این سازمان از اولین‌هایی بوده که در دهه 40 و 50 شمسی، کامپیوترهای مین فرم (main computer) را به چرخه انجام کار و آمار و محاسبات خود، وارد و در اواخر سال 1379 بزرگترین طرح ملی جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات در کشور، به نام طرح سامان سوابق بیمه‌شدگان از سال 1328 به بعد را آغاز و عملیاتی کرد. (متأسفانه، مراحل بعدی طرح کامل اجرا نشد).
روند ارتقاء و بروزرسانی سیستم اتوماسیون و استفاده از فناوری‌های ارتباطات و اطلاعات، در این سازمان در ادوار مختلف مدیریتی دچار نوسان شده و هم اینک و علی رغم دانش تخصصی و تلاش های صادقانه همکاران در بخش های مربوط، در نقطه‌ای هستیم که با شأن، سابقه و جایگاه آن و همچنین انتظارات جامعه مخاطبان، تناسبی ندارد.
برای مثال، رفت و آمد کارفرمایان برای ارائه لیست های حق بیمه کارگران و کارکنان خود، به شعب سازمان موضوعی است که یکبار در ماه انجام می شود؛ یعنی هر کار فرما حداقل باید 12 بار در سال به شعب تأمین اجتماعی مراجعه کند! در صورت بروز هرمشکلی هم که رفت و آمدها بیشتر می‌شود.
اگر عدد 12 (ماه) را در تعداد کارگاه‌های فعال کشور که بر اساس آخرین آمار اعلامی از سوی دفتر آمار و محاسبات اقتصادی سازمان، یک‌میلیون و 196هزار و 989 کارگاه است، ضرب و حاصل را نیز در عدد 2 (رفت و برگشت) ضرب کنیم، تعداد حداقلی رفت و آمد کارفرمایان به شعب سازمان تأمین اجتماعی مشخص می‌شود؛ 28 میلیون و 727 هزار و 736 بار، رفت به شعب و برگشت به مبدأ.
هزینه قابل توجه این رفت و آمدها، افزایش ترافیک و مصرف انواع انرژی ها از جمله سوخت، افزایش آلودگی هوا، افزایش آلودگی صوتی، افزایش نارضایتی کارفرمایان و مشکلاتی که از عدم حضور ایشان در محل کار و خط تولید ناشی می شود، تأخیر در انجام امور بیمه شدگان، ناکارآمدی سیستم اداری و فرسوده شدن نیروی کار سازمان فقط، بخشی از مشکلاتی است که ارائه حضوری لیست‌های حق بیمه کارگران با خود به همراه دارد.
موارد پرشماری وجود دارد که کارفرمایان، بیمه شدگان و مستمری بگیران سازمان تأمین اجتماعی برای رتق و فتق امور خود، ناچار به مراجعه حضوری به شعب سازمان و سایر ادارات آن هستند و این در حالی است که با استفاده از ظرفیت های مجازی و فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، امکان رفع و رجوع غیر حضوری نیازها وجود دارد.
از ابتدای آبان سال‌جاری حدود 20 درصد شعب تأمین‌اجتماعی، لیست‌های بیمه‌شدگان را به صورت اینترنتی می‌پذیرند و قرار بر این است این امر تا پایان سال در کل کشور انجام شود؛ اقدامی توأم با تأخیر اما امیدبخش!
استفاده از فناوری‌های ارتباطات و اطلاعات که با سرعت در حال تغییر و ارتقاء هستند در حل مسائل سازمان‌های بزرگ و از جمله سازمان تأمین اجتماعی فوائد پرتعدادی دارد که نتیجه نهایی آن، شفافیت، دقت و سرعت در پاسخگویی است.
آنگونه که مدیرعامل این سازمان تأکید کرده، ارتقاء حوزه IT از مهمترین اولویت‌های تأمین‌اجتماعی در دوره مدیریت جدید است و به همین منظور کمیته فن‌آوری اطلاعات به عنوان یکی از کمیته‌های شش‌گانه‌ای که برای رفع مشکلات و بهبود فعالیت سازمان تأمین‌اجتماعی تشکیل شده، آغاز بکار کرده است.
پیش بسوی تأمین اجتماعی الکترونیک، شعار کلیدی سازمان تأمین اجتماعی در نمایشگاه الکامپ 1386 بود! این شعار چه زمانی محقق خواهد شد؟
* مشاور مدیر عامل و مدیرکل روابط عمومی سازمان تأمین اجتماعی