اما آنقدر مسئله برای کاربران در شهرداری روان شده که نگران کمبود اطلاعات نیستم.
اقدس ایمانی در حال حاضر مدیر طرح آرشیو است. او 16 سال به‌عنوان کارمند رسمی شهرداری فعالیت کرده و قبلا هم دستی به قلم داشته و گزارشگر مجله کشاورزی بوده است.
ایمانی که خود در کارهای فرهنگی زیادی نقش داشته، درباره جزئیات این طرح توضیح می‌دهد: به کاربران این برنامه فضایی به وسعت 150متر مربع برای جمع‌آوری اطلاعات آرشیو داده شده و تمام فعالیت‌های این طرح مهم در این فضا صورت می‌گیرد. ایمانی از آغاز راه تا رسیدن به این مرحله از کار می‌گوید:
نظام‌مندکردن کردن پرونده‌ها
طرح آرشیو الکترونیکی درخصوص سیستمی‌کردن کلیه پرونده‌ها از شهرسازی و اداره در آمد، در کلیه مناطق 22گانه شهرداری تهران در جریان است. در بعضی مناطق، کار شروع شده و در بعضی مناطق نیز این طرح آغاز شده است، ولی به‌طور کلی بیشتر مناطق در مرحله اتمام مرحله یک هستند.
مرحله یک
ایمانی در توضیح مرحله یک می‌گوید: این مرحله شامل آماده‌سازی پرونده‌ها برای اجرای مرحله2 است.در این مرحله پرونده‌ها شماره گذاری، کدگذاری، ترخیص و پالایش و بسته بندی می‌شوند.
در کل اجرا و هماهنگی شروع این طرح زیر نظر معاونت فرهنگی و برنامه ریزی شهرداری تهران و مدیر طرح آرشیو الکترونیکی، مهندس رنجبریان است.طبق قرارداد، تاریخ شروع مرحله یک از 4تیرماه سال 84 بوده است و طبق برنامه زمان بندی شده باید این طرح در 7 ماه انجام می‌شد که ما توانستیم پیش از موعد با موفقیت این امر را به پایان برسانیم.
نیروی انسانی
نیروی انسانی مورد استفاده در اجرای این طرح 44 کاربر هستند که به‌صورت قراردادی زیر نظر شرکت هادیان شهر فعالیت می‌کنند.یازده نفر نیز به‌عنوان کارشناس از حوزه شهرسازی و اداره درآمد معرفی شدند. در کنار این افراد از خود شهرداری منطقه هم گروهی به‌عنوان نیروهای تحویل دهنده از بایگانی در هر حوزه و همچنین نیروهای خدماتی مشغول به کار هستند.
تعداد پرونده‌های آرشیوی
مسئول طرح‌های بایگانی و تنظیم اسناد و پرونده‌های شهرداری درباره تعداد پرونده‌ها می‌گوید: کل پرونده‌های شهرسازی که در مرحله یک به اتمام رسیده، در شهرسازی 54 هزار فقره پرونده بوده که پرونده‌های بعدی در مرحله 2 به صد هزار پرونده خواهد رسید.
بعد از این مرحله در 2 حوزه شهرسازی و اداره درآمد و نوسازی، کاربرهای آموزش دیده با دستگاه اسکنر، همزمان با مراجعه مردم، پرونده‌های مورد نظر را اسکن و به آرشیو وارد می‌کنند. بنابراین پس از این مرحله، دیگر هیچ پرونده مکانیزه نشده‌ای در شهرداری وجود نخواهد داشت.
مرحله 2
او صحبت هایش را در توضیح مرحله 2 این‌طور ادامه می‌دهد: در این مرحله پرونده‌های مجزایی که هر یک دارای شماره گذاری هستند، وارد مرحله دوم می‌شوند و این کار بلافاصله انجام خواهد گرفت.در حال حاضر هماهنگی‌های لازم با سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران مجری و بانی این کار انجام شده است.
در مرحله 2 پیمانکارها، دستگاه‌های موردنیاز را مستقر کردند؛ یک چهارم نیروهایی که قرار است ابتدای مرحله 2 همکاری کنند به اینجا اعزام شده‌اند و نیروهای بعدی هم در زمان خاص خود از راه می‌رسند در این مرحله پرونده‌ها و اسناد و مدارک مهمی که داخل آنها وجود دارد اسکن می‌شود و نگهداری بهینه از آنها هم در همین مرحله انجام می‌گیرد.
اهداف طرح آرشیو الکترونیکی
به گفته ایمانی، از امتیازات این طرح می‌توان به مسائل زیر اشاره کرد. پرونده‌هایی که به‌صورت کاغذ نگهداری می‌شد ناقل میکروب بود که بعد از این، چنین مشکلی وجود نخواهد داشت. هر ناحیه و منطقه‌ای که نیازمند مرور و بررسی پرونده باشد کافی است با زدن رمز عبور به محتویات پرونده دسترسی پیدا کند.
علاوه بر آن، اطلاعات و پرونده‌ها از طریق سی‌دی و فلاپی هم قابل جابه جایی و حمل است. حتی به‌خود ارباب رجوع هم یک نسخه کپی از سی دی مورد نظر داده می‌شود. امتیاز بعدی زمان است، زمان هم برای حل مشکلات هم برای مسئولان شهرداری مالکان و شهروندان اهمیت بسیاری دارد، چون این طرح باعث می‌شود از کاغذ بازی و معطلی ارباب رجوع کم شود.
مسئله بعدی در مورد گم شدن و از بین رفتن پرونده‌هاست که با این کار جلوی آن گرفته می‌شود و احتمالا خیلی از مسائل و مشکلات که ساده و پیش پا افتاده است که به راحتی و در اسرع وقت حل می‌شود.
سرعت عمل و کیفیت خوب
ایمانی روند اجرای طرح آرشیو را خیلی خوب ارزیابی می‌کند و اعتقاد دارد: با توجه به استعلام‌ها و نظرهایی که در این باره جمع آوری شده، این طرح در منطقه‌ها به‌صورت عالی و با سرعت بالا پیش رود.
ما برای انجام مرحله یک هیچ تاخیری نداشته‌ایم و با همکاری گروه نظارتی و پشتیبانی مسئولان، همین طور به یمن حضور شهردار به اتمام رساندن مرحله یک با هیچ مشکلی روبه‌رو نشد، در ادامه، امیدواریم با هدایت و حمایت گروه مسئولان مرحله بعدی هم تمام شود و بتوانیم برای رفع مشکلات شهروندان و تکریم ارباب رجوع گام‌های مثبتی برداریم.