همه ما تصويري از وظايف مدير در ذهن خود داريم اما لازم است كمي دقيق‌تر درباره آن بدانيم،ممكن است روزي نوبت به‌خودمان برسد. مهم‌ترين صفت شخصي كه به‌عنوان مدير برگزيده مي‌شود، امانتداري او است زيرا شما بايد به آن فرد اطمينان كنيد و مشكلات ساختمان را به اوبگوييد و هزينه‌هاي ساختمان را به او بسپاريد. قطعا آشنايي با رشته‌هايي مثل حسابداري خالي از لطف نيست. با تسلط روي حساب و كتاب، شما مي‌توانيد مطمئن باشيد كه از عهده ۷۰ درصد مديريت ساختمان برمي‌آييد. در مرحله بعد چيزي كه مهم است برخورد شما با ساكنين است. شما بايد توانايي آن را داشته‌باشيد كه در مواردي كه لازم است سخت بگيريد و در مقابل گاهي هم نرمي به خرج دهيد. مدير ساختمان بايد با نظم و طي بازه‌هاي مشخص اهالي را از هزينه‌ها با خبر كند و درصورت نياز در مورد مبالغ تعيين شده براي آنها توضيح دهد و سؤالات را پاسخگو باشد. پس اگر مدير ساختمان هستيد توصيه مي‌كنيم علاوه بر تمام مواردي كه گفته‌شد، صبر هم پيشه كنيد و حواس‌تان باشد كه همسايه‌ها حق دارند در مورد پولي كه مي‌پردازند كمي بيشتر بدانند. اگر در ادامه با ما باشيد شايد بتوانيد نكات مفيدي را براي پيشبرد مديريت ساختمان‌تان و نيز مديريت مالي آن به‌دست آوريد.
- اول: محاسبه شارژ
اغلب ما براي پرداخت شارژ ساختمان خيلي با رضايت عمل نمي‌كنيم و آن را پشت گوش مي‌اندازيم، يا هميشه ياد گرفته‌ايم هنگام پرداخت اين مبلغ معترض باشيم. مثلا براي نپرداختن هزينه سرويس آسانسور، ساكن طبقه اول‌بودن را بهانه مي‌كنيم، اما خوب است كه بدانيم محاسبه شارژ ساختمان از يك فرمول پيروي مي‌كند كه البته در مواردي هزينه‌هايي به آن اضافه خواهد شد. به‌طور كلي شارژ هزينه‌هايي مثل نگهداري تاسيسات، برق عمومي، گاز، آب، تعمير و نگهداري آسانسور، حقوق سرايداري يا نظافت ساختمان را شامل مي‌شود. طبق قانون هر يك از اهالي بايد در هزينه مشاعات شريك باشند. توجه كنيد كه نحوه محاسبه هزينه‌هاي مشترك قبل از هر چيز به تصميم سكنه بستگي دارد اما يك روش از بقيه معمول‌تر است؛ مثلا براي پرداخت قبوض مشترك مساحت هر آپارتمان مدنظر قرار مي‌گيرد به اين صورت كه اگر متراژ يك واحد دوبرابر ساير واحدها بود، مالك يا مستأجر موظف است دوبرابر سهم ديگران بپردازد. در اين شيوه آن دسته از هزينه‌هايي كه ارتباطي به مساحت هر واحد ندارند مثل نگهداري تاسيسات، حقوق سرايداري يا تزيينات قسمت‌هاي مشترك ساختمان به‌طور مساوي براي ساكنان محاسبه مي‌شوند. برخي از هزينه‌هاي جانبي كه ممكن است به‌صورت مستمر نباشند نيز به اين مبلغ اضافه خواهند شد. در برخي از ساختمان‌ها يك مبلغ را به‌عنوان شارژ ثابت براي همه درنظر مي‌گيرند و با توجه به تعداد سكنه در هر واحد، مبلغي را به آن اضافه مي‌كنند. هر يك از اين روش‌ها مي‌توانند براي محاسبه شارژ استفاده شوند، فقط دقت كنيد كه اگر مديريت ساختمان را به‌عهده داريد بايد اهالي را از شيوه تخمين هزينه‌هاي ماهانه با خبر كنيد تا از درگيري‌هاي احتمالي جلوگيري شود. علاوه بر اين پس از دريافت شارژ از هر واحد شما موظف هستيد برگه‌اي را به‌عنوان رسيد، امضا كرده و تحويل آن شخص دهيد. لازم است كه بدانيد هزينه‌هاي شارژ در هر منطقه با منطقه ديگر متفاوت است، حتي ممكن است اين مقدار براي 2ساختمان در يك منطقه هم يكي نباشد. در حال حاضر آپارتمان‌هايي هستند كه به‌خاطر هزينه‌هايي كه براي ايجاد فضاهاي مشترك و تزيينات آن و امكاناتي مثل استخر مي‌پردازند شارژ ماهانه به يك تا چند ميليون تومان براي هر واحد هم مي‌رسد.
