البته این دو شغل شباهت‌هایی با هم دارند و برخی وظایفشان یکسان است؛ اما در کل مسئول دفتری شغل تخصصی‌تری است و وظایف گسترده‌تری دارد. به همین خاطر معمولا مسئولان دفاتر جایگاه سازمانی بالاتر و درآمد بیش‌تری هم نسبت به منشی‌ها دارند. اگر شما به‌عنوان منشی یک مجموعه مشغول به کار هستید، اما می‌خواهید از منشی‌گری به مسئول دفتری ارتقا پیدا کنید، شما را راهنمایی می‌کنیم که چطور مهارت‌های موردنیاز برای این شغل را به دست آورید.
منشی کیست و چه وظایفی در سازمان دارد؟
منشی‌ها آچار فرانسه سازمان هستند و به نوعی اکثر کارهای عمومی شرکت را انجام می‌دهند. افرادی که در انجام کارهای دفتری مهارت دارند، شغل منشی‌گری می‌تواند برایشان مناسب باشد. پاسخگویی به ارباب رجوع و پاسخ به تماس‌های شرکت از ابتدایی‌ترین وظایف منشی است که البته اهمیت زیادی هم دارد. مشتریان یا شرکا که به سازمان می‌آیند یا زمانی که افراد با شرکت تماس می‌گیرند، اولین ارتباط را با منشی سازمان برقرار می‌کنند؛ به همین دلیل رفتار و عملکرد منشی یک سازمان بازتابی از آن سازمان است.
البته که کار منشی فقط پاسخگویی به تلفن نیست، بلکه برنامه‌های روزانه، جلسات و قرار ملاقات‌ها را تنظیم می‌کند، به ایمیل‌ها و فکس‌ها رسیدگی می‌کند و کنترل ورود و خروج نیز بر عهده اوست. همچنین با هماهنگی مدیرعامل، وظایف و مسئولیت‌های کارکنان را به آن‌ها اعلام می‌کند و از روند انجام امور سازمان گزارش ارائه می‌دهد. در این راستا آموزش امور اداری و دفتری به منشی‌ها ضروری است تا بتوانند وظایفشان را به بهترین نحو انجام دهند.
مسئول دفتر در سازمان کیست و چه وظایفی دارد؟
مسئولان دفاتر نقطه ارتباطی مدیرعامل با افراد داخل سازمان و همچنین افراد خارج از شرکت هستند. رئیس دفتر در طول روز بیش‌ترین ارتباط را با مدیرعامل دارد و به طور مستقیم زیر نظر او فعالیت می‌کند. مسئول دفتر همه فعالیت‌هایی که مدیرعامل زمان کافی برای انجام آن‌ها را ندارد، انجام می‌دهد که با وجود یک رئیس دفتر حرفه‌ای و کاربلد، مشکلاتی مثل عقب افتادن کارها و بی‌نظمی پیش نمی‌آید.
مسئول دفتر تمام جلسات، قرار ملاقات‌ها و بازدیدهای مدیریت سازمان را تنظیم می‌کند و به تماس‌های خصوصی و فکس‌های محرمانه مدیریت پاسخ می‌دهد. همچنین همه دستوراتی که از سوی مدیران سازمان صادر می‌شود را پیگیری و از اتفاقات سازمان گزارش روزانه به مدیرعامل ارائه می‌دهد. بایگانی نامه‌ها، پرونده‌ها و همه اسناد و مدارک در آرشیو اختصاصی دفتر از دیگر وظایف رئیس دفتر مدیرعامل است.
بازار کار مسئول دفتری و منشی‌گری چگونه است؟
به لحاظ استخدام منشی و مسئول دفتر در سازمان‌ها، این که شرکتی مسئول دفتر استخدام کند یا منشی به اندازه و نوع شرکت و اهداف سازمان بستگی دارد. شرکت‌های کوچک معمولا فقط منشی استخدام می‌کنند و تمام امور ارتباطی، پیگیری‌ها و هماهنگی‌ها از طریق همان یک نفر انجام می‌گیرد؛ اما وقتی سازمان بزرگ باشد، یک منشی نمی‌تواند همه کارها را انجام دهد و استخدام رئیس دفتر مدیرعامل از ضروری‌ترین نیازهاست. حتی برخی از سازمان‌های بزرگ برای هر کدام از واحدها یک منشی استخدام می‌کنند و در راس همه منشی‌ها کسی است که نزدیک‌ترین شخص به مدیرعامل و مسئول دفتر مدیرعامل محسوب می‌شود.
تفاوت مهارت‌های رئیس دفتر مدیرعامل و منشی چیست؟
مسئول دفتر معمولا وظایف بیش‌تر و تخصصی‌تری نسبت به منشی دارد، به تناسب همین موضوع، یادگیری امور اداری اهمیت بالاتری دارد. مسئولان دفاتر نسبت به منشی‌ها ارتباطات گسترده‌ای با افراد مهم‌تری دارند و باید بیش‌تر به تقویت مهارت‌های ارتباطی، فن بیان، مهارت مذاکره، مدیریت استرس و... بپردازد. همچنین سطح دانش تخصصی مسئول دفتر باید نسبت به منشی بالاتر باشد. برای مثال رئیس دفتر مدیرعامل باید اصول مکاتبات اداری و عقد قرارداد را بداند، تایپ سریع، کار با نرم‌افزارهای آفیس و ابزارهای گوگل را بلد باشد و حتی دانش مقدماتی در زمینه اصول حسابداری و مالی را یاد بگیرد.
