اصلی‌ترین مشکل در زمان شروع کار مدیر، تفکرات اشتباه اوست که دلیل آن هم عدم آشنایی با مسایل مدیریت است. دلیل این کارها به درستی انجام نمی‌شوند حماقت نیست، بلکه دلیل این امر عدم تفکر در باره مسایل است. مدیریت صبر و پرسیدن سؤالات درست از خود است. بدین ترتیب حس درونی‌تان به شما جواب‌ها را می‌دهد.
زمانی که مسئولیت مدیریت را به دست می‌آورید، اولین اختیارتان حق انتخاب است: از خود چه انتظاراتی دارید؟ در این مسئولیت تازه کار هستید و مردم این را می‌دانند. کم‌کم چیزهای زیادی از اشتباهات خود یاد می‌گیرید و زمان بیشتری را برای مرور اشتباهتان اختصاص دهید. مشکلات مدیریت‌های کوچک، احساسات معمولی است که با افزایش آنها، بیشتر خود را درگیر می‌کنند.
دومین اختیارتان خیلی مهیج‌تر است: یک دفتر خالی بردارید و شروع به یادداشت پرسش‌هایی از زیردستان خود کنید و بدین ترتیب به یک مدیر بالادستی تبدیل شوید.
زمانی که مدیریت مکانی را به دست می‌آورید، کنترل زیادی به کارتان پیدا می‌کنید، البته به تمامی اجزا کنترل پیدا نخواهید داشت: می‌توانید به اعمال تغییرات بپردازید و این تغییرات را به روش گوناگون انجام دهید. اختیارات فراوانی جهت نحوه برخورد با کارمندان زیر دست خود دارید و می‌توانید به محیط کاریتان اشکال متفاوتی بدهید.
در شرکت‌های بزرگ به علت وجود ویژگی اتحادیه شدن، کمی اختیارات شما محدود می‌شود. به همین علت پیشنهاد می‌شود که به صورت یک منتقد رفتار کنید، با سیاست‌های اتحادیه رودررو برخورد نکنید و تغییرات مورد نظرتان را انجام دهید.
لازم نیست که به جنگ سیستم بروید، نشان دهید که بهتر از آن می‌توانید کارها را انجام دهید. در شرکت‌های کوچک از اختیارات بیشتری برخوردارید و به کمک تیم‌تان و یک سیاست درست، به موفقیت‌های بزرگ می‌رسید.
زمانی که کارتان را به خوبی انجام می‌دهید، به سرعت دیگران متوجه کارتان می‌شوند و هیچ چیزی سریع‌تر از موفقیت نصیبتان نمی‌شود. البته باید بدانید که هر بار نیز نمی‌توانید جهت غافلگیری همکارانتان، کارها را به تعویق بیاندازید.
***
شروع یک انقلاب
حتی فکر شروع کار هم باعث ترس می‌شود. شما حضرت داوود نیستید که بتوانید مردم را علیه طالوت متحد کنید. خبر بدتر برایتان، مقاومت دیگران در برابر تغییرات است.
تنها راه نجات‌تان از این وضعیت، متقاعد ساختن همکارانتان و هر شخص دیگری است که قادر به آسیب‌رساندن به برنامه‌های شما می‌باشد. اما خبر خوب، این است که به زودی همه مدیرشان را خواهند پذیرفت.
البته برای این کار مقدماتی لازم است. برای مثال وقتی که شرکت یونی پارک قصد معرفی روش‌های مدیریت ژاپنی را به طرح آکسفورد داشت، گروه کوچکی را برای کار به ژاپن فرستاد.
بعد از بازگشت از ژاین، این افراد به علت اطاعت‌شان از مدیریت، توسط همکارانشان مورد تمسخر قرار گرفتند، اما این تیم به خوبی شکل گرفته بود و به نقاط مختلف دنیا و به جاهایی که دانش جدیدی بود، فرستاده می‌شدند.
کم‌کم روش کار این گروه به تمامی کارخانه‌ها منتقل شد و همگی از آنها پیروی کردند. اکنون یونی پارک کارخانه جدیدی باز کرده است و موفقیت‌شان نیز به علت به‌کارگیری استعداد و آموخته‌هایشان در سطوح پایین کارخانه است. البته همیشه هم نمی‌توان ایده مدیریتی برای زمینه‌های مختلف پیدا کرد.
