یکی از ویژگی‌هایی که در یک سازمان با رشد سریع ایجاد می‌شود، افزایش سرعت تغییرات است. این تغییرات، با سرعت بالا در ابعاد ساختاری، سیستمی و مهارتی قابل رصد است. در این حالت، ساختار سازمان متناسب با نرخ بالای جذب افراد به طور مستمر در حال تغییر است.
چشم‌انداز دیجی‌کالا برای مواجهه با مسائل مرتبط با رشد سریع خود، بر مشارکت همه سرمایه‌های انسانی سازمان بنا شده است. استراتژی این سازمان مبتنی بر چابک‌سازی فرایندها با رویکرد داده محور ی و طراحی و توسعه پلتفرم‌ها است تا تیم‌ها بتوانند تصمیمات بهتری در راستای ایجاد محیط کاری پویا برای همه سرمایه‌های انسانی ایجاد کنند. از این رو دیجی‌کالا سرمایه انسانی خود را بالاترین دارایی خود می‌داند.
اما دیجی‌کالا مسائل مرتبط با رشد سریع را چگونه مدیریت می‌کند؟ این سازمان در گزارش منابع انسانی خود با پاسخ به ۴ سوال کلیدی در این راستا و تحلیل اقدامات و ارائه راهکارهای مناسب، توانسته نقشه راهی برای بهبود مدیریت رشد سریع سازمانی، ترسیم کند.
۱- در وضعیت رشد سریع، چطور بهترین تصمیم ها را بگیریم ؟
دیجی‌کالا با افزایش NMV۱۱.۶ برابر، تعداد مشتریان ۱۴.۵ برابر و افزایش تعداد آیتم‌های سفارش خود به ۵.۲ برابر در سال ۹۶، نیروی انسانی خود را فقط ۱.۷ برابر افزایش داده است که نشان از بهبود عملکرد همکاران، توسعه پلتفرم‌ها وسیستمی کردن پروسه‌ها است.
رشد سریع دیجی‌کالا، و روند صعودی ۲۵ برابری در تعداد همکاران، طی ۷ سال نیازمند برخورداری از یک تیم منابع انسانی قوی، خوش‌فکر و پویا است که با برنامه‌ریزی مناسب و بررسی سناریوهای مختلف برای تصمیم‌گیری مبتنی بر تحلیل اطلاعات توسط مدیران، توانسته دیجی‌کالا را از یک استارتاپ، به سازمانی حدودا ۶۰۰۰ نفره تبدیل کند. البته با گسترش این سازمان چالش‌های دسترسی به داده‌ها و اطلاعات در سریع‌ترین زمان ممکن نیز افزایش یافت است.
این روند مبتنی بر ۶ اصل اساسی است که به صورت چرخه‌ای به هم مرتبط باعث بهبود عملکرد این سازمان شده است.
- برنامه‌ریزی
- تحلیل
- طراحی
- تست و یکپارچه‌سازی
- پیاده‌سازی
- در یافت بازخورد
۱-۱ چابک‌سازی سازمان و سیستمی شدن فرایندها
اصلی‌ترین استراتژی منابع انسانی دیجی‌کالا در سال ۹۸، ایجاد یک منابع انسانی چابک بوده است. از طرفی جوان بودن میانگین سنی همکاران در دیجی‌کالا و توانایی استفاده از تکنولوژی و راه‌حل‌های نوآورانه فرصتی مناسب برای واحد منابع انسانی ایجاد کرده تا بتوانند برنامه‌ای دقیق برای سیستمی منعطف و منطبق بر نیازهای سازمان را در دستورکار خود قرار دهند.
دیجی‌کالا همواره در حال تغییر و رشد سریع است، از این رو بسیاری از نیازهای سازمان مرتبا تغییر می‌کند و این خود چالشی مهم در پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع انسانی (HRIS)است.
۱-۲ سیستم مدیریت منابع انسانی (HRIS)دیجی‌کالا
در سه ماه اول سال ۱۳۹۸ با ارائه برنامه‌ریزی و تهیه پروپوزال و دریافت تأییدیه‌های لازم، سیستممدیریت منابع انسانی (HRIS)دیجی‌کالا، متولد شد. در همین راستا در سه ماه دوم سال ۱۳۹۸ جهت تشکیل تیم و آماده‌سازی زیرساخت‌های موردنیاز اقدام گردید و در راستای ادامه و بهبود آن برنامه ای در ۷ فاز تا سال ۱۴۰۰ تدوین شد.
- فاز ۱ سه ماه دوم ۱۳۹۸: اضافه شدن ماژول صفحه مشخصات کاربر و بازخورد ۳۶۰ درجه که منطبق با نیازها و فرهنگ سازمان در HRIS طراحی و اجرا شد.
- فاز ۲ سه ماه سوم ۱۳۹۸: اضافه شدن ماژول سامانه درخواست منابع انسانی، سامانه بیمه تکمیلی، سوابق آزمایشات دوره‌ای و مدیریت عملکرد که باعث تسهیل و شفافیت بیشتر در فرایندها می‌شد.
