با الکترونیکی شدن مدارک، علاوه بر صرفه‌جویی چند میلیاردی در مصرف کاغذ و حفظ محیط‌زیست، شاهد اتفاقات دیگری هم خواهیم بود. جلوگیری از جعل، رفع نگرانی مفقود شدن، مسئله حمل‌ونقل مدارک، استنادپذیری و انکارناپذیری مدارک و اسناد بخشی دیگر از فواید الکترونیکی شدن اسناد و مدارک است. اما در این میان، باید سامانه‌ای مبتنی بر تجهیزات و زیرساخت‌های به‌روز برای چنین اقدامی به‌کار گرفته شود. علاوه بر سامانه‌های اختصاصی که اکنون در بعضی از دستگاه‌ها ارائه خدمت می‌دهند، پنجره ملی خدمات هوشمند به‌عنوان یک سامانه یکپارچه و واحد وظیفه خدمت‌رسانی الکترونیکی را به شهروندان و کسب‌وکارها به‌عهده گرفته است.
پنجره ملی خدمات هوشمند درصورت تحقق کامل، عواید بسیاری برای مردم، کسب‌وکارها و البته دستگاه‌های حاکمیتی اعم از دولت، قوه قضاییه و قوه مقننه در پی خواهد داشت. با راه‌اندازی این سامانه بسیاری از خدماتی که پیش از این براساس ارائه مدارک کاغذی و البته حضور فیزیکی ذینفعان ارائه می‌شد، حالا به شکل الکترونیکی و غیرحضوری و در تمام ساعات شبانه روز قابل انجام و پیگیری است. شورای اجرایی فناوری اطلاعات که عهده دار چنین مسئولیتی است، بارها برای دستگاه‌های مختلف ضرب‌الاجل‌هایی را تعیین کرده است. این در حالی است که به دلایل مختلف، هنوز برخی از دستگاه‌ها نسبت به تکالیف خود عقب مانده‌اند.
رضا باقری اصل، دبیر شورای اجرایی فناوری اطلاعات، چندی پیش در گفت‌وگو با همشهری، مانع عمده در مسیر تحقق الکترونیکی شدن خدمات را اراده مدیریتی و تعارض منافع در برخی موارد اعلام کرده بود، درحالی‌که او کمترین مسئله در عقب‌ماندگی دستگاه‌ها برای انجام تکالیف مربوطه را مربوط به حوزه فنی و تجهیزات دانسته بود.
الکترونیکی شدن مدارک
هنوز بعضی از شهروندان از تقاضای کپی کارت ملی از سوی بعضی از دستگاه‌ها به‌ویژه بانک‌ها گلایه دارند. این در حالی است که نخستین بخشنامه ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی در دی ماه سال ۹۶ به همه دستگاه‌های اجرایی و البته شبکه بانکی ابلاغ شده است. پس از این تاریخ هم یک‌بار در شهریور سال ۹۹و بار دیگر در اسفند همان سال سازمان اداری و استخدامی بر بخشنامه سال ۹۶ تأکید کرد. با این حال، هنوز بعضی از دستگاه‌ها از کارت ملی کپی می‌گیرند، اما این بار به‌نظر می‌رسد که خودشان این کار را انجام می‌دهند و مشتری را برای کپی گرفتن به خارج از بانک هدایت نمی‌کنند.
حالا براساس دستورالعمل اجرایی ارائه خدمات هوشمند در پنجره ملی خدمات هوشمند دولت، دستگاه‌های اجرایی موظف شده‌اند که تا ۶ ماه آینده فرایندهای الکترونیک خود را به‌گونه‌ای ساماندهی کنند تا همه مدارک به‌صورت الکترونیکی دریافت شود.
همچنین دستگاه‌های اجرایی باید اسناد تحویل‌دادنی مانند گواهینامه‌ها، قراردادها، مدارک، تأییدیه‌ها، مجوزها و ابلاغیه‌ها را تبدیل به نسخه الکترونیکی کنند و این نسخه الکترونیکی را در اختیار هر شخص حقیقی یا حقوقی که متقاضی آن است قرار دهند.
مفهوم دولت الکترونیک مطلوب
رضا باقری اصل، دبیر شورای اجرایی فناوری اطلاعات در گفت‌وگو با همشهری معتقد است که اگر می‌خواهیم بگوییم که دولت الکترونیک مطلوب داریم، باید به جایی برسیم که به جای اینکه مردم به‌دنبال دریافت خدمات از دولت باشند، دولت باید به‌دنبال مردم باشد تا این خدمات الکترونیک را به آنها تحویل دهد.
باقری اصل به‌دنبال مردم بودن در عرصه دیجیتال را به این معنی می‌داند که دولت این سرویس‌ها را در بخش ستادی و حوزه پشتیبانی
(back office) و زیرساخت‌های فناوری به‌گونه‌ای به هم متصل کند که مردم حتی متوجه نشوند که چگونه خدمات را دریافت می‌کنند.
شناسایی ۳۹۰ خدمت پرکاربرد
شورای اجرایی فناوری اطلاعات حالا یک‌بار دیگر دستگاه‌های اجرایی را موظف کرده که تا پایان آذر ۱۴۰۱ با مشارکت سازمان اداری و استخدامی فرایندهای خدمات پرکاربرد خود را اصلاح کنند.
در فهرست منتشر شده نام ۴۰ دستگاه اجرایی دیده می‌شود که خدمات پرکاربرد آنها در مجموع شامل ۳۹۰ عنوان خدمت است که باید طی زمان تعیین شده به‌صورت الکترونیکی ارائه شوند. وزارت جهادکشاورزی با ۸۶ خدمت پرکاربرد در صدر این فهرست قرار دارد که به‌نظر می‌رسد بیشترین تلاش را طی این مدت باید انجام دهد. همچنین سازمان غذا و دارو و شرکت سهامی مدیریت تولید انتقال و توزیع نیروی برق به‌ترتیب با ۲۴ و ۲۳ خدمت بیشترین تکلیف را به‌عهده دارند. در این میان شبکه بانکی کشور هم مکلف شده ۲۱ خدمت پرکاربرد خود مانند فرایندهای اعطای وام و تسهیلات به‌صورت آنلاین و از طریق پنجره واحد ارائه دهد.
گزارش: عمادالدین قاسمی‌پناه