در اين بين هيئت‌هاي نوپايي هستند كه براي فعاليت‌هاي خود نياز به اخذ مجوز دارند و در غيراين صورت برپايي‌آنها وجهه قانوني ندارد. در حال حاضر مرجع ارائه مجوز براي برپايي هيئت‌هاي مذهبي، سازمان تبليغات اسلامي است. دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي در هر استان روند ارائه اين مجوز را دنبال مي‌كند. بنابراين براي دريافت مجوز فعاليت هيئت‌هاي مذهبي بايد به دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي استان و يا شهرستان خود مراجعه كنيد. در تهران در 4 پهنه شمال غربي، شمال شرقي، جنوب شرقي و جنوب غربي دفاتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي داير است. ساماندهي به هيئت‌هاي مذهبي و فعاليت‌هاي انجام شده در آنها، دليل اصلي لزوم دريافت مجوز براي فعاليت اين هيئت‌هاست.
مرحله اول
دريافت فرم‌هاي لازم
يكي از اعضاي هيئت امنا با مراجعه به دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي استان و يا شهرستاني كه در آن هيئت برپا مي‌شود ضمن اطلاع پيدا كردن از چند و چون ماجراي اخذ مجوز هيئت‌هاي مذهبي، فرم‌هاي لازم را دريافت مي‌كند. در نخستين مرحله، لازم است كه رئيس هيئت، فرم درخواست اخذ مجوز و فرم معرف مسئول هيئت را تكميل كند. نشاني محل برگزاري هيئت، زمان فعاليت و اطلاعاتي از اين دست در فرم درخواست تكميل مي‌شود. در فرم معرف هيئت هم لازم است امام جماعت يكي از مساجد نزديك به محل سكونت مسئول هيئت، مشخصات او را تأييد كند.
مرحله دوم
تحويل فرم‌ها و مدارك
۲ فرم اوليه تكميل شده‌اند و به تأييد امام جماعت محل رسيده‌اند. حالا مسئول هيئت بايد فرم‌ها را به همراه مدارك لازم به دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي برده و به متصدي دفتر اين شورا تحويل دهد. وقتي كه فرم‌هاي تكميل شده به اين دفتر مي‌رسد، مراحل اجرايي در دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي استان از اينجا آغاز مي‌شود. روند تكميل فرم‌ها و بررسي تقاضا از حالا آغاز مي‌شود و اگر اين روند با مشكل خاصي روبه‌رو نباشد، معمولا تا يك هفته زمان نياز است تا تمام مراحل طي شود و مجوز تأييد شده به‌دست مسئول هيئت متقاضي برسد.
مرحله سوم
اقدام اداره هيئت‌ها
فرم‌هاي ديگري هست كه اداره هيئت‌هاي مذهبي استان بايد آنها را تكميل كنند. نخستين فرم براي احراز صلاحيت هيئت امناي هيئت است. اين اعضا بايد حداقل 25سال و حداقل سواد خواندن و نوشتن داشته باشند. حداقل سن اعضاي هيئت امنا در هيئت‌هاي دانش‌آموزي بايد 15سال باشد. فرم بعدي مربوط به اركان هيئت است كه در آن روحاني و مداح بررسي مي‌شود. در آخر هم فرم ارزيابي تكميل و تأييد مي‌شود كه در آن اطلاعاتي مانند رضايت نسبي همسايه‌ها از حضور اين هيئت در محل و مخاطب داربودن هيئت، غيرانتفاعي و غيرحزبي بودن و مانع نبودن هيئت در معابر عمومي و... بررسي مي‌شود.
مرحله پنجم
تعهدنامه هيئت‌ها
در انتهاي فرم مربوط به كارشناس تشكل‌هاي مذهبي ۲ كادر «تأييد» و «عدم‌تأييد» وجود دارد كه در كنار امضا و مهر كارشناس، حكم تعيين‌كننده وضعيت را براي هيئت‌هاي مذهبي دارد. حال كه در اين فرم گزينه نهايي «تأييد» انتخاب شده است، مسئول هيئت بايد بار ديگر به اداره شوراي هيئت‌هاي مذهبي استان مراجعه و اين بار فرم تعهدنامه‌اي را تكميل و امضا كند كه در آن نسبت به رعايت اساسنامه هيئت و موارد ديگر، تعهدي‌قانوني داشته باشد. اين فرم تعهدنامه درست پشت صفحه مجوز هيئت مذهبي قرار دارد.
