حسابداري يكي از اين رشته‌هاست. به همين دليل هم در دانشكده‌هاي مديريت، دانشجويان رشته‌هاي مختلف، حداقل بايد 6واحد حسابداري بگذرانند. اين تأكيد بي‌دليل نيست. اين تأكيد، ريشه در يك قانون اساسي تجارت دارد. نمي‌توان كسب و كاري را اداره كرد و با اصول حسابداري آشنا نبود. حالا مي‌‌خواهد اين كسب‌وكار يك شركت توليدي يا خدماتي بزرگ باشد يا يك كارگاه كوچك و يا حتي يك فروشگاه. با دانستن الفباي حسابداري، تصوير درستي از جريانات مالي در يك كسب‌وكار در ذهن شما نقش مي‌بندد؛ تصويري كه مانند يك نقشه هوايي، به شما كمك مي‌كند بهتر بتوانيد محل درآمدها و انواع آن را تشخيص دهيد. از طرف ديگر، دانستن اصول ابتدايي و اساسي حسابداري، به شما كمك مي‌كند بتوانيد از سخنان حرفه‌اي يك حسابدار سر در بياوريد تا وقتي به شما گفت ترازنامه‌تان بدهكار است، سريع چشم‌هايتان گرد نشود و ابروهايتان گره نخورد كه «يعني چي! من و بدهكاري؟» حسابداري، يكي از ضروري‌ترين لوازم هر كسب و كار سالمي است؛ چيزي مانند غذاي سالم و حتي آب، براي حيات انسان. بياييد بيشتر با اين فن آشنا شويم.
- سررسيد، دفتر كل نيست!
بعضي‌ها هم مديرعامل‌اند و هم حسابدار، هم مديربازاريابي كسب‌وكارشان هستند و هم كارشناس تبليغات شركتشان. بدتر از اين شيوه تفكر، اين است كه اين افراد در حسابداري كسب‌وكار خود، معمولا از شيوه‌هاي ابتكاري استفاده مي‌كنند؛ شيوه‌هايي كه به‌دليل نداشتن منطق حسابداري و همچنين عدم‌استفاده درست از آنها، از همان ابتدا محكوم به شكست‌اند. نمونه‌هاي زيادي از آنهايي كه حسابداري را تنها محدود در ثبت فهرست خريد و فروش‌هايشان و تاريخ چك‌هايشان مي‌دانند وجود دارد. اين كارها را هم خودشان و در يك دفتر يادداشت معمولي يا يك سررسيد انجام مي‌دهند. اما حسابداري اصول خودش را دارد. يكي از اين اصول بنيادي، ثبت حساب‌ها براساس يك نظم مشخص و يك استاندارد است. براساس اصول‌پذيرفته شده حسابداري، 2دفتر اصلي براي ثبت حساب‌ها وجود دارد. مهم‌ترين اين دفاتر عبارتند از: دفتر روزنامه و دفتر كل. دفتر روزنامه، دفتري است كه همه معاملات و رويدادهاي مالي يك واحد اقتصادي به‌صورت روزانه و به‌ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت مي‌شوند. اهميت دفتر روزنامه به حدي است كه در قانون تجارت، ماده‌اي هم در مورد آن وجود دارد. ماده 7قانون تجارت در اين مورد مي‌گويد: «دفتر روزنامه دفتري است كه تاجر بايد همه روزه مطالبات، ديون و دادوستد تجارتي و معاملات راجع به اوراق تجارتي و به‌طور كلي جميع واردات و صادرات تجارتي خود را به هر اسم و رسمي كه باشد و وجوهي را كه براي مخارج شخصي خود برداشت مي‌كند در آن ثبت كند دفتر ديگر، دفتر كل است، يعني دفتري كه حساب‌ها پس از طبقه‌بندي، به‌طور جداگانه در آن نگهداري مي‌شوند و براي تهيه صورت‌هاي مالي و ترازنامه طراحي شده است. در مورد اين دفتر هم در ماده 8قانون تجارت گفته شده: «دفتر كل دفتري است كه تاجر بايد تمامي معاملات را لااقل هر هفته يك مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخيص و جدا‌كرده و هر نوعي را در صفحه مخصوصي در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت كند. اصولا مهم‌ترين كاركرد دفتر كل، تهيه ترازنامه است.»