میانگین درآمد مسئول دفتری بالاتر از منشی‌گری است. درآمد مسئولین دفاتر از تقریبا ۹ میلیون شروع می‌شود و تا ۱۶ میلیون و حتی بالاتر هم می‌رسد. بنابراین اگر با دوره‌های آموزشی معتبر دانش خود را بیش‌تر کنید، می‌توانید سطح درآمد خود را نیز بالاتر ببرید.
مسئولان دفاتر وظایف حساس‌تر و سنگین‌تری نسبت به منشی دارند، بنابراین آموزش مسئول دفتر و بالا رفتن سطح دانش و مهارت او ضروری است. اگر می‌خواهید ارتقا شغلی بگیرید و مسئول دفتر شوید، باید حتما یادگیری مباحث موردنیاز دفتری و اداری را لحاظ کنید تا از عهده وظایفتان بربیایید.
دوره جامع مسئول دفتری برنادل، تخصصی و کاربردی
برای یادگیری مهارت‌های مورد نیاز مسئول دفتری چندین دوره از موسسه‌های مختلف وجود دارد؛ اما در این میان برنادل دوره‌ای جامع و کاربردی است که صفر تا صد مباحث مورد نیاز برای موفقیت در امور اداری و دفتری را آموزش می‌دهد. بر خلاف سایر آموزشگاه‌ها، در دوره مسئول دفتری مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل خبری از مطالب تکراری و غیرضروری و اضافه‌گویی نیست. در این دوره اساتید مجرب و باسابقه، دقیقا چیزی که بازار کار می‌خواهد را آموزش می‌دهند و تجربیات سال‌ها فعالیتشان را در اختیارتان می‌گذارند.
علاوه بر این که مهارت‌های نرم مثل مهارت‌های ارتباطی، فن بیان، اصول مذاکره و مدیریت زمان آموزش داده می‌شود، مدیریت جلسات، مکاتبات اداری، گزارش‌نویسی، تکنیک‌های پاسخگویی و پیگیری را یاد می‌گیرید تا بتوانید ارتباطات سازمانی را به بهترین نحو جلو ببرید و مدیریت کنید. علاوه بر این، مهارت‌های نرم‌افزاری موردنیاز این شغل از جمله کار با کامپیوتر، تایپ سریع، جست‌وجوی آنلاین، نرم‌افزارهای آفیس مثل ورد، اکسل و پاورپوینت و ابزارهای گوگل مثل گوگل شیت را نیز یاد خواهید گرفت. در ضمن مباحث مالی و حسابداری را نیز در سطح مقدماتی می‌آموزید، چون به هر حال مدیریت بخشی از امور مالی سازمان و تنخواه‌گردانی به عهده شماست. خیالتان راحت باشد که با شرکت در این دوره رئیس دفتری می‌توانید از عهده تمام وظایف خود بربیایید.
مزایای دوره آموزش رئیس دفتری برنادل
مخاطبان این دوره فقط مسئولان دفاتر نیستند، بلکه برای منشی‌ها، مدیران داخلی، کارمندان اداری و همه کسانی که می‌خواهند تازه وارد بازار کار شوند و مهم‌ترین نکات امور اداری و دفتری را یاد بگیرند، مناسب و کاربردی است. اگر کارمند هستید و برای یادگیری محدودیت زمانی یا مالی دارید، جای نگرانی نیست. هزینه دوره مسئول دفتری برنادل بسیار معقول است، ضمن این که می‌توانید هزینه دوره را به صورت اقساطی پرداخت کنید. همچنین این دوره آموزشی به صورت آفلاین در اختیار شما قرار می‌گیرید و می‌توانید طبق برنامه‌ریزی خودتان در ساعاتی که وقت آزاد داشتید دوره را ببینید.
دوره رئیس دفتری ۳۹ ساعت آموزش تخصصی دارد و نکته قابل‌توجه این است که مباحث به طور کاملا رایگان به‌روزرسانی می‌شود تا بتوانید دانش خود را در این زمینه به‌روز کنید. چنین مزیتی را در دوره‌های مشابه نمی‌توانید پیدا کنید. در پایان دوره نیز به شما مدرک معتبری از مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل داده می‌شود تا این مدرک را به سازمان مورد نظرتان ارائه دهید و این فرصت را به دست بیاورید که با شرکت‌های بزرگ و معتبر همکاری کنید. اگر می‌خواهید پیشرفت کنید و در بهترین سازمان‌ها با درآمد عالی مسئول دفتر شوید، این دوره مسئول دفتری بهترین فرصت برای شماست.