قرار بود جلسه فقط حداکثر یک ساعت طول بکشد اما رئیس برای صحبت کردن درباره طرح مورد علاقه‌اش در جلسه حاضر شد و هیچ‌کس اکنون حاضر نیست نخستین نفری باشد که از خستگی سخن بگوید. همه سرگرم ارائه نظریاتی هستند که به مذاق رئیس خوش بیاید. شاید در دل خود به کسی که از سخن گفتن درباره موفقیت طرح دست بر نمی‌دارد، بدوبیراه بگویید، زیرا می‌دانید این طرح محکوم به شکست است.
برای تشکیل جلسات موفقیت‌آمیز باید اصولی را رعایت کرد که اهم آن به شرح زیر است:
1- ساعت در جلسات از همه چیز مهم‌تر است. به خاطر احترام به پایبندی و بزرگ‌منشی همه افراد حاضر، جلسه نباید بیش از زمان اعلام‌شده طول بکشد، به‌خصوص جلساتی که به‌طور منظم تشکیل می‌شود. اگر جلسه تماماً صرف یک موضوع می‌شود و به نتیجه‌ای نمی‌رسد، کار را به جلسه دیگر موکول کنید. اگر باید جلسه با اتخاذ یک تصمیم یا اقدام به پایان برسد، باید بر همین اساس زمان‌بندی شود. پیش از آغاز جلسه، به همه شرکت‌کنندگان بگویید جلسه تا زمان نتیجه‌گیری لازم ادامه خواهد یافت. با کم نشان دادن مقدار کار در جلسه، افراد را گمراه نکنید. زیان این کار مستقیماً گریبانگیر خود شما خواهد شد.
2 - دلیل اصلی جلسه را فراموش نکنید. تنها دلیل برگزاری جلسات آن است که کاری را با هم انجام دهیم که نمی‌توان آن را به تنهایی و به نحو بهتر انجام داد. جلسات به‌طور کلی یکی از این سه هدف اصلی را دارند: برقراری ارتباط، اداره کردن و تصمیم گرفتن. از این سه، اولی و آخری مهم‌تر است. اما تمرکز هر سه نوع جلسه باید بر اتخاذ اقدام باشد. در جلسات یا باید مقصود به اطلاع حاضران برسد یا نتایج اقدامی که گرفته شده، اعلام شود یا یک رشته اقدام برای اجرا تدوین شود یا یک رشته اقدام از میان گزینه‌ها انتخاب شود. اگر جلساتی را برگزار کنید یا به جلساتی بروید که هدفی غیراز اینها دارد، وقت خود و دیگران را تلف می‌کنید. بهتر است کار دیگری بکنید.
3 - قانون طلایی جلسات را به یاد داشته باشید: در برابر جمع تحسین کنید، در خلوت انتقاد کنید. انتقاد در جمع را هر گاه که پیش می‌آید، قطع کنید. این کار به‌شدت به روحیه افراد لطمه می‌زند و باید از آن جلوگیری کرد. اگر تمام اعضای گروه به یاد داشته باشند که آنان برای یک کارفرما کار می‌کنند و در نتیجه عضو یک گروه محسوب می‌شوند، جلوی بسیاری از مشکلات گرفته می‌شود. پیش از آغاز جلسه، به شرکت‌کنندگان یادآوری کنید که رئیس جلسه کیست، جلسه چقدر طول می‌کشد و هدف جلسه چیست. آنگاه باید با تلاش‌هایی که بر اثر سوءتفاهم در مورد قواعد مورد پذیرش همگان برای انحراف مسیر جلسه صورت می‌گیرد، مقابله کرد. مؤدبانه اما با قوت جلسه را به مسیر اصلی بازگردانید.
4- در خارج از ساعات عادی کاری جلسه نگذارید. البته مواقعی پیش می‌آید که باید این قانون را شکست اما این کار را فقط باید در موارد واقعاً اضطراری انجام داد. کسانی که در شب یا روزهای تعطیل جلسه می‌گذارند، در واقع این حقیقت شرم‌آور را جار می‌زنند که زندگی ندارند و انتظار دارند که بقیه هم زندگی خود را رها کنند. نباید به چنین شخصی اجازه داد اصلاً جایی را اداره کند، چه برسد مثلاً بخشی از یک شرکت بزرگ؛ زیرا از صفات انسانی اولیه برای حسن انجام کار بی‌بهره‌اند. دوام آوردن در دنیای سریع امروزی نیازمند فهم درست از کار و نیز نگاه به اطراف است. کسانی که فاقد تعادل لازم در زندگی هستند، احتمالاً نمی‌‌توانند دنیایی را که در آن هستند یا اطراف خود را ببینند.
