صرف وقت و هزینه زیاد برای کارهایی که می‌توان آنها را با منابع کمتری انجام داد، یک اشتباه بزرگ است که می‌تواند به شکست شما منجر شده و یا رشد شرکت را آهسته کند. یکی از این کارها حسابداری است. اگر یک نرم افزار حسابداری نداشته باشید، حسابداری زمان و هزینه زیادی را از شما می‌گیرد. ما در این‌جا 5 دلیل برای استفاده از نرم افزار حسابداری را آورده‌ایم.
1. انجام فرآیندهای پیچیده به شکل خودکار
نرم افزار حسابداری می‌تواند چندین کار روتین را که اگر به‌صورت دستی انجام شوند بسیار وقت‌گیر خواهند بود، خودکار کند. مواردی مانند واردکردن داده‌ها، حسابرسی، حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالی، صورتحساب، و یادآوری پرداخت، همگی می‌توانند در عرض چند ثانیه با نرم‌افزار انجام شوند. این اپلیکیشن‌ها انجام کارهای پرزحمت حسابداری را بسیار ساده‌تر و سریع‌تر می‌کنند.
2. سازماندهی بیشتر
هنگامی که کارهای مختلف حسابداری را به‌شکل دستی و به‌طور همزمان انجام می‌دهید، ممکن است مواردی مانند رسید یا فاکتورها را فراموش کنید و یا اشتباه ثبت کنید. اما دیجیتالی‌کردن فرآیندهای حسابداری و ذخیره داده‌ها در یک مکان امن از طریق نرم افزار حسابداری، به مدیران اجازه می‌دهد تا به‌طور ایمن اطلاعات را ذخیره کنند و چیزی را از قلم نیندازند. این اطلاعات ذخیره‌شده، در صورت نیاز با چند کلیک قابل دسترس هستند.
علاوه بر این، نرم افزارهای حسابدداری به شما امکان می‌دهند تا یادآوری‌هایی را تنظیم کنید که کارهای مهم را به یاد شما بیاورد. این یادآوری‌ها کمک زیادی به سازماندهی بیشتر کارها می‌کند.
3. کاهش خطاها به حداقل
همه ما اشتباه می‌کنیم. اما یک خطای مالی می‌تواند تجربه‌ای پرهزینه و استرس‌زا باشد. وقتی با سرعت زیاد و تحت فشار کاری شدید، محاسبات پیچیده را به شکل دستی انجام می‌دهید، امکان اشتباه بسیار زیاد است.
برخی از رایج‌ترین اشتباهاتی که در حسابداری دستی انجام می‌شود عبارتند از:
- خطاهای واردکردن داده‌ها: مثلا ممکن است یک عدد را به اشتباه وارد کرده یا تراکنش‌ها را در حساب اشتباه ثبت کنید.
- تکرار: واردکردن یک ورودی بیش از یک‌بار سبب می‌شود که شما اشتباها بدهکار یا طلبکار شوید.
- حذف: ممکن است داده یا معامله‌ای را به اشتباه حذف کنید.
- عدم تطبیق: عدم تطبیق دو دفتر مختلف حسابداری منجر به نادرستی صورت‌های مالی و تشکیل پرونده‌های مالیاتی برای شما می‌شود.
نرم افزار حسابداری می‌تواند به‌طور کامل بسیاری از این اشتباهات را دور بزند و به شما کمک کند با امنیت کافی حسابداری خود را انجام دهید. از آنجا که این نرم افزارها قابلیت همسان‌شدن با سایر نرم افزارهایی مانند مدیریت منابع انسانی و مدیریت انبار را دارند، دریافت اطلاعات یکپارچه می‌تواند بسیاری از خطاها را از بین ببرد.
4. درک واضح‌تر از وضعیت مالی
درک این‌که وضعیت مالی کسب‌وکار در هر شرایطی چطور است، اهمیت حیاتی برای رشد و جلوگیری از شکست شما دارد. برای درک این وضعیت باید از شاخص‌های مناسبی استفاده کنید. نرم افزار حسابداری می‌تواند تصویر لحظه‌ای دقیقی از امور مالی در اختیار شما قرار دهد و به شما کمک کند تا بینش عمیق‌تری از عملکرد کسب‌وکار خوب داشته باشید. این بینش دقیق سبب می‌شود با اطمینان مبتنی بر داده‌ها تصمیمات درستی را در زمان مناسب بگیرید.
5. دریافت گزارش‌های دقیق
برای هر حوزه از حسابداری، از جمله دریافتی‌ها، پرداختی‌ها، سود و زیان و..... گزارش‌های مختلفی وجود دارد. در حسابداری دستی هر گزارش به شکل مجزا تهیه و ارائه می‌شود. اما یک نرم افزار حسابداری خوب علاوه بر ایجاد لحظه‌ای گزارش‌های دقیق، می‌تواند همه آنها را یکپارچه کند. این گزارش‌های یکپارچه هنگام برقراری ارتباط مالی با سایر اعضای تیم یا ذی‌نفعان شرکت، بسیار مفید هستند.
یک نرم افزار حسابداری حتی می‌تواند به عنوان یک نرم افزار داده‌کاوی استفاده شود. در این روش، اطلاعات مفیدی از داده‌ها حاصل می‌شود که کمک زیادی به کسب سود بیشتر می‌کند. برای مثال با تجزیه و تحلیل‌های نرم افزار متوجه خواهید شد که کدام مشتریان سود بیشتری را برای شما دارند تا بر روی آنها سرمایه‌گذاری بیشتری را انجام دهید. استخراج این اطلاعات به روش دستی بسیار سخت و تقریبا غیرممکن است.
مدیریت کسب و کار با نرم افزارهای حسابداری
همان‌طور که می‌بینید دلایل زیاد و قانع‌کننده‌ای برای استفاده از نرم افزارهای حسابداری وجود دارد. اما برای این‌که بتوانید از مزایای این نرم افزارها بیشتر استفاده کنید، باید اپلیکیشن باکیفیتی را که مناسب کسب و کار شما است پیدا کنید. نرم‌افزار حسابداری هلو APEX یک نرم افزار فوق‌العاده برای مدیریت مالی و گزارش‌گیری کسب و کارهای مختلف است. با استفاده از این اپلیکیشن همه دغدغه‌های مربوط به حسابداری شرکت حل می‌شود و می‌توانید در زمان و هزینه صرفه‌جویی زیادی بکنید. هلو APEX برای صنف‌های کاری مختلف شخصی‌سازی شده است.