در ادامه قصد داریم به بیان راهکارهایی جهت افزایش تعداد مراجعه کنندگان و افزایش راندمان کاری مطب‌های دندانپزشکی بپردازیم. تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
اصلی‌ترین دلایل افت راندمان کاری در مطب‌ها
امروزه با توجه به گسترش تبلیغات در حوزه دندانپزشکی، دیگر تنها تشخیص درست و سریع (کیفیت کار) نمی‌تواند موجب جذب بیماران و وفادار ماندن آن‌ها نسبت به شما شود. اکنون فاکتورهای بسیاری در جذب و نگهداری بیماران دخیل هستند که از اصلی‌ترین آن‌ها می‌توان به نبود زمان کافی جهت انجام ویزیت‌های بیشتر و نارضایتی بیماران از شرایط خود در زمان حضور در مطب اشاره کرد.
عدم مدیریت زمان، بزرگترین اشتباه در مراکز دندانپزشکی
بحث مدیریت زمان و نوبت‌دهی منظم یکی از اصلی‌ترین موارد در مدیریت درست مطب و افزایش راندمان و درآمد به شمار می‌رود. این مسئله ارتباط مستقیمی با تعداد مراجعه کنندگان و سطح رضایت آن‌ها از خدمات شما خواهد داشت. بدیهی است که هیچ بیماری علاقه ندارد ساعت‌ها در مطب منتظر بماند.
از طرفی شما نیز به عنوان یک دندانپزشک علاقه‌ای به هدر رفتن وقت ارزشمند خود نداشته و ترجیح می‌دهید تا تمامی امور از ثبت پرونده گرفته تا نسخه نویسی، تصویربرداری و... در سریع‌ترین زمان ممکن صورت بگیرد تا بتوانید به تعداد بیشتری از بیماران خود رسیدگی کنید.
نارضایتی بیماران از شرایط حضورشان در مطب
به عنوان یک دندانپزشک، راحتی حال و کسب رضایت بیمار باید الویت اول کار شما باشد تا بتوانید به مرور زمان تعداد مراجعه کنندگان خود را بالاتر برده و بیمارانی متعهد داشته باشید. اینکه بتوانید بهترین شرایط را چه از لحاظ زمانی، چه مالی و چه درمانی برای بیمار خود ایجاد کنید از اهیمت بسیار زیادی برخوردار است. چرا که همانطور که یک بیمار راضی می‌تواند چندین مراجعه کننده جدید برای شما داشته باشد، بیمار ناراضی نیز تاثیر منفی بر روی برند پزشکی و کسب‌وکار شما خواهد گذاشت.
بهترین شیوه مدیریت مطب دندانپزشکی جهت افزایش مراجعه کنندگان
در صورتی که تمایل دارید تعداد مراجعه کنندگان به مطب خود را افزایش دهید، لازم است تا شیوه انجام بسیاری از امور را تغییر داده تا بتوانید، با کسب رضایت حداکثری باعث جذب بیماران جدید و همینطور وفادار کردن بیماران فعلی خود شوید. در ادامه به بیان چند راهکار عملی جهت مدیریت بهتر مطب اشاره خواهیم کرد.
مدیریت صحیح زمان
در صورتی که از زمان حضور دندانپزشک در مطب به درستی استفاده شود، راندمان کاری بالاتر رفته و بیماران نیز راضی‌تر خواهند بود. در بحث مدیریت زمان علاوه بر مدیریت نوبت‌ها، نیاز است تا بسیاری از امور نیز با سرعت بیشتری انجام شوند. ثبت و ذخیره پرونده بیماران به صورت الکترونیکی، نسخه نویسی به صورت الکترونیکی و ثبت تصاویر دندانپزشکی مربوط به بیماران همگی از مواردی هستند که می‌توانند در کاهش هدر رفت زمان در مطب‌های دندانپزشکی بسیار موثر باشند.
تسریع در امور کارهای پذیرش و ثبت مدارک بیماران
یکی از بزرگترین دغدغه‌ها در مطب‌های دندانپزشکی، جستجوی پرونده بیماران از میان انبوهی از پرونده‌های دیگر است. البته جدا از مدت زمان بسیار زیادی که صرف ثبت و بایگانی پرونده‌های کاغذی می‌شود، خطر مفقود و یا از بین رفتن اسناد و سوابق پزشکی افراد نیز وجود دارد. یکی از بهترین راه حل‌ها برای این مشکل، الکترونیکی کردن پرونده بیماران است که می‌تواند علاوه بر حفظ زمان، امنیت مدارک حساس پزشکی را نیز تأمین کند.