5- از فشار گروه برای تصویب تصمیمات استفاده نکنید. استفاده از جلسات برای زیر فشار گذاشتن افراد به‌منظور موافقت با اقدامات یا افکاری که می‌دانید غیراخلاقی یا غیرقانونی هستند، اشتباه است. فشار گروه نیروی توانمندی است، به‌خصوص در جایی که شغل افراد در خطر باشد. از آن برای منحرف کردن افراد از مسیر قانون یا دور زدن قانون یا هزاران عمل غیرقانونی دیگر که معمولاً در شرکت‌ها صورت می‌گیرد، سوءاستفاده نکنید. سازمان یا شرکت هر کس دارای یک دسته ارزش است. اگر پایبندی به قانون اخلاق یا حاکمیت قانون جزو آن نیست، این ارزش‌ها را تغییر دهید یا در جای دیگری مشغول به کار شوید.
6- از جلسات برای خراب کردن کار کس دیگری استفاده نکنید. در هر جلسه، می‌توان بدون شخصی کردن مسائل یا خراب کردن افراد، اختلاف نظر را بیان کرد. تخریب دیگران اشتباه و از نظر عقلانی نابخردانه است. دنیای کاروکسب امروزی به قدری زودگذر و افراد حاضر در آن به قدری گذرا هستند که گذشته بار دیگر برمی‌گردد و با شما روبه‌رو می‌شود. یک پیروزی کوچک در قبال شکست فردی دیگر در یک شغل می‌تواند در محل اشتغال بعدی شما، شرم‌آور باشد. در برابر وسوسه تخریب مقاومت کنید. متأسفانه، ماهیت بی‌ثبات محیط کاری امروز سبب شده است تا بسیاری افراد رویکرد مخالف را در پیش بگیرند. به‌نظر می‌رسد این تفکر حاکم است: من دیگر هرگز این افراد را نخواهم دید. پس چرا با آنان به هم نزنم؟ اما تقریباً همیشه ضد‌این امر درست از آب در می‌آید.
7- امور شخصی و کاری را از هم جدا نگه دارید. دوست بودن با افراد در محیط کار هیچ ایرادی ندارد. اما جلسه جای خوش و بش نیست. البته قدری خوش و بش ابتدا و پایان جلسات باعث نرم شدن روابط می‌شود. اما بدیهی است که باید موازنه به نفع کار باشد. خوش و بش بیش از اندازه باعث ناراحتی کسانی در جلسه خواهد شد که جزئی از این بده بستان نیستند. به علاوه، این امر برای فرایند کار نامناسب است و باعث فرسایش روحی می‌شود. لازم است فرد در بیرون از کار، زندگی خود را داشته باشد. اگر متوجه شدید که همه مراودات شما در جلسات کاری پیش می‌آید، زمان تغییراتی در زندگی فرارسیده است.
8- فراموش نکنید که بهترین الگو برای جلسات دمکراسی است، نه پادشاهی. در برابر این وسوسه که شرکت‌کنندگان را به تأیید تصمیم مورد نظر خود وادارد، مقاومت کنید. باید با اقناع اخلاقی کار را به پیش ببرید، نه با زور عنوان خود. زورمداری الگوی مناسبی برای جلسات نیست. در مقام مدیر، باید همواره برای فهمیدن هدف جلسه تلاش کنید. اگر می‌خواهید دستور بدهید، آن را در رسانه‌ای که در اختیار دارید، منتشر کنید. لازم نیست برای اعلام رویه‌ای که نیاز به بحث ندارد، جلسه بگذارید. و مراقب دیگر کسانی در جلسه باشید که می‌خواهند کنترل آن را به دست بگیرند. این کار مورد علاقه برخی افراد است. وظیفه شما به‌عنوان مدیر جلسه است که مانع از این کار شوید.
9- همیشه دستور کار روشنی آماده کنید و از قبل آن را در اختیار دیگران بگذارید. کار خوبی است که پیش از جلسه، درباره هدف، ماهیت و ساختار آن فکر کنید. این افکار باید به‌صورت دستور کار دربیاید و پیش از جلسه در اختیار همه شرکت‌کنندگان قرار بگیرد. این‌گونه،همه وقت کافی دارند تا پیشنهاد، گزارش، طرح و... خود را آماده کنند. در اغلب موارد، کسانی که جلسه می‌گذارند، میزان آمادگی لازم برای شرکت‌کنندگان را دