به گزارش وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، دانشگاهها ملزم هستند مدارک متقاضیان هیأت علمی طرح سربازی را حداقل دو ماه قبل از سررسید تاریخ برگه اعزام به خدمت در سامانه Hes (سامانه آموزش عالی) به ستاد کل نیروهای مسلح ارسال کنند.
بر اساس اعلام وزارت علوم، تقاضای اعزام با تاریخ اول اردیبهشت ماه ۹۸ در صورتی قابل بررسی است که قبل از ۸ اسفندماه امسال در سامانه آموزش عالی بارگذاری شده باشد.
در صورت رعایت نشدن مهلت یاد شده، متقاضیان لازم است شخصاً نسبت به تمدید دفترچه آماده به خدمت بدون مهر غیبت اقدام و از طریق سامانه Hes مجدداً مدارک به مرکز نظارت و ارزیابی آموزش عالی ارسال کنند.