نویسندگان* کوشیده‌اند ابتدا فلسفه شبکه‌ای شدن (Networking) را تشریح کنند و سپس معنای آن را تبیین کنند. گام بعدی آنها توصیف الزامات و اهداف شبکه‌ای شدن است.
سازمان‌ها باید دوباره ساختارهایشان را ارزیابی کنند تا بتوانند فرآیندهایشان را سریع‌تر و هماهنگ‌تر کننددیگر دورانی که مدیران تولید به این شرکت و آن شرکت زنگ می‌زدند تا بازار پیدا کنند سپری شده است.
امروز اوضاع بسیار سهل‌تر ازگذشته شده است و می‌توان بدون قدم زدن چندین و چندباره در فروشگاه‌ها برای بازاریابی به هدف خود دست یافت و برنامه‌های تولید را بدون فهرست‌های دستنویس، به روز کرد.
زمانه برای بازبینی فرآیندهایی که سال‌هاست دست نخورده مانده و دچار تغییر نشده و لذا از دور خارج شده‌اند، فرا رسیده است. تکلیف ساختارهای قدیمی و رویه‌های خشک را باید با تغییرات فزاینده و سریع بازار روشن کرد.
واقعیت‌های اقتصادی امروز و گام‌های پرشتاب پیشرفت‌های تکنولوژیک باعث شده است تا شرکت‌ها نگاه منتقدانه‌ای به فرآیندهای جاری خود داشته باشند.
اگر در جایی افزایش ظرفیت وجود دارد، باید آن را کاهش داد و در جایی دیگر به کار گرفت.
مشتریان بیشترین درخواست‌ها را دارند:آنها بهترین محصولات را با ارزان‌ترین قیمت‌ها و درکوتاه‌ترین زمان‌ها می‌خواهند.
اگر یک شرکت نتواند کنش‌هایش را تقویت کند، از بین خواهد رفت و راه بقا این ابتکار است: به دست گرفتن کنترل کل فرآیند.
توان بالای بالقوه:
شبکه‌سازی ظرفیت بالقوه فراوانی برای بهینه‌سازی عملیات داخلی، فرآیندهای تجاری و سازمانی دارد. شبکه می‌تواند کارمندان را از وظایف روزمره نجات دهد و انرژی آنان را در مسیر دستاوردهای مهم‌تر اجرایی آزاد سازد.
این کار برای مشاغلی که معمولاً با حجم بالایی از سفارش‌ها مواجه هستند ضروری است، هر چه سفارشات بیشتر باشد، سود هم بیشتر خواهد بود. بنابراین قرار دادن خود در فرآیندهای شبکه‌ای بسیار ضروری است و نیاز به گام‌های سازمانی و اقتصادی دارد. پردازش الکترونیک داده‌ها، دربرگیری تمامی فرآیندهای فنی، اداری و سازمانی بخش حیاتی این موضوع است.
در صنعت چه می‌گویند؟
- شبکه‌ای شدن برای همه شرکت‌های بزرگ و کوچک یک موضوع حیاتی است.
- شبکه‌ای شدن یک چالش سازمانی است.
- شبکه‌ای شدن برای اکثر سازمان‌ها یک پروژه میان مدت یا بلندمدت است.
- وقتی پای برآورد هزینه‌ها در شبکه‌سازی پیش می‌آید، عدم قطعیت به اوج می‌رسد.
- غلظت شبکه‌سازی در شرکت‌ها در میان مدت به اوج می‌رسد.
- شرکت‌های متوسط (با ۵۰ تا ۹۹ پرسنل) پیشتازان شبکه‌ای شدن هستند.
مفهوم شبکه‌ای شدن:
کانون شبکه‌ای شدن تاکنون در عرصه فنی بوده و تجهیزات تولید با کمک کامپیوتر در بخش‌های گوناگون تولیدی به کار گرفته شده است. به عنوان مثال در صنعت چاپ، کامپیوتری شدن کامل شرکت‌ها با گردش کارهای دیجیتال به یک واقعیت در عرصه پیش از چاپ تبدیل شده است.
چاپخانه‌ها هم با کارکردهایی که توسط کامپیوتر کنترل می‌شوند به تولید اشتغال دارند. اگرچه شبکه‌بندی در عین حال به عنوان یک مکمل اختیاری هم می‌تواند تحقق یابد، اما مشکل در اینجا عدم آگاهی نسبت به اصلاحات و گسترش‌های بعدی است.
آنچه در زمینه شبکه‌ای شدن از اهمیت بسیاری برخوردار است داشتن اندیشه بین بخشی است.
برای آنکه فرآیندها تسهیل شود، شبکه‌سازی نه تنها باید کل سیستم‌های تولیدی، بلکه مدیریت و اداره کل را نیز در بر بگیرد.