- با تكنولوژي آشتي كنيد
اگر تصميم به ثبت عمليات مالي خود براساس اصول حسابداري گرفته‌ايد، اندكي ديگر صبر كنيد. ثبت عمليات حسابداري در دفاتر روزانه و كل و استخراج ترازنامه و صورت‌هاي مختلف حسابداري، امور حياتي‌اي هستند اما ثبت دستي جريان‌هاي مالي در اين دفاتر، به‌طور قطع همراه با اشتباهات مكرر خواهد بود. بهتر است از نرم‌افزارهاي حسابداري استفاده كنيد. اين نرمافزارها، بر پايه اصول پذيرفته شده حسابداري تهيه شده‌اند و عمليات حسابداري شما را بسيار آسان‌تر مي‌كنند. در اصل، شما تنها اقدام به ثبت حساب دفتر روزانه خود مي‌كنيد و نرم‌افزار به‌صورت خودكار، عمليات دفتر كل، ترازنامه، صورت‌هاي مختلف حسابداري و...را براي شما انجام مي‌دهد. حتي امروزه نرم‌افزارهاي مختلف، امكانات متنوع ديگري هم دارند؛ مانند يادآوري تاريخ چك‌ها يا دفترچه تلفن افراد طرف حساب. از طرفي، شركت‌هاي توليدكننده نرم‌افزار، نرم‌افزارهاي متنوعي را براي مشاغل مختلف توليد كرده‌اند. اين نرمافزارها، در اصول حسابداري، تفاوتي با نرم‌افزارهاي ديگر ندارند و تنها برخي امكانات جانبي به آنها افزوده شده است. اما در مورد نرم‌افزار حسابداري، توصيه اين است كه حتما نرم‌افزار را به‌صورت اصل و از شركت سازنده آن تهيه كنيد؛ يعني از خريد نرم‌افزارهاي قفل‌شكسته، نرم‌افزارهاي ارزان يا دانلود آنها از اينترنت خودداري كنيد. غيراز اينكه اين كار تجاوز به حقوق ديگران است، استفاده از اين نرمافزارها مي‌تواند در آينده براي شما مشكل‌ساز شود؛ چرا كه اين نرمافزارها از طرف شركت‌هاي سازنده پشتيباني نمي‌شوند و درصورت بروز مشكل، بايد قيد اطلاعات ثبت شده‌تان را بزنيد. از طرف ديگر، به‌دليل شكستن قفل، حفره‌هاي امنيتي فراواني در اين نرمافزارها وجود دارد كه امنيت اطلاعات شما را با خطر مواجه مي‌كند. در هر صورت، به ياد داشته باشيد كه حسابداري، يكي از مهم‌ترين بخش‌هاي كسب‌وكار شماست. پس اندكي هزينه براي خريد يك نرم‌افزار مناسب، كمترين كاري است كه مي‌توانيد براي آن انجام دهيد.
- نسبت‌هاي مالي‌تان را بشناسيد
استفاده از فنون حسابداري، در كنار اينكه به شما كمك مي‌كند تا تسلط بيشتر و بهتري بر جريان‌هاي مالي خود داشته باشيد، اين امكان را مي‌دهد كه بتوانيد عملكرد كسب وكار خود را هم ارزيابي كنيد. البته اين ارزيابي‌ها، به‌گونه‌اي نيست كه بتوانيد آنها را در دفاتر حسابداري خود و ميان ستون‌ها و جداول موجودتان پيدا كنيد. اين ارزيابي‌ها كه به نسبت‌هاي مالي مشهورند، ابزارهاي سنجشي هستند كه شما مي‌توانيد آنها را با استفاده از اعداد موجود در جداول حسابداري‌تان به‌دست آوريد. اين ابزارها، مقياسي براي سنجش عملكرد بنگاه اقتصادي در اختيار شما قرار مي‌دهند و به شما مي‌گويند كه آيا در يك بخش معين، موفق بوده‌ايد يا نه. نسبت‌هاي مالي، به 4دسته كلي تقسيم مي‌شوند. نسبت‌هاي نقدينگي، فعاليت، اهرمي و سودآوري 4دسته عمده نسبت‌هاي مالي هستد.
نسبت‌هاي نقدينگي؛ به شما كمك مي‌كنند تا توانايي واحد تجاري خود را در جوابگويي به تعهدات كوتاه‌مدت خود ارزيابي كنيد. حتما مي‌دانيد كه اين مورد براي يك واحد تجاري، بسيار مي‌تواند مفيد باشد، به‌ويژه زماني كه اقتصاد كشور وارد دوران ركود شده و واحدهاي اقتصادي مختلف با بحران نقدينگي روبه‌رو هستند.
نسبت‌هاي فعاليت؛ توانايي مديريت واحد تجاري شما را در به‌كارگيري دارايي‌هاي براي فروش نشان مي‌دهند. در اين نسبت‌ها، فروش، مهم‌ترين فعاليت هر واحد تجاري است و دارايي‌اي واحد تجاري بايد در خدمت آن باشد. اين نسبت‌ها نشان مي‌دهند كه با چه سرعتي دارايي‌هاي مختلف به پول نقد تبديل مي‌شوند. نسبت‌هاي اهرميكاركردي شبيه به نسبت‌هاي نقدينگي دارند. با اين تفاوت كه توانايي واحد تجاري شما را در پرداخت بدهي‌هاي بلندمدت نشان مي‌دهند. در اين تعريف، بدهي‌هايي كه زمان پرداخت آنها بيشتر از يك سال باشد، بدهي بلندمدت هستند. همچنين بايد توجه داشته باشيد كه اين نسبت‌ها، بيشتر توسط كساني استفاده مي‌شود كه قرار است به شما وام يا قرض بلندمدت بدهند. هرچقدر وضعيت شما در اين نسبت‌ها بهتر باشد، همان‌قدر تمايل آنها در دادن قرض يا وام به شما بيشتر است.