مرحله چهارم
ارجاع پرونده به كارشناس
در چهارمين مرحله فرم‌ها و مدارك هيئت متقاضي به همراه فرم‌هاي تكميل‌شده توسط اداره تشكل‌هاي مذهبي به كارشناس تشكل‌هاي ديني ارجاع داده مي‌شود. كارشناس تشكل‌هاي ديني پرونده را از نو بررسي مي‌كند و در فرمي جداگانه به تأييد و يا عدم‌تأييد هر يك از موارد ذكر شده در فرم مي‌رساند. فرمي كه توسط اين كارشناس تكميل مي‌شود به‌عنوان بخشي از مدارك موجود در پرونده براي ارجاع به مرحله بعد ضميمه پرونده مي‌شود. در اين فرم مواردي مرتبط با اساسنامه هيئت ازجمله تأييديه نام و محل استقرار هيئت و محورهاي برنامه‌هاي هيئت و... بررسي مي‌شود.
مرحله ششم
امضاي مديركل
مجوز، تكميل شده و اطلاعات مورد نياز در آن ذكر شده و تقريبا آماده تحويل است. در اين مرحله، قبل از تحويل مجوز به مسئول هيئت، كارشناس تشكل‌هاي مذهبي مجوز تكميل شده را به مديركل استان و يا رئيس اداره هيئت‌هاي مذهبي شهرستان ارائه مي‌دهد تا آخرين امضا هم دريافت شود و كار مجوز پايان بگيرد. اين مهر و امضا در پايين برگه مجوز جاي مي‌گيرد و اصالت آن را تأييد مي‌كند. مجوز صادر شده بدون اخذ آخرين امضا هيچ اعتباري ندارد. بد نيست بدانيد كه براي دريافت مجوز فعاليت هيئت‌هاي مذهبي نياز به پرداخت هزينه‌اي نيست.
مدارك لازم براي اخذ مجوز هيئت‌ها
هيئت‌هاي مذهبي تشكل‌هايي هستند كه به وسيله تصميم‌گيري‌هاي «هيئت امنا» اداره مي‌شوند. بنابراين براي اخذ مجوز فعاليت هيئت‌هاي مذهبي بايد يك كپي از صفحه اول شناسنامه اعضاي هيئت امناي انتخابي به اداره شوراي هيئت‌هاي مذهبي ارائه شود. اگر شناسنامه‌اي بخش «توضيحات» داشته باشد بايد كپي صفحه توضيحات را هم به همراه داشته باشيد. هر يك از اعضاي هيئت امنا بايد يك قطعه عكس پرسنلي 4×3 هم به همراه مدارك ارائه دهند. البته مسئول هيئت بايد ۲قطعه عكس به همراه داشته باشد. يك نسخه از اساسنامه هيئت كه قبلا تنظيم و تأييد شده هم ازجمله مداركي است كه بايد براي اخذ مجوز هيئت‌هاي مذهبي به همراه داشت. عناوين ريز برنامه‌ها و فعاليت‌هايي كه در هيئت انجام مي‌شود به‌ترتيب زمانبندي از آغاز تا پايان بايد مشخص شده باشد و نمونه‌اي از آن به اداره شوراي هيئت‌هاي مذهبي ارائه شود. تكميل فرم‌هاي لازم توسط مسئول هيئت هم آخرين مدركي است كه مورد نياز است.
بايد براي گرفتن مجوز كجا برويم؟
براي دريافت مجوز فعاليت هيئت‌هاي مذهبي با اداره‌اي سر و كار داريد به نام شوراي هيئت‌هاي مذهبي. اين شورا در هر استان زيرنظر سازمان تبليغات اسلامي در حال فعاليت است. تهراني‌ها براي مراجعه به اين شورا 4گزينه پيش رو دارند؛ دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي شمال شرق تهران كه در ميدان امام حسين(ع)، خيابان خواجه نصير و روبه‌روي دارالقرآن قرار دارد و مختص مناطق شمال شرقي شهر تهران است. هيئت‌هاي شمال غرب تهران براي دريافت مجوز با دفتر شوراي هيئت‌هاي مذهبي شمال غرب تهران واقع در خيابان فلسطين، نبش خيابان بزرگمهر، ساختمان شماره 141سر و كار دارند. شوراي هيئت‌هاي مذهبي جنوب شرق تهران در خيابان پيروزي، 3 راه سليمانيه قرار دارد. همچنين ميدان فلاح محلي است كه شوراي هيئت‌هاي مذهبي جنوب غرب تهران را در خود جاي داده است.