چند سالي مي‌شود كه بحث تعويض سندهاي قديمي با سندهاي جديد مطرح شده است؛ سندهاي منگوله‌دار قديمي به سندهاي تك‌برگي تبديل مي‌شوند كه هريك ويژگي‌هاي خاص خود را دارد. تبديل سند و دريافت سندهاي جديد كار چندان دشواري نيست. كافي است مراحل زير را بخوانيد تا به خوبي دست‌تان بيايد كه براي انجام اين تغيير در سندهاي ملكي خود، بايد چه اقداماتي انجام دهيد. يادتان باشد در حال حاضر تبديل سندهاي قديمي به سندهاي تك برگي موضوعي اختياري است و هنوز براي آن اجباري درنظر گرفته نشده است؛ پس قبل از اينكه ضرب‌الاجلي براي آن تعيين شود و معطلي‌هاي چند ساعته در نوبت‌هاي اداره‌ها و دفاتر ثبت پا بگيرد داوطلبانه براي تبديل اين سندها اقدام كنيد.
قدم اول
مراجعه به دفاتر ثبت
۲ حالت وجود دارد؛ يا شما يك سند منگوله‌دار قديمي داريد و مي‌خواهيد سند جديد بگيريد يا اينكه يك ملك جديد خريده‌ايد و بايد سندتان را با نام جديد تغيير دهيد. در حالت اول نيازي به رفتن به دفاتر ثبت نيست و يكراست به اداره ثبت املاك برويد ولي در حالت دوم ابتدا بايد به يكي از دفاتر ثبت‌اسناد مراجعه كنيد. هنگام معامله يك ملك يا زمين با هر نوع كاربري‌اي كه داشته باشد نخستين قدم بعد از توافق‌هاي اوليه مراجعه به يك دفتر ثبت‌اسناد رسمي است تا معامله انجام شده در اين دفتر ثبت شود. خريدار و فروشنده بايد هر دو در دفتر ثبت حضور داشته باشند و مدارك هويتي خود را بياورند. درصورتي كه مالك يك ملك اشخاص حقوقي باشند شماره ثبت حقوقي آن و ساير مدارك براي انتقال سند مورد نياز است.
قدم دوم
استعلام سند قديمي
دفتر ثبت اسناد رسمي قبل از اينكه براي انتقال سند اقدام كند، فهرستي از استعلام‌ها را از فروشنده يا همان صاحب فعلي سند دريافت مي‌كند. نخستين استعلام مربوط به سند است. اين استعلام توسط خود اداره ثبت و به‌صورت مكانيزه انجام مي‌شود. تا رسيدن جواب اين استعلام ۲ روز زمان مورد نياز است. در اين استعلام دفتر ثبت اسناد در مي‌يابد كه آيا ملك يا زميني كه فروخته مي‌شود قبلا به شخص ديگري فروخته شده يا نه و اينكه آيا اين سند اصطلاحا در بند نيست و آزاد است يا خير. سندهايي كه در گرو بانك و يا زندان و... باشند تا پيش از آزاد نكردن آن قابل انتقال نيستند. مسلما در اين شرايط سند جديدي هم برايشان صادر نمي‌شود و بايد ابتدا اين موانع برطرف شود.
قدم سوم
تسويه حساب شهرداري
سندي كه به شخص ديگري واگذار و در واقع معامله مي‌شود بايد از قبل بدهي‌هاي خود را به شهرداري تسويه كرده باشد. يكي از مدارك مورد نياز براي اثبات اين تسويه حساب‌ها، ارائه گواهي پايان‌‌كار شهرداري است. اين گواهي نشان مي‌دهد كه خانه يا ملك مورد نظر عوارض و ماليات خود را پرداخت كرده و سند آن مشكلي ندارد. گواهي بعدي هم كه در مورد زمين‌هاي مورد معامله نياز هست، ارائه نامه از سازمان نوسازي است و تعيين تكليف كاربري آن كه آيا تجاري است يا مسكوني يا اداري و... . ملك‌هاي تجاري و صنعتي علاوه بر اين دو گواهي، بايد نامه سازمان تأمين اجتماعي مبني بر تسويه حساب با اين سازمان را هم هنگام خريد و فروش داشته باشند.
قدم چهارم
انتقال سند در دفتر
همه گواهي‌ها و نامه‌هاي تسويه حساب از راه رسيده است و دوطرف هم بر سر خريد و فروش ملك يا زمين موردنظر به توافق رسيده‌اند. مدارك لازم ارائه شده و همه‌‌چيز براي انتقال مالكيت آماده است. نقل و انتقال سندهاي دفترچه‌اي در داخل خود دفترچه نوشته مي‌شوند اما سندهاي تك‌برگي اينگونه نيستند. به هر حال نقل و انتقال انجام شده پس از تعيين موعد مقرر در داخل سند دفترچه‌اي وارد مي‌شوند. دفتر ثبت اسناد به‌صورت مكانيزه خلاصه‌اي از نقل و انتقال انجام شده را به اداره ثبت ناحيه مورد نظر ارسال مي‌كند. حالا بايد با سند قديمي راهي اداره‌هاي ثبت شويد تا بتوانيد سند جديد بگيريد. كساني كه خريد و فروش نكردهاند و سند قديمي دارند، از اين مرحله به بعد براي دريافت سند جديد بايد همراه شوند.