نسبت‌هاي سودآوري؛ اين نسبت‌ها هم همانطور كه از نامشان پيداست، توانايي واحد تجاري شما را در كسب سود نشان مي‌دهند. اين نسبت‌ها، يكي از مهم‌ترين نسبت‌هايي است كه با استفاده از آنها مي‌توان عملكرد يك واحد تجاري را سنجيد.
توجه داشته باشيد كه نسبت‌هاي مالي زماني مفيدند كه واقعي باشند. به‌دست آوردن نسبت‌هاي مالي واقعي هم نيازمند ثبت دقيق و واقعي فعاليت‌هاي مالي شماست. ثبت دقيق و واقعي، به شما كمك مي‌كند تا ارزيابي واقع‌گرايانه‌اي از وضعيت اقتصادي واحد تجاري‌تان داشته باشيد. ارزيابي غيرواقعي، تنها شما را گمراه مي‌كند. پس در ثبت فعاليت‌هاي حسابداري‌تان، صادق باشيد.
- الفباي حسابداري را بياموزيد
آموختن اين اصول ساده است. شما به كلاس يا دوره خاصي نياز نداريد. كافي است يكي از كتاب‌هايي را كه در اين زمينه نوشته شده خريداري كرده و آن را به دقت بخوانيد. توصيه مي‌شود كتابي را تهيه كنيد كه معتبر باشد و نويسنده آن هم فردي خبره و دانشگاهي باشد. مثلادكتر ايرج نوروش، استاد حسابداري دانشگاه تهران، كتاب‌هاي بسيار مفيدي در اين زمينه نوشته است. شما با مطالعه يك كتاب اصول حسابداري، اصول ابتدايي و سنگ بناي رشته حسابداري را خواهيد آموخت. براي مثال شما خواهيد آموخت كه معادله اصلي حسابداري چيست. بدهي، دارايي و سرمايه از نظر حسابداران چه هستند يا مفاهيمي مانند بدهكار و بستانكار از نظر آنان چه معنايي دارد.
در حسابداري هميشه معادله زير برقرار است: «دارايي= بدهي‌ها +سرمايه»؛ اين معادله را معادله اساسي حسابداري مي‌گويند. هر آنچه در حسابداري اتفاق مي‌افتد، براساس اين معادله است.
دارايي در علم حسابداري، عبارت است از همه اموال و حقوقي كه داراي ارزش پولي باشند.دارايي‌هاي يك واحد ممكن است پديده‌هاي عيني و مشهود باشند مثل زمين، ساختمان، موجودي نقدي و موجودي كالا يا به‌صورت حقوق مالي و امتيازات غيرقابل رويت باشند مثل سرقفلي و مطالبات از اشخاص.
بدهي عبارت است از: تعهد انتقال منافع اقتصادي توسط واحد تجاري ناشي از معاملات يا ساير رويدادهاي گذشته.
سرمايه به زبان ساده آورده صاحبان سهام (شركا) جهت تشكيل شركت است كه اين آورده مي‌تواند به‌صورت وجه نقد يا اموال و... باشد. حتما توجه داريد كه سرمايه از كم‌كردن بدهي از دارايي به‌دست مي‌آيد.
ترازنامه، يكي از اسناد حسابداري است كه وضعيت شركت يا واحد تجاري را در يك زمان مشخص نشان مي‌دهد. ترازنامه براساس معادله( دارايي= بدهي+سرمايه) تهيه مي‌شود و ميزان هر كدام از اين موارد را به‌طور مفصل به شما نشان مي‌دهد. ترازنامه در حقيقت، عكسي از وضعيت تجاري شما در لحظه‌اي است كه آن را تهيه مي‌كنيد.
صورت سود و زيان، به شما كمك مي‌كند تا از عملكرد مالي واحد تجاري خود طي يك دوره زماني مطلع شويد. اين صورت، همانطور كه از نامش پيداست، به شما كمك مي‌كند تا بفهميد واحد تجاري‌تان زيانده است يا سود‌ده. در مقايسه با ترازنامه كه آن را به يك عكس در يك لحظه تشبيه كرديم، صورت سود و زيان شبيه به فيلمي است كه در يك دوره مالي از فعاليت اقتصادي واحد تجاري شما تهيه شده است.