سه وظیفه یک مدیر
مدیر یک گروه سه وظیفه مهم دارد که باید آنها را انجام دهد. این وظایف از قرار زیر می‌باشند:
1- طراحی
مدیر باید چشم‌انداز بلندمدت گروه را طراحی کند. این کار میزان ترقی و افزایش توانایی شما را نشان می‌دهد در زمان تأسیس گروه، چشم‌اندازی از اهداف گروه طراحی می‌شود و مدیر باید کاملاً خردمندانه گروه را برای رسیدن به اهداف رهبری کند.
با توجه به اهداف احتمالی ناشی از برنامه‌های مختلف، مدیر بهترین و بهینه‌ترین برنامه را انتخاب کرده و به‌کار می‌گیرد. مدیر با شمارش نیازمندی‌های مختلف پروژه، از تکرار آنها، بروز مشکلات و بالاخره تأخیر در انجام پروژه جلوگیری می‌کند.
2- تهیه کنندگی
مدیر به تمامی اطلاعات و لوازم مورد نیاز دسترسی دارد. اغلب مدیران دسترسی به وسایلی دارند که دیگر اعضا اجازه استفاده از آنها را ندارند.
این قانون آسانی برای مدیران است، زیرا کس دیگری این اجازه را ندارد. این ویژگی است که مدیر را از دیگران متمایز می‌کند. مدیر باید جهت کار با وسایل و کمک به دیگران، تمرین کند.
3- پشتیبانی کننده
تیم کاری نیاز به سدی جهت برخورد با تخیلات مدیران شرکت دارند. در هر شرکتی کم‌کاری و کوتاهی‌هایی وجود دارد که در روش‌های تحریفی کار به وجود می‌آید و باعث انحراف مسایل مهم‌کاری می‌شود.
مدیر باید با این انحرافات برخورد کند و تیم را در برابر این انحرافات محافظت کند. اگر پروژه‌ای به تیم شما سپرده شود، مسئول به نتیجه رساندن آن هستید.
بدین ترتیب هیچ‌کاری برای تیم شما غیرممکن نخواهد بود. اگر یکی از اعضای تیم طرح خوبی ارایه کرد، باید از درک و دانش تیم خود از نتیجه کار مطمئن شوید. اگر در تیم شما شخصی وجود دارد که کارها انجام نمی‌دهد، از تیم اخراجش کنید.
دو روایت
رسمی‌تر رفتار کنید. رسمی بودن باعث آسانی کارتان می‌شود. اگر رسمی نباشید، نتایج متفاوتی به دست می‌آورید. یک مدیر باید موارد زیر را تهیه کند:
رویا، ارزیابی، ذوق
باید از آینده کارتان رویایی داشته باشید و آن را به اعضا تیم نیز انتقال دهید. ارزیابی نیاز به تعدادی کد تمرینی دارد که باعث پشتیبانی و افزایش هماهنگی تیم می‌شود.
شادی بخش‌ترین روش برای دوست داشتنی کردن کار، ایجاد اشتیاق در اعضای تیم است. اگر برای مهیج کردن کارتان فکری نکنید، حتماً به مشکل برمی‌خورید. از اشتیاق به عنوان جسارت و بی‌پروایی نیز یاد می‌شود.
رویا
یکی از مهم‌ترین خصوصیات نتیجه بخش مدیران رویا است و در مفاهیم مدیریت نوین مطالب زیادی برای این ویژگی ارایه شده است. البته نویسندگان مختلف، برداشت‌های گوناگونی از رویا ارایه کرده‌اند. یکی از کاربردهای رویا، پیش‌بینی وضعیت بازار توسط مدیر است.
معنای رویایی که شما به عنوان مدیر باید داشته باشید، روشی است که در آینده باید به کار بگیرید. لازم نیست که چیزی را پیش بینی کنید، فقط هر کاری را با امید انجام دهید.
این باعث تمرکز فعالیت‌های تیم می‌شود و انگیزه تیم را برای مدت زمانی طولانی حفظ می‌کند بدین ترتیب تیم را متحد می‌کند. رویا هیجانی را برای تیم به وجود می‌آورد و باعث رسیدن آنان به اهداف می‌شود. در این زمینه شما دو چیز را باید بکار بگیرید:
1- شما نیاز دارید که در باره محل رهبری تیم تصمیم‌گیری کنید.
2- برای استفاده تیم از رویایتان باید با آنها در تماس باشید.
بیان رویا به سادگی نوشتن حروف قرمز رنگ بزرگ بر روی دیوار اداره نیست، اما باعث می‌شود که تیم شما را درک کند و با شما در رویایتان شریک شود. در بدترین حالت، رویا یک راهنما برای تصمیم‌گیری‌ها و اقدامات تیم است.
اکنون، رویا مفهوم پیچیده‌تری است و درک و تعریف آن سخت‌تر است؛ رویا یا حالت غیرقابل تعریف است مانند تقسیم بر صفر.