از دیگر سو، تمام کسانی که در فرآیند تولید نقش دارند، برای اینکه محصولات بهتری تولید کنند باید در مراحل مختلف همکاری کنند: همه باید در همه زمان‌ها به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
فرصت‌های کاستن از هزینه‌ها: کلید کاستن از هزینه‌ها، داشتن داده‌های متحد در دیتابیس‌های مشترک است. این امر باعث ارتباط بین بخش‌های تولیدی و اداری می‌شود. در پروژه‌های شبکه‌ای باید درباره فرآیندهای سنتی بازاندیشی کرد و میزان مؤثر بودن این فرآیندها را تست کرد، قدرت و ضعف‌های سازمانی را تحلیل کرد و فرصت‌های مرتبط با کاستن از هزینه‌ها را زیر نور قرار داد.
باروری فزاینده: همگراسازی تولید با تکنولوژی اطلاعات (IT) به CIM موسوم شده است (Computer Integrated Manufacturing) یعنی تولید و ساخت همگرا شده با کامپیوتر.
در تولید همگرا شده با کامپیوتر یا همان CIM جریانی یکپارچه از اطلاعات در تولید هر محصول به خدمت گرفته می‌شود. شبکه‌ای شدن و شبکه‌سازی باعث می‌شود تا همه ماشین‌ها در تبادل و تغییر اطلاعات درگیر باشند و در چنین شرایطی است که می‌توان فرآیندها را اتوماتیک کرد، زیر نظر گرفت و به طرزی مؤثر و فعال آنها را کنترل کرد و همین اتفاق است که در نهایت به باروری فزاینده منجر می‌شود.
انگیزه بیشتر: دیگر تکرارهای عدیده نمی‌توانند دست و پای فرآیندهای تولیدی را ببندند. این تکرارشوندگی‌ها به طور عمده محصول گوناگونی فرمت‌های اطلاعات یا تفاوت‌های رسانه‌ای است که در محیط‌های ارتباطی دردسر ایجاد می‌کنند و باعث تکرار کار و یا دوباره‌کاری‌ها می‌شود. باید گفت اکنون نمی‌توان آنچه را که به «مهارت‌های نرم» معروف شده است، نادیده گرفت. نمی‌توان مستقیماً انگیزه و تمرکز کارکنان را در تولید محصولات کیفی اندازه‌گیری کرد. اما انگیزه قوی و تمرکز، تأثیرات قوی و مثبتی بر هویت سازمانی و ارتباط با مشتریان دارد. افزون بر این، کارکنان از گسترش مهارت‌ها و دانش خود استقبال می‌کنند.
الزامات شبکه‌ای شدن:
میزان شبکه‌ای شدن و بهره‌وری از ثمرات آن در گرو سطح توسعه و خود سازمان است.
برای اینکه شرکتی بتواند فرآیندهایش را بهینه کند، باید از برنامه‌ریزی دقیق و اهداف مشخص برخوردار باشد. هر شرکتی که می‌خواهد شبکه‌ای شود، ابتدا باید مطمئن شود که الزامات سازمانی، فنی و مالی مورد نیاز را فراهم آورده است.
شرکت باید پیش از تغییر فرآیندها، دقیقاً فکر کند. شرکت باید از این امر اطمینان حاصل کند که در هنگام ایجاد تغییرات، همه افراد درگیر، اهداف شرکت را درک می‌کنند. چنین اتفاقی به یک دیسیپلین قابل توجه نیاز دارد. چرا که شبکه‌ای شدن پدیده‌ای زمان‌بر است.
شبکه‌ای شدن مثل خرید یک بسته نیست، بلکه به زمانی طولانی نیاز دارد که باید در آن گام به گام پیشروی کرد. در چنین فرآیندی، تولیدکنندگان به عرضه آپشن‌های اتصال، سیستم‌ها و بسته‌های نرم‌افزاری با ضرایب متفاوتی از پیچیدگی می‌پردازند.
شبکه‌سازی را باید با شرایط شرکت انطباق داد و این امر با ابعاد سازمان، سن ماشین‌آلات و کیفیت فرآیندها مرتبط است.
شبکه‌ای شدن با شرایط زیر موفق از آب در می‌آید:
- مدیریت کاملاً به ایده شبکه‌ای شدن باور داشته باشد.
- تعریف سازمان، فرآیندهای تصمیم‌سازی و قابلیت‌های سازمان به طرزی دقیق تعریف شده باشد. در غیر این صورت، حتی بهترین سیستم‌ها و پیچیده‌ترین نرم‌افزارها هم نمی‌توانند کمکی بکنند.
