در دنیای امروز پیدا کردن کسی که بخواهد کارهای خود را به صورت دستی و سنتی انجام دهد، بسیار دشوار است. نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایند یا BPMS این مشکل را برای بسیاری از سازمان‌ها که از سیستم‌های اتوماسیون اداری اولیه همچون ذخیره‌سازی و تبادل اطلاعات و مدیریت داده‌ها استفاده می‌کنند، حل کرده‌اند. این دسته‌بندی‌ها علاوه‌بر سیستم‌های فنی در یک شرکت، به مدیریت افراد، دسترسی سازمانی و سیستم‌های داخلی دیگر نیز گسترش می‌یابد.
اجبار پرسنل به گردآوری رسیدهای فراوان در سفرها و جلسات کاری، تحویل یک دسته کاغذ به تیم مالی بعد از بازگشت و انتظار تا بازپرداخت آنها، امری سخت و زمان‌بر است. به منظور جلوگیری از انباشته شدن کاغذ، نرم افزار اتوماسیون اداری نحوه گزارش هزینه‌های کارکنان را بهبود می‌بخشد و به آنها اجازه می‌دهد هنگامی که خارج از محل کار هستند، به‌طور مستقیم با تلفن همراه خود و یا نرم افزار اتوماسیون اداری این کار را انجام دهند.
به‌جای پیگیری امور خود و انتظار دریافت رسید برای روزها یا هفته‌ها، کاربران این نرم افزارها می‌توانند به سادگی وارد برنامه شوند و رسیدها را اسکن کنند. با خرید اتوماسیون اداری، می‌توانید نحوه تأیید هزینه‌ها را به صورت خودکار درآورید، همچنین راه‌حلی به شما ارائه می‌دهد تا اطلاعات را به واحد حسابداری خود صادر و این هزینه‌ها را در بودجه‌تان اعمال کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری ابزار یا فناوری‌ای است که موجب می‌شود فرآیندهای مختلف کارآمدتر جلو بروند و به کار کمتری نیاز داشته باشند. از ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها گرفته تا امنیت، تعمیر و نگهداری اداری، حقوق و دستمزد و بسیاری موارد دیگر، سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند در زمان، پول و منابع برای کسب‌وکاری که در تلاش برای گسترش و رقابت در مقیاس بزرگ‌تر است، صرفه‌جویی کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری به کارکنان شما علاوه بر انعطاف‌پذیری، قابلیت اطمینان در پشتیبانی از وظایف روزانه را به ارمغان می‌آورد. به عنوان مثال، برای بسیاری از شرکت‌ها، ثبت اطلاعات و ثبت موجودی، کارهای خسته‌کننده‌ای هستند، اما با سیستم اتوماسیون اداری و ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها، این وظایف بسیار ساده‌تر و آسان‌تر می‌شوند.
در طول یک روز، احتمالاً شما و کارکنانتان ده‌ها کار تکراری را انجام می‌دهید که وقت گرانبهایتان را می‌گیرد. خودکار کردن عملیات اداری به شما این امکان را می‌دهد تا تمرکز خود را از این فرآیندها به مسائلی که به مهارت‌های منحصربه‌فرد شما نیاز دارند، تغییر دهید.
نرم افزار اتوماسیون اداری به کارآمدتر شدن کسب‌وکار شما کمک می‌کند و کارهای تکراری و پردردسری که وظیفه انجام آنها بر عهده کارکنان شماست را کاهش دهد. زمانی که از نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت اثرگذار استفاده شود، گردش کار را برای ذخیره‌سازی داده‌ها، تعمیر و نگهداری دفتر، کارکنان، مدیریت تسهیلات، حقوق و دستمزد و موارد دیگر ساده می‌کند. در نهایت، نرم افزارهای اتوماسیون اداری در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، بهره‌وری را بهبود می‌بخشند و تضمین می‌کنند که کسب‌وکار شما رشد و توسعه یابد.