اما راه دیگری جهت کمک به برقراری ارتباط با رویایتان وجود دارد؛ بعد از این که رویایتان را انتخاب کردید، آن را به وسیله اهداف به نام مأموریت توضیح دهید که با ایجاد دستور‌العمل‌های اداری هدایت می‌شود.
یک مأموریت، دو خصیصه مهم دارد:
1- انجام مأموریت سخت است ولی با تلاش کافی قابل دسترسی است.
2- بعداز انجام مأموریت باید بتوانید آن را بازگو کنید.
برای نگهداری این نیروی جنبشی، باید یک بازه زمانی مشخص کنید تا افراد در فشارهای ابتدایی فرصت استراحت بیشتری داشته باشند. حوزه رویایتان بستگی به نگرش شما به ساختار مدیریت و محدودیت زمانی دستور‌العمل‌های مأموریت دارد.
هدایت شرکت‌های چند ملیتی نیاز به نگاهی طولانی‌تر به آینده دارد، حتی ممکن است طراحان استراتژی‌ای برای 25 سال آینده ارائه دهند و بعد نیروهای جدیدی را برای 2 تا 3 سال جذب کنند. بنابراین مدیر جدید به یک مأموریت جهت کار 2 تا 3 سال نیاز دارد.
اگر مأموریتی به شما محول شد، به جای آنکه به توانایی و کارهایی که قادر به انجام آنها هستید فکر کنید، به کیفیت انجام مأموریت فکرکنید. جنبه‌های مختلف مدیریت‌های بزرگ برای تمامی مدت سرمشقی برای تمامی مأموریت‌ها نیست.
در هنگام طراحی دستورات مأموریت‌های پروژه، سعی کنید که بر طبق رویایتان طراحی را انجام دهید. بدین ترتیب خروجی کارتان چیزی است که انتظارش را دارید. توجه داشته باشید که انتظارات شما براساس انگیزه‌های شخصی صادقانه باشد.
به طور کلی، رویا باید بی‌پایان و بدون محدودیت زمانی باشد. این امر باعث دستیابی به دستور‌العمل‌های مأموریت می‌شود. مثلاً رویای والت‌‌دیزنی شاد کردن مردم است. به عنوان یک مدیر، رویای شما باید کمی محدودتر باشد. مثلاً انجام با اشتیاق کارهای محوله.
هیچ راهی برای ارائه عمومی رویایتان یا اعلان آن وجود ندارد. برخی از کارها در حال حاضر رایج هستند و باعث جلب خشنودی یا ناخشنودی دیگران می‌شود. اگر رویایتان به وسیله گفته‌ها و کارهایتان با گروه رابطه برقرار نکرد، خودتان هم از آن استفاده نکنید. باید رویایتان را بشناسید و تمام تصمیمات خود را براساس آن انجام دهید.
پیش‌بینی
برای انجام هر کاری باید پیش‌بینی‌های لازم را انجام دهید. پیش‌بینی دورنمایی از آینده کار است. باید از رویدادهای خارجی که بر روی گروه تأثیرگذار است، آگاه باشید. نکته اساسی اطلاعات است و سه نوع مختلف دارد:
1- اطلاعات شنیداری مانند جلسات
2- اطلاعات که جمع‌آوری می‌کنند مانند نمودارهای اقتصادی
3- اطلاعات استنباطی
اطلاعات یکی از حیاتی‌ترین اصول کار است. اگر مدیر اطلاعات جامعی از سیستم در اختیار داشته باشد، با سرعت بیشتری می‌تواند تصمیمات لازم را اتخاذ کند.
بیشتر مشکلات توسط شرکت در هنگام ایجاد یک فعالیت جدید برای شما و تیم‌تان ایجاد می‌شود. اجازه دهید به صورت دیگری برایتان توضیح دهیم؛ اگر دقت نکنید، درگیر قوانین خودتان می‌شوید. بعد از هر جلسه مهمی که مدیرتان برگزار می‌کند، درباره مطالب جلسه به‌طور خصوصی با او گفت‌وگو کنید.
نیاز به کاربردن ترفند خاصی نیست، فقط چند سؤال از او بپرسید و به جواب‌ها به دقت گوش کنید. ایده‌ها و پیشنهادیتان را با حالتی که به مدیر درباره آینده به او اطمینان دارید، ارائه دهید. با افراد قسمت‌های دیگر نیز صحبت کنید، البته منشی‌ها را فراموش نکنید زیرا منشی‌ها اولین اشخاصی هستند که از چیزی مطلع می‌شوند.