- ساختارهای عملیاتی دقیقاً مورد تحلیل قرار گرفته شده باشد و روندها، بهینه شده باشند.
- تجهیزات تولید از محیط‌های ارتباطی (اینترفیس) استاندارد که قابلیت همگرایی و به مشارکت‌گذاری اطلاعات را دارند، برخوردار شده باشند.
- کارکنان تمایل‌ها و قدرت حمایت از سیستم را داشته باشند.
اهداف شبکه‌ای شدن:
شبکه‌ای شدن همه جانبه، ابزارهای IT را برای همه فرآیندها فراهم می‌سازد و موجب ساده شدن آنها می‌شود و همه بخش‌های سازمان را در یک سیستم ساختمند به یکدیگر متصل می‌سازد.
هدف شبکه‌ای شدن، کاستن از هزینه‌های برنامه‌ریزی شغلی و اجرای امور با حداقل‌هاست. بنابراین، داشتن یک سمت‌گیری فرآیندی منظم از ضرورت برخوردار است. افزون بر این، بهبود جریان اطلاعات هم مهم است. کارکنان باید از حق دسترسی مستمر به اطلاعات ضروری برای انجام وظایف خود از طریق ایستگاه‌های کاری برخوردار باشند.
این امر باید در همه زمان‌ها امکان‌پذیر باشد که بتوان دید یک کار کجاست و از چه وضعیتی برخوردار است. معنی این موضوع این است که دسترسی به اطلاعات نباید با موانع سازمانی و بخشی، سلسله مراتب، ترجیحات شخصی یا وابستگی‌ها محدود شود. معنی دیگر این موضوع در عین حال این است که مدیران باید در مورد ارتباط با خود با اطلاعات تجدیدنظر کنند و ترس بی‌پایه از دست دادن قدرت یا موقعیت را از طریق سهمی کردن دیگران در دانش به کنار بگذارند.
بهبود تبادل داده‌ها بین سیستم‌ها و ماشین‌ها هم از ضرورت برخوردار است.
داده‌ها باید از نظر معقول بودن و منطقی بودن بررسی شوند تا از این طریق از بروز ارتباطات غیرمنطقی ممانعت به عمل آید و اشتباه رخ ندهد.
پیش شرط اجرای موفقیت‌آمیز شبکه‌ای شدن وجود این تمایل است که فکر کردن به شیوه‌های نوین را بپذیریم و یکی از آنها باور داشتن به موفقیت در استحاله‌سازی و تغییر روندهایی است که زمان‌بر و دشواری‌ساز هستند. اما در کدام بخش‌ها باید توقع موفقیت را داشته باشید؟
باروری:
هر شرکتی می‌خواهد از تمام ظرفیت خود در کوتاه‌ترین زمان‌ها استفاده کند. این امر مشتمل بر اهداف بخشی‌تر زیر است:
- کاهش تعداد دفعات جابه‌جایی اطلاعات و دفعات آشناسازی کارکنان. این کار از طریق مدیریت متمرکز داده‌ها صورت می‌گیرد که این اطمینان را می‌دهد که دسترسی به اطلاعات بسیار سریع‌تر صورت خواهد گرفت.
- بهره‌وری فزاینده از ظرفیت. تنظیم خوب ارتباط طرح‌های تولیدی با ظرفیت عملکردی می‌تواند بسیاری از تأخیرها را از بین ببرد.
- بهره‌وری بهینه از ابزارهای تولید در سطح بالا و به طور پیوسته. کلید دستیابی به این مرحله ایجاد شفافیت در تمام بخش‌های تولیدی است که امکان اختصاص سریع و منعطف کارها به منابع موجود کاری را می‌دهد.
- کاهش زمان برونداد. همه کارکنان باید به اطلاعات مرتبط دسترسی داشته باشند. کارها به این ترتیب سریع‌تر اجرا شده، هدفمندتر شده و از ناکارآیی‌ها هم کاسته خواهد شد.
- تأثیرات هم‌افزایی. دارا بودن استانداردها در محیط تولید این اجازه را می‌دهد تا میان فرآیندهای کاری همگرایی به وجود آید و این امر به هم‌افزایی بینجامد. به عنوان مثال فرآیندهای سفارش گرفتن را می‌توان به سرعت اتوماتیک کرد.
- انعطاف فزاینده. انعطاف داشتن در تعویض روندها می‌تواند کارهای کوتاه مدت را سودآورتر کند و از دیگر سو روندهای منطقی‌تر نیز می‌تواند به کاهش درصد هزینه‌های اجرایی منجر شود. پیش‌بینی کنترل اتوماتیک داده‌ها هم به طرز مهمی در کاستن از زمان تعویض خطوط و روندهای تولیدی نقش دارد.
