی نیست که قالب جدید برای تمام کاربران شرکت به‌صورت دستی فرستاده شود چون به‌صورت آنی در دسترس همه قرار خواهد گرفت.
- استفاده از افزونه‌ها
این نکته خیلی به کارهای جمعی مربوط نمی‌شود اما در انجام حرفه‌ای سندها یا پایان بخشیدن به پروژه‌ای که چند نفر روی آن مشغول کار بودند، بسیار اهمیت دارد. با یک جست‌وجوی ساده در فروشگاه افزونه کروم، به چندین و چند افزونه کاربری برای گوگل داکز دست پیدا می‌کنید.