برخی از افراد این کار را خیلی دوست دارند، این‌کار شبیه عملکرد سیاستمداران یا سرویس‌های جاسوسی است، و برخی نیز به دلایلی این کار را دوست ندارند و کار جمع‌آوری اطلاعات را باید با وسواس زیادی انجام دهند.
البته جمع‌آوری اطلاعات به تنهایی کافی نیست؛ اطلاعات جمع‌آوری شده را باید پردازش کنید. از این اطلاعات جهت پیش‌بینی مراحل بعدی و تغییرات مربوطه استفاده می‌شود.
اگر نمودار فروش محصولی تنزل پیدا کند و شما در بخش توسعه مشغول هستید، باید به سراغ بخش برنامه‌ریزی بروید، اگر در قسمت فروش کالا هستید، در بخش اجرایی شرکت به جست‌وجو بپردازید.
اگر در قسمت فروش کالا هستید، پرسش‌‌نامه‌ای تهیه کنید و به سراغ سطوح قیمت‌گذاری بروید؛ حال می‌توانید اطلاعات را مرور کنید.
روش دیگر جمع‌آوری اطلاعات، روشی به نام بازی «چه می‌شد اگر» است. راه‌های علمی زیادی برای این روش وجود دارد، اما بنابر دلایلی شما فرصت کافی جهت آنها را در اختیار ندارید. کار اصلی شما و تیم‌تان تهیه یک پرسش‌نامه و به‌کارگیری آن است.
سؤال اصلی که باید پرسیده شود، این است که «کجای کار را اشتباه کردیم؟» و بعد از این برخی را تنبیه و برخی دیگر را تشویق کنید. در کنار آن نیز زمانی را جهت تفکر اختصاص دهید.
این کار را «برنامه‌ریزی احتمالات» بنامید و تمامی نکات را در دفترچه یادداشت روزانه خود ثبت کنید.
انعطاف‌پذیری
یکی از مشکلات مدیریت، به موقع جواب ندادن به پرسش‌ها است. البته مشکلی برایتان پیش نمی‌آید، زیرا جواب‌های مشابهی را در موقعیت‌های دیگر پیدا می‌کنید؛ اما این کار اشتباه است، زیرا هر موقعیتی و هر شخصی جواب مخصوص به خود را دارد.
شما به عنوان یک مدیر در مورد هر وضعیتی باید دید شفافی داشته باشید. تجربیات شخصی‌تان بهترین راهنما برای تحلیل مشکلات است.
حتی اگر یافتن جواب آسان باشد، باید برای پیدا کردن جواب‌های گوناگون دیگر تلاش کرد. با تلاش و‌جست‌وجو بر روی مدل‌های استاندارد، با مدل‌های کمکی جدید و بالقوه‌ای آشنا خواهید شد.
اگر این کار را انجام ندهید، مجبورید روش‌های قدیمی را تکرار کنید که این امر باعث خستگی می‌شود. هر چه بیشتر تلاش کنید با روش‌های جدید‌تری آشنا می‌شوید.
البته این فقط یک روش آکادمیک تمرینی برای یافتن بهترین جواب نیست. نکته قابل توجه، تغییر مداوم موقعیت‌ها و محیط‌ها است؛ این تغییرات بر اثر ایجاد و تغییرات تکنولوژی پیشرفته رخ می‌دهد.
اگر شما نیز به صورت مداوم خودتان و روش‌تان را با این تغییرات سازگار نکنید، نتیجه روش‌هایتان چیزی به جز یک تقریب ساده نخواهد بود. یکی از موانع انعطاف‌پذیری رکود و از دست دادن انگیزه است. این اتفاق در اثر کاهش انگیزه به وجود می‌آید.
بدون آنکه از اهداف اصلی خود دور شوید، انگیزه گروه را با تغییر در تمرکز کاریتان بالا ببرید. این کار را می‌توانید با توسعه کیفی کار، دستورات مأموریت‌ها، ایجاد فعالیت‌هایی برای گروه، تغییر اختیارات و... انجام دهید.
شما باید در نحوه افزایش انگیزه و پیامدهای جدید آن تصمیم‌گیری کنید. به علاوه تمرکز زیاد بر روی موضوعی باعث کاهش کارایی و انگیزه می‌شود.
با روانکاوی خودتان، ایده‌های جدیدی برای افزایش انگیزه تیم‌تان پیدا خواهید کرد. بدین ترتیب ایده‌هایی به دست می‌آورید و در مدت زمان انجام پروژه با روش‌های مبتکرانه بیشتری می‌توانید به کار بگیرید.