- فاز ۳ سه ماه اول ۱۳۹۹: توسعه ماژول مدیریت عملکرد و اضافه شدن ماژول نیازسنجی آموزشی و آف بوردینگ( BPMS)
- فاز۴ سه ماه دوم ۱۳۹۹: اضافه شدن ماژول داشبورد عملیات منابع انسانی، درخواست جذب و سیستم قدردانی(Kudos Club)
- فاز ۵ سه ماه سوم ۱۳۹۹: اضافه شدن ماژول ارتقاء و انتقال پرسنل، آ نبوردینگ و پروفایل فردی
- فاز ۶ سه ماه چهارم ۱۳۹۹: اضافه شدن ماژول سامانه مزایای پرسنل و داشبورد منابع انسانی
- فاز ۷ سه ماه اول ۱۴۰۰: اضافه شدن ماژول چارت سازمانی و مدیریت آموزش
۲- در وضعیت رشد سریع، چطور افراد با استعداد را به تیم ها جذب کنیم؟
از دیگر چالش‌های رشد سریع یک سازمان، جذب تعداد زیادی از افراد با استعداد و رفع نیازها با هزینه مناسب است. سرعت رشد بالا این سازمان‌ها را ملزم می‌کند تا سالانه پنج تا ده برابر تعداد افراد بیشتری را در مقایسه با شرکت‌های با اندازه مساوی اما رشد آهسته، استخدام کنند. این یعنی برای استخدام، فرایندی پیچیده، صرف انرژی و وقت زیاد برای استخدام در پیش است. دو عامل اصلی در این روند بسیار تاثیرگذار است:
۲-۱ رویکرد سیستمی و داده محور به جذب
خلق یک تجربه مثبت برای همکاران در یک محیط کاری پویا هدف اصلی منابع انسانی دیجی‌کالا بوده است. نظام‌مند کردن فرایندهای جذب، امکانی فراهم می‌کند تا با کاهش از دست رفتن اطلاعات مفید و مشکلات آتی در تحلیل صحیح داده‌ها این تجربه مثبت در محیط کار نمایان شود. در نتیجه منابع انسانی دیجی‌کالا و به خصوص تیم جذب در تلاش است تا کارجویان، دیجی‌کالا را به عنوان اولویت کاری خود انتخاب کنند.
شناسایی نیازهای اساسی کارجویان توسط تیم جذب باعث شده طراحی مراحل فرایند استخدام به صورت سیستمی و داده محور انجام شود:
· قبل از استخدام
o بهبود مداوم صفحه فرصت های شغلی
o پلتفرم ارزیابی آنلاین
o Talent Pool
· حین استخدام
o سیستم جذب ((ATS
· بعد از استخدام
o سیستم جامعه پذیری (Onboarding BPM)
o سیستم آفبوردینگ (BPMS)
۲- ۲ برند کارفرمایی (Employee Branding)
دیجی‌کالا به عنوانی برندی شناخته شده همواره در تلاش بوده با تقویت برند کارفرمایی خود تصوری مطابق با ارزش‌های سازمان، در جهت جذب افراد متناسب یا این ارزش‌ها اقدامات متناسبی را انجام دهد، زیرا تصویر برند کارفرما پاسخی مناسب برای این سوال است که: این سازمان چه مزیت و ارزش افزوده‌ای برای کارجو در مقایسه با شرکت‌های دیگر فراهم می‌کند؟
ایده اولیه و ارائه پروپوزال برندکارفرمایی و تعریف EVP در شش ماه اول سال ۱۳۹۷ کلید خورد و برنامه‌ای متناسب با آن برای سال‌های آتی تدوین شد:
- شش ماه دوم سال ۱۳۹۷ :
- تولد واحد برند کارفرمایی
- تعریف شعار، پیام، کانال‌های ارتباطاتی و تاچ پوینت‌ها
- تعیین مخاطبین هدف
- تولد اینستاگرام منابع انسانی دیجی‌کالا (Digikala.Life)
- شش ماه اول سال ۱۳۹۸ :
- نقشه راه فعالیت‌های برندکارفرمایی در سه حوزه رویداد، شبکه‌های اجتماعی و رسانه، بهبود تجربه کاندیدها و تازه استخدام‌ها
- تهیه ویدئوهای مرتبط با شعار برندکارفرمایی و EVP
- رویداد اتاق تجربه در الکامپ و شروع سری رویدادهای « Experience Zone» که بعدها به نام «از دانش تا تجربه » تغییر نام داد.