- دوم: دريافت شارژ
يادتان باشد كه اگر بخواهيد از پرداخت شارژ فرار كنيد مدير ساختمان مي‌تواند از طريق قانوني با شما برخورد كند. اگر خود شما در سمت مدير ساختمان هستيد و واحدي از بين سكنه از هزينه‌هاي شارژ فراري است و گوش‌اش به تذكرات شما بدهكار نيست، در قدم اول مي‌توانيد او را از برخي امكانات محروم كنيد. اگر اين اقدام هم كارساز نبود، مي‌توانيد به مراجع قانوني مراجعه و شكايتي را تنظيم كنيد. دادگاه در اين شرايط موظف است به اين نوع شكايات خارج از نوبت رسيدگي كند، پس نگران طولاني شدن فرايند آن نباشيد. پس از بررسي پرونده فرد، علاوه بر تسويه حساب بايد جريمه‌اي دوبرابر ميزان بدهي بپردازد. در مواردي اين افراد حتي به محروميت‌هاي قانوني مثل قطع آب يا شوفاژ نيز محكوم مي‌شوند. توجه كنيد كه اگر ملكي را اجاره كرده‌باشيد و شارژ ماهانه را نپردازيد، طبق قانون هنگام تخليه آپارتمان تمام هزينه‌هايي كه بدهكار هستيد از مبلغ پيش‌پرداخت يا پول رهن آن واحد از شما كسر مي‌شود. بنابراين بهتر است بدون جار و جنجال آن را بپردازيد و اگر نسبت به هزينه‌ها معترض هستيد، آن را در كمال آرامش با مدير ساختمان در ميان بگذاريد و از او بخواهيد به اين مورد رسيدگي كند.
- سوم: حساب و كتاب‌هاي احتمالي
لازم است اهالي را در جريان امور جاري اعم از مخارج و ساير فعاليت‌ها بگذاريد. براي اين كار حتما احتياج به يك تابلوي اعلانات داريد كه ليستي از مخارج را روي آن نصب كنيد. مثلا مي‌توانيد در پايان هر سال ليستي از مبالغ دريافتي از ابتداي سال و همچنين جدولي از هزينه‌ها را روي اين برد بچسبانيد. اين كار علاوه بر اينكه ممكن است به سؤالات همسايه‌ها پاسخ دهد مي‌تواند آنها را نسبت به هزينه‌ها هوشيار كند. احتمال دارد هزينه گاز براي يك مجتمع مسكوني مثلا ۱۵ طبقه در طول سال چيزي حدود ۴۲ ميليون تومان باشد كه خب رقم زيادي است اما شما با در جريان قراردادن اهالي در مورد اين هزينه مي‌توانيد از آنها بخواهيد كه صرفه‌جويي كنند. اين امر علاوه بر كاهش هزينه‌ها به همخوان بودن دخل و خرج ساختمان كمك بزرگي مي‌كند. يا فرض كنيد براي تعمير و نگهداري آسانسور همين مجتمع سالانه مبلغي برابر ۱۷ ميليون تومان هزينه مي‌كنيد كه بسيار چشمگير است، اما همين كه ساكنان از آن مطلع باشند باعث مي‌شود كمي رعايت كنند. مي‌توانيد به آنها تذكر دهيد كه براي جابه‌جايي وسايل سنگين و اسباب‌كشي از آسانسور استفاده نكنند. توجه كنيد كه شما مي‌توانيد هزينه‌هاي رفت‌وآمد خودتان براي كارهاي اداري