مکتوب کردن طرح درمان و پیش‌بینی هزینه‌ها از ابتدای درمان
در بسیاری از درمان‌های زنجیره‌ای، ارائه طرح درمان به بیمار به همراه کلیه هزینه‌ها می‌تواند آرامش خاطر را برای بیماران ایجاد کند. اینکه تمام مراحل درمان به صورت صریح بیان شده، تعداد و روز نوبت‌ها مشخص شده و هزینه کلی درمان نیز مشخص باشد، نوعی احترام به حقوق بیمار و آگاه سازی وی از روند درمان به شمار می‌رود. اعلام طرح درمان به بیمار از جمله راهکارهای هوشمندانه مدیریتی است که باعث متعهد شدن بیمار به دندانپزشک خود خواهد شد.
ایجاد مزیت‌های مالی برای بیماران
ممکن است بسیاری از افراد مراجعه کننده به مطب، توانایی پرداخت تمام هزینه درمان خود را به صورت یکجا نداشته باشند و به همین دلیل از انجام ادامه درمان خود صرف نظر کنند. یکی از راهکارهایی که می‌تواند به افزایش تعداد بیماران در مطب کمک کند، امکان پرداخت اقساطی و یا طرح‌های تخفیفی برای بیمارانی است که نمی‌توانند هزینه‌های درمان خود را در یکجا پرداخت کنند.
مدیریت منابع
مدیریت منابع یک مبحث تخصصی است که در مطب‌های دندانپزشکی نیز در مورد اقلام و مواد مصرفی وجود دارد. بسیار پیش آمده که نوبت بیماران به دلیل اتمام مواد مصرفی کنسل شود. تغییر زمان نوبت بیماران علاوه بر ایجاد حس نارضایتی در آن‌ها، باعث به هدر رفتن زمان و انرژی پرسنل مطب نیز خواهد شد. بنابراین داشتن آمار ورودی و خروجی انبار لوازم و مواد مصرفی و مدیریت درست آن‌ها می‌تواند تاثیر بسیار زیادی در افزایش راندمان مطب داشته باشد.
فالو آپ (پیگیری) بیماران پس از درمان
موفقیت بسیاری از درمان‌ها به خصوص در حوزه دندانپزشکی و زیبایی وابسته به مراقبت‌های بعد از درمان است. با توجه به این که مراقبت‌های بعد از درمان در بسیاری از موارد امری تکراری و روتین برای کادر درمان محسوب می‌شود، در مواردی ممکن است برخی نکات از قلم افتاده و یا فراموش شوند. بنابراین باید به دنبال راهی بود تا بتوان با فالو آپ به موقع بیماران، تمامی نکات لازم را یادآوری و از سلامت و موفقیت درمان آن‌ها اطمینان حاصل کرد.
بیشتر کار نکنید، هوشمندانه‌تر کار کنید!
حتما تاکنون فکر کرده‌اید که رعایت تمام نکات بالا کاری سخت و غیر ممکن برای شما و پرسنل مطب شماست. اما نکته اینجاست که نه تنها هیچ نیازی به بیشتر کار کردن نیست، بلکه می‌توانید با کمک ابزارهای تکنولوژیک در دنیای دندانپزشکی، تمامی امور مدیریت مطب خود را به ساده‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن انجام دهید.
نرم‌افزارهای مدیریت مطب و کلینیک‌های دندانپزشکی، بهترین انتخاب جهت مدیریت امور هستند. نرم افزار دندانپزشکی با در دست گرفتن امور مالی، انبارداری، نوبت دهی و.. می‌تواند یک دستیار همه چیز تمام در راه رسیدن شما به یک مرکز درجه یک درمانی باشد.
نرم‌افزارهای مدیریت مطب، بهترین روش افزایش راندمان
یکی از اصلی‌ترین و البته بهترین نتایج استفاده از این نرم‌افزارها افزایش رضایت مراجعه کنندگان و همچنین افزایش بازدهی ساعت حضور دندانپزشک در مطب است. زیرا در این شیوه تمامی امور مطب به صورت اتوماسیون و با دقت و سرعت بسیار بیشتری نسبت به روش سنتی انجام خواهد شد. از محبوب‌ترین امکانات نرم‌افزارهای مدیریت مطب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت تمامی اطلاعات پایه و پزشکی مربوط به بیماران به صورت الکترونیک
- جستجو میان پرونده‌های بیماران در کسری از ثانیه
- تنظیم زمان‌های نوبت دهی به بهترین شکل و امکان یادآوری خودکار نوبت به بیماران
- مدیریت امور مالی و بیمه
- دریافت گزارشات بسیار متنوع مدیریتی
- مدیریت انبار
- مدیریت سفارشات لابراتوارها
- ایجاد طرح درمان با قابلیت چاپ جهت ارائه به بیمار
- مدیریت اقساط بیماران و ایجاد باشگاه مشتریان
- امکان پیگیری درمان بیماران به صورت کاملا اتوماتیک
- مدیریت ورود و خروج و دستمزد پرسنل
- امکان ذخیره تصاویر پزشکی بیماران به صورت مستقیم در پرونده
- امکان ثبت نسخه در پرونده بیمار با استفاده از قلم الکترونیکی و ضبط صدا
- و...