این مراسم دقایقی پیش با حضور سرپرست کاروان و نمایندگانی از ورزشکاران، کادر فنی و کادر سرپرستی کاروان کشورمان در منطقه بین المللی دهکده ورزشکاران برگزار شد. دکتر سید مناف هاشمی، دبیر کل و سرپرست کاروان ورزشی اعزامی ایران به همراه شهردار دهکده و نماینده ستاد برگزاری بازی‌ها این مراسم را برگزار کردند.