ساختمان و پرداخت قبوض را در مخارج سالانه درج كنيد. حتي بعضي از مديران هزينه‌اي كه بانك به‌عنوان كارمزد دريافت مي‌كند را ذكر مي‌كنند كه البته حق هم دارند، مثلا براي كارهاي بانكي برج نمونه مورد بررسي ما، ميزان كارمزد بانكي در طول يك سال ۴۰ هزار تومان بوده است. هزينه نگهداري تاسيسات هم از آن دسته مخارجي است كه تقريبا زياد هستند و در عين حال حذف‌نشدني. براي مثال اين مبلغ براي مجتمع مورد بحث نزديك به ۱۱ ميليون تومان در سال است. مدير ساختمان ناگزير است كه سالانه هزينه‌اي را به اين عنوان از اهالي به صورت علي‌الحساب دريافت كند، به علاوه ممكن است اين مبلغ به‌علت خرابي و مسائل اينچنيني افزايش هم پيدا كند كه منطقي است. پيشنهادي كه براي مديران داريم اين است كه اگر براي‌تان مقدوربود، هر چند وقت يك‌بار نگاهي به هزينه ساختمان‌هاي ديگر بيندازيد. اين موضوع به شما كمك مي‌كند كه اگر چيزي را در مديريت و حساب و كتاب‌تان از قلم اندا‌خته‌ايد، به فهرست‌تان اضافه كنيد.همچنين مرور هزينه‌هاي سال‌هاي گذشته و مقايسه آن با مخارج سال‌جاري مي‌تواند مفيد باشد.
- مدير ساختمان بايد بداند
شما مي‌توانيد قوانيني را براي ساختمان خود تنظيم كنيد و سپس، براي گرفتن شارژ ماهانه براي رسيدگي به هزينه‌هاي مشترك ساختمان اقدام كنيد. درنظر داشته‌باشيد كه معمولا اگر تعداد واحد بيش از 10 باشد مدير بايد شخصي را به‌عنوان نگهبان استخدام كند كه اين امر خودبه‌خود هزينه‌هاي ساختمان را افزايش مي‌دهد. يكي از مواردي كه بيشتر مديران ساختمان آن را فراموش مي‌كنند بيمه كردن ساختمان در مقابل آتش‌سوزي است كه بايد حتما به آن توجه كنيد و پس از آگاهي از هزينه آن، سهم هر يك از واحدها را محاسبه كرده و آنها را در جريان بگذاريد و مبلغ را دريافت كنيد. در اين مورد درنظر داشته‌باشيد كه اگر بنا به هر دليلي آتش‌سوزي رخ دهد و ساختمان بيمه نشده‌باشد، ممكن است مدير يا مديران، مسئول شناخته شوند، پس مواظب باشيد. شما به‌عنوان مدير علاوه بر همه وظايفي كه گفته شد موظف هستيد تمامي اهالي ساختمان را از تصميماتي كه در سر داريد با خبر كنيد. بهترين راه براي اين كار برگزاري جلساتي در طول سال است. شما با برپايي اين جلسات از سكنه براي عملي كردن تصميم‌تان نظر مي‌خواهيد. در اين صورت شما به‌طور قطع مي‌توانيد عملي را انجام دهيد و مطمئن باشيد كه ساكنان كمتري به‌كار شما ايراد خواهند‌گرفت. آن دسته از اهالي هم كه در جلسه شركت نكرده‌اند مي‌توانند با خواندن صورت جلسه از امور آگاه شوند.