کیفیت:
مشتریان به طرز فزاینده‌ای نسبت به کیفیت آگاهی یافته‌اند و خواستار محصولات با دوام هستند. بنابراین هم روندها و هم محصولات باید از کیفیت بالا برخوردار باشند. به این ترتیب، اهداف کیفیتی را نه تنها باید بر مبنای محصولات بلکه بر پایه روندهای تولید و سرعت تحویل طراحی و تعیین کرد.
- کیفیت بهتر در فرآیندها. به عنوان مثال در عملیات چاپی هربخش از چاپ برای خود یک گردش کار دارد. مثلا گرفتن سفارش و دادن قیمت. در اینجا، تعریف دقیق هر فرآیند می‌تواند به کل گردش کار کمک کند و در نتیجه بر قابلیت اتکا به تولید بیفزاید.
- کیفیت بهتر در محصول. کاربرد مکانیزم‌های اتوماتیک در کنترل، کیفیت محصول را به طول پیوسته در سطح بالا حفظ می‌کند.
- تحویل درست و به موقع. برنامه‌ریزی سیستماتیک برای فرآیندهای تولیدی، به همراه قابلیت قابل اتکای تولیدی به عملکردهای بهتر در عرصه تحویل می‌دنجامد. داشتن روندهای شفاف در تمام بخش‌های کار به کشف سریع‌تر عقب ماندن‌ها در مراحل تولید منجر می‌شود و از طریق این روندهای شفاف می‌توان اقدامات مناسب را سریع‌تر به اجرا درآورد.
اطلاعات:
- شفافیت بیشتر. شبکه‌سازی با طراحی دوباره فرآیندها و جریان‌های اطلاعاتی مرتبط به آنها باعث شفافیت بیشتر در تمام خطوط می‌شود و به این ترتیب همه فرآیندهای تولید در معرض دید قرار می‌گیرد. هدف این کار، ایجاد یک هماهنگی بهینه میان طرح‌های تولیدی و ظرفیت‌های عملیاتی است.
- تولید مؤثر پارامترهای عملیاتی. شبکه‌ای شدن این امکان را می‌دهد تا داده‌های مرتبط با عملیات و کار را به طرزی پیوسته و جامع در اختیار داشته باشیم که همه در یک موقعیت و مکان مرکزی می‌توانند در دسترس باشند. پارامترهایی نظیر سطح اشتغال، سطح بهره‌وری بهینه، زمان‌های تغییر خطوط و واحدهای بازدهی را می‌توان روزانه، به طرزی دقیق، قابل انکار و ساده از داده‌های موجود به دست آورد. چنین امکانی باعث تصمیم‌سازی سریع در عرصه‌های استراتژیک و اداری می‌شود.
انباشت و دسترسی به اطلاعات در حالت متمرکز، به یکپارچی اطلاعات کمک می‌کند و اطلاعات به گونه‌ای ذخیره می‌شود که برای مقاصد خاص به کار می‌دید.
کیفیت بهتر داده‌ها. باید سپاسگزار انتقال جامع داده‌ها و انباشت آنها در دیتابیس‌ها بود (پایگاه‌های اطلاع‌رسانی/ پایگاه‌های داده‌رسانی) که اطلاعات تکراری ندارند و به همین سبب مانع اشتباهات می‌شوند.
مسایل مالی:
- کاستن از سرمایه‌گذاری‌های زمین‌گیر شده. دوباره باید سپاسگزار زمان‌های کوتاه شده در بروندادها و پیش‌بینی‌های ساده شده درباره مواد ضروری بود. بهینه‌سازی هزینه‌های پرسنل، اتوماتیک‌سازی امور دستی، پرهیز از مدخل‌های تکراری و اشتغال و درگیری سازی پرسنل به گونه‌ای انعطاف‌پذیرتر، همه و همه باعث کاستن از هزینه‌ها می‌شوند.
منابع انسانی:
- کارکنانی که از کارهای روزمره نجات داده می‌شوند، انگیزه بیشتری برای کار کردن دارند. اتوماتیک‌سازی از حجم کارهای روزمره می‌کاهد و فضاهای تازه‌ای را برای وظایف جدید خلق می‌کند و به این ترتیب کارکنان می‌توانند مسؤولیت‌های بیشتری قبول کنند. این امر باعث می‌شود تا کارکنان هر چه بیشتر با قابلیت‌های خود آشنا شوند و ارتباط نزدیک‌تری با محصول نهایی داشته باشند (گسترش مشاغل).
*نویسندگان:
پروفسور گرد فینکباینر، پروفسور برند یورگن مت و پروفسور رولف فیشر.
مترجم: دکتر یونس شکرخواه