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست؟
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود بخشند که بعد از تکمیل، به یک هدف سازمانی دست یابند. bpms یک محصول فناوری است که از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند، ابزاری که هدف آن بهبود فرآیندهای کسب‌وکار از ابتدا تا انتها است.
چرا از BPM استفاده کنیم؟
کسب‌وکارها توسط فرآیندها اداره می‌شوند. حمایت از رهبران سازمانی، یکی از اهداف مدیریت فرایند کسب و کار است که در پی دست یافتن به کارایی عملیاتی به کمک مدیریت گردش کار و تصمیمات تاکتیکی دیگر هستند و در عین حال فرآیند کلی را در تحقق اهداف سازمانی مؤثرتر می‌سازند.
BPM یک پروژه یکباره نیست. در عوض، چارچوبی برای ایجاد، تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار مثل شفاف و واضح شدن مداوم نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی افراد درگیر در فرآیند، به وجود می‌آورد. اگر BPM به درستی اجرا شود، فرایند پاسخگویی به روندها، تهدیدها و فرصت‌های بازار بهبود پیدا می‌کند.
مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS
سازماندهی اسناد و مکاتبات اداری یکی از وظایف نرم افزار اتوماسیون اداری است. می‌توان گفت این نرم افزار نقش بایگانی یک شرکت را ایفا می‌کند. در حقیقت این نرم افزار کار آرشیو اسناد جدید و قدیمی، نامه‌نگاری‌ها، مکاتبات میان سازمان‌ها، ثبت جلسات و ... را انجام می‌دهد. نرم افزار انوماسیون اداری همچنین این امکان را به مشتریان می‌دهد تا به سادگی سفارش‌های خود را ثبت کنند و به پروفایل مخصوص خودشان دسترسی داشته باشند.
در مقابل نرم افزار BPMS که می‌توان آن را به نوعی مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری دانست، بخشی از یک کل است و کمک می‌کند تا فرآیندها سریع‌تر و راحت‌تر انجام شود. در حقیقت این نرم افزار به هر آن چیزی که در سازمان‌ها به صورت فرآیند اجرا می‌شود و مراحلی را پشت سر می‌گذارد، کمک می‌کند. نرم افزار مدیریت فرایند تمام کارهایی که طی یک فرآیند و گام به گام انجام می‌شود را تحت کنترل دارد و کار مدیر را برای این روند آسان می‌کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری از قبل طراحی شده و در تمام سیستم‌های سازمان نصب می‌شود تا کار نامه‌نگاری و کاغذبازی‌های پیشین ساده‌تر شده و آسان‌تر انجام شود. در حالی که نرم افزار مدیریت فرایند در خود سازمان طراحی می‌شود. یعنی فرآیندها در این نرم افزار طراحی و ساخته و پس از آن پردازش می‌شوند.
مدیریت بهینه فرایندها با نرم افزارهای چارگون
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت چارگون با الگوریتم‌های هوشمند خود، به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و بهینه‌سازی کنند.
یکی از ویژگی‌های مهم این نرم افزار، قابلیت پیش‌بینی و بهبود فرآیندهای کاری است. با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، این نرم افزار قادر است به صورت خودکار فرآیندهای کاری را تجزیه و تحلیل کرده و نقاط ضعف و قوت آنها را شناسایی کند. سپس با ارائه پیشنهاداتی برای بهبود فرآیندها، به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت بهینه و با کیفیت بالا کار خود را انجام دهند.
نرم افزار BPMS چارگون به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت جامع و یکپارچه فرآیندهای کاری خود را مدیریت کنند. یکی از ویژگی‌های کلیدی این نرم افزار، قابلیت اتصال به سیستم‌های مختلف است. با استفاده از این نرم افزار، کاربران می‌توانند به سادگی با سیستم‌های مختلفی مانند CRM،ERP و ... ارتباط برقرار کنند و اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت سریع و آسان دریافت کنند.