- شش ماه دوم سال ۱۳۹۸ :
- برگزاری نظرسنجی برندکارفرمایی در جامعه و رتبه دیجی کالا
- تحلیل و عارضه‌یابی برندکارفرمایی
- شش ماه اول سال ۱۳۹۹ :
- حرکت به سمت داده محوری ابزارهای برند کارفرمایی و اندازه گیری کارایی آن‌ها
- توسعه برنامه‌های مرتبط با دانشگاه به صورت آنلاین در قالب سری وبینارهای «از دانش تا تجربه»
- راه‌اندازی مسابقات Digikala Cup
- رصد رضایت داخلی
- تهیه اولین گزارش سرمایه‌های انسانی دیجی‌کالا جهت انتشار عمومی
- اندازه‌گیری عملکرد صفحه فرصت‌های شغلی
۳- در وضعیت رشد سریع، چطور عملکرد خود را ارزیابی کنیم و آن را بهبود دهیم؟
برای هرچه بهترکنترل کردن و بهبود عملکرد افراد و سازمان نیاز به اندازه‌گیری داده‌ها است. تمامی این اندازه‌گیری‌ها حتی الامکان باید دقیق و بدون خطا صورت پذیرد. درنتیجه در این حوزه با داده‌های زیاد و تحلیل‌های هوشمندانه سروکار خواهیم داشت. در این راستا توسعه پایدار افراد و سازمان از طریق رویکرد داده محور اهمیت خود را نشان می‌دهد.
۳-۱ عملکرد افراد؛ محور اصلی در رشد سریع سازمان
دیجی کالا از سال ۱۳۹۷، با ارزیابی عملکرد بر اساس OKR برای برخی از واحدها به عنوان بررسی خروجی این فرایند مهم را شروع کرد. این پلتفرم مارکت‌پلیس توانست در ادامه با استفاده هر چه بیشتر از ارزیابی عملکرد بر اساس OKR که برای تمام واحد ها تعریف شده است موقعیت‌های شغلی بیشتری را مورد ارزیابی قرار دهند.
در سال ۱۳۹۸، ارزیابی عملکرد برای تمام افراد سازمان تعریف شد و بر اساس آن مسیر توسعه افراد قابل شناسایی شد. همچنین در همین سال شروع برنامه مدیریت نتایج نیز صورت پذیرفت.
با برنامه‌ریزی‌های صورت گرفته تا سه ماه اول سال ۱۴۰۰، طراحی و توسعه پلتفرم و برنامه مدیریت نتایج، برنامه ارزیابی و توسعه سلامت سازمان در دستور کار قرار گرفته است.
۳-۲ اقدامات مدیریت عملکرد
یکی از مهمترین فرایندهای تیم منابع انسانی مدیریت عملکرد نیروهای یک سازمان است. این فرایند، به صورت شفاف اهداف هر سازمان را تعیین کرده و به فراخور آن نقش‌ها و موسئولیت افراد در سازمان مشخص می‌شود. از این رو اهداف در سطح شخصی و تیمی محول می‌شود تا در نهایت نتایج موثر و کارآمد برای سازمان به دست آید.
- برنامه ریزی برای بهبود عملکرد (PIP)
- کارگاه برای مدیران
- اشتراک گذاری دانش
- سیستم ارتقا
-۴ چگونه افراد می‌توانند در این سرعت، رشد کنند؟
در استارتاپی با رشد سریع، نه تنها مدیران بلکه تمامی افراد باید بتوانند به صورت مستمر بتوانند توانایی‌ها خود را توسعه و بهبود دهند. در صورتی که این توسعه فردی انجام نشود، یاعث ایجاد فاصله مهارتی بین مدیران و اعضای تیم شده، که منجرب به بی‌انگیزگی افراد شده و در نهایت شاهد خروج مدیران از مجموعه خواهیم شد.
۴-۱ استعدادشناسی و توانمندسازی افراد
دیجی‌کالا برای هدایت کسب‌وکار خود در تلاش است با شناسایی استعداد افراد، و پرورش رهبرانی توانمند گامی موثر و رو به جلو بردارد. از طرفی با تسهیلگری در حوزه توسعه افراد این امکان را به کارکنان خود می‌دهد تا نقاط قابل بهبود خود را شناسیی کنند و آن‌ها را تقویت نمایند.
۴-۲ آموزش افراد؛ کلید توسعه فردی
دیجی‌کالا با تسهیلگری مسیر در ایجاد فرایندی در حوزه توسعه استعداد و رهبری، که به واسطه آن افراد از ابعاد مختلف سنجیده می‌شوند تا سطح مهارت فعلی شناسایی شده تا بتوانند با هدف‌گذاری مستمر به سمت بهبود این توانایی‌ها حرکت کنند، نقش مهمی را ایفا می‌کند.
- پروفایل فردی همکاران دیجی کالا
- بازخورد به افراد با رویکرد ۳۶۰ درجه
- طراحی دوره‌های رهبری
- جانشین پروری در دیجی کالا
- شناسایی موقعیت شغلی کلیدی
- شناسایی استعداد کلیدی
- ارزیابی استعداد کلیدی
- تعیین برنامه و استراتژی توسعه
- رصد و ارزیابی
نسخه کامل گزارش سرمایه‌های انسانی دیجی‌کالا را اینجا بخوانید.