قدم پنجم
مراجعه به اداره ثبت
وقت آن رسيده كه به اداره ثبت ناحيه مربوطه مراجعه كنيد و براي دريافت سند تك برگي مخصوص به ملك يا زمين مورد نظر درخواست خود را ارائه دهيد. اداره ثبت املاك در شهرهاي مختلف قرار دارد و در شهرهاي بزرگي مثل تهران هم چند اداره ثبت براي مراجعه در نظر گرفته شده است. فرم درخواست را پر مي‌كنيد. دقت كنيد اطلاعاتي كه در فرم وارد مي‌كنيد اطلاعات درستي باشد چراكه يكي از مبناهاي پر كردن سند استفاده از همين فرم است. اگر قصد فروش ملك يا زمين را نداشته و تنها براي تبديل سند دفترچه‌اي به سند تك برگي اقدام كرده‌ايد اين نخستين گام شما محسوب مي‌شود. تسويه حساب‌هاي شهرداري و استعلام سند هم پس از ارائه درخواست دراداره ثبت مورد نظر پيگيري مي‌شود.
قدم ششم
ارائه سند مالكيت قبلي
چه براي نقل و انتقال سند مالكيت و چه براي تبديل سند دفترچه‌اي به سند تك‌برگي، بايد اصل سند مالكيت قبلي ملك يا زمين به اداره ثبت ارائه شود، در غيراين صورت سند جديد به شما تعلق نمي‌گيرد. اگر سند منگوله‌دار شما مفقود، يا به دلايل مختلف غيرقابل استفاده شده باشد بايد قبل از اقدام براي تك برگي كردن سند، براي دريافت سند المثني اقدام كنيد. خود اين گرفتن المثني هم مراحلي دارد كه مي‌توانيد درباره آن از كارمندان اداره ثبت سوال كنيد. اطلاعات مربوط به نقل و انتقال سند در سندهاي تك برگي وارد نمي‌شود و تنها مشخصاتي كه در سندهاي تك‌برگي نوشته مي‌شود مشخصات مالك آن است. البته در اين سند مختصر جايي هم براي رهن و سرقفلي ملك درنظر گرفته شده است.
قدم هفتم
پرداخت هزينه‌ها و مدارك
ساير مدارك خود را هم تكميل كنيد؛ از مدارك هويتي خود و طرف ديگر معامله گرفته تا قبض تلفن ثابت مربوط به ملك. قبض تلفن يكي از مدارك مهمي است كه اگر آن را فراموش كنيد بايد روز و نوبت ديگري را به دريافت سند تك برگي اختصاص دهيد و يا هرچه زودتر آن را به اداره ثبت برسانيد؛ نشاني دقيق ملك و كد پستي آن اطلاعاتي است كه قطعيت آن را قبض تلفن ملك مورد نظر مشخص مي‌كند. كروكي ملك يا زمين را هم به خوبي به‌خاطر داشته باشيد. مالك فعلي ملك و خريدار در زمان دريافت سند تك برگي و همچنين زمان انتقال سند بايد حضور داشته باشند، در غيراين صورت شخص ثالثي با داشتن وكالتنامه قانوني مي‌تواند به جاي يكي از دوطرف حضور داشته باشد.
قدم هشتم
مراجعه به باجه پست
براي اينكه زحمت رفت‌وآمد شهروندان به اداره‌هاي ثبت كمتر شود، اداره پست قبول زحمت كرده و سند آماده شده را به‌دست مالك مي‌رساند اما قبل از آخرين مرحله‌ها براي دريافت سند تك‌برگي لازم است كه سري هم به باجه پست مستقر در اداره ثبت بزنيد و با پرداخت هزينه لازم و پر كردن فرم مشخصات، رسما وظيفه دريافت سند را بر عهده اين اداره بگذاريد. قبلا براي اين كار بايد از اداره ثبت خارج مي‌شديد و سري به اداره پست ناحيه مي‌زديد. اخيرا در برخي از اداره‌هاي ثبت، باجه‌اي هم به اداره پست اختصاص داده شده است تا كارهاي مربوط به تحويل سند در آن انجام شود. اداره‌هاي ثبتي كه هنوز براي متصدي اداره پست باجه‌اي مشخص نكردهاند خودشان تا اطلاع ثانوي كار اين متصدي را انجام مي‌دهند.
قدم نهم
دريافت سند جديد
سند شما آماده است. براي تبديل سندهاي دفترچه‌اي به سندهاي تك برگي حدودا 50روز زمان مورد نياز است. براي دريافت سندهاي تك‌برگي‌اي كه قرار است به شخص ديگري تعلق بگيرد حدودا 20روز زمان نياز است. سند شما از طريق مأمور پست به در خانه و به نشاني‌اي كه در اداره ثبت به متصدي پست داده‌ايد ارسال مي‌شود. سند تنها به مالك آن تحويل داده مي‌شود مگر اينكه در زمان پركردن فرم مربوط به اداره پست، شخص ديگري را مأمور دريافت آن كرده و آن را در فرم خود معرفي كرده باشيد. اگر مأمور اداره پست نتواند نشاني‌اي را كه بايد سند را به آن تحويل دهد پيدا كند، سند به اداره ثبت ارجاع داده مي‌شود و مالك بايد براي دريافت آن به اداره ثبت مراجعه كند.
ويژگي سندهاي تك برگي چيست؟
سندهاي تك برگي مثل سندهاي قديمي به‌صورت دستي تهيه نمي‌شوند و روند چاپ آنها كاملا مكانيزه است. اين يكي از بزرگ‌ترين حسن‌هاي سندهاي جديد است؛ ديگر مشكل بد خط‌بودن و يا ناخوانا بودن سند و نوشتن اصلاحات پي در پي پشت سند وجود ندارد و به راحتي مي‌توان اطلاعات درون سند را ديد. سندهاي تك برگي كروكي دقيق و اطلاعات جزئي‌تري نسبت به سندهاي قديمي دربر دارند و با تكيه بر اين سندها ديگر مشكلاتي مثل ابهام در متراژ ملك و تعرض به زمين‌ها و املاك اتفاق نمي‌افتد. سندهاي تك برگي به آساني سندهاي‌منگوله‌دار، جعل نمي‌شوند. هر سند براي يك نفر صادر مي‌شود بنابراين مشكل فرسودگي سند و دست به‌دست گشتن آن هم حل مي‌شود. اما در اين سندها خبري از اطلاعات مربوط به نقل و انتقال ملك وجود ندارد و در نگاه اول، بدون مراجعه به اداره ثبت نمي‌توان چنين اطلاعاتي را در مورد ملك يا زمين مورد نظر به‌دست آورد. از طرفي با وارد شدن اين اطلاعات در سامانه اداره ثبت اسناد، دسترسي‌هاي اداره‌اي به اطلاعات اين اسناد راحت‌تر شده است.
سند جديد چقدر برايتان خرج دارد؟
هزينه‌هاي مختلفي براي دريافت سند تك برگي تعيين شده است. از همان ابتداي كار اگر از هزينه دريافت پايان كار و تسويه با بيمه تأمين اجتماعي صرف‌نظر كنيم، براي استعلام سند بايد مبلغ 10هزار تومان به دفتر ثبت بپردازيد. هزينه پست بسته به محل مورد نظر دريافت مي‌شود. اگر سند شما قبلا در اداره ثبت اسناد به ثبت نرسيده باشد بايد مبلغي بابت ثبت اين سند به اداره ثبت اسناد پرداخت كنيد. اين مبلغ عدد ثابتي نيست و محاسبه آن از طريق سيستم اداره ثبت انجام مي‌شود. براي تبديل سندهاي قديمي به جديد بايد حدودا 100هزار تومان و براي انتقال سند و گرفتن سندي جديد با نام خودتان بايد حدود مبلغ 70هزار تومان هزينه كنيد.
چه مداركي بايد همراهمان ببريم؟
اصل و كپي مدارك هويتي خريدار و فروشنده ملك يا مالك جديد و مالك قبلي آن نخستين سند مورد نياز براي دريافت سندهاي تك‌برگي است. ارائه پايان كار شهرداري، استعلام سند، تسويه‌حساب با بيمه تأمين اجتماعي براي املاكي كه كاربري صنعتي و تجاري دارند ديگر مدارك مورد نياز است. قبض تلفن ثابت ملك را فراموش نكنيد. كروكي دقيق ملك ديگر مدرك مورد نياز است. اصل سند قبلي ملك بايد هنگام ارائه درخواست به اداره ثبت ارائه شده باشد. اگر وكيل قانوني مراحل تعويض سند و يا واگذاري آن را دنبال مي‌كند در تمام مراجعه‌ها ارائه وكالتنامه از سوي او ضروري است. فرم تقاضاي دريافت سند و فرم مربوط به اداره پست ازجمله فرم‌هايي هستند كه بايد در روند اين كار تكميل شوند. پرداخت هزينه‌هاي لازم در خود اداره‌هاي ثبت از طريق دستگاه كارتخوان امكان‌پذير است. به فيش پرداخت اين هزينه‌ها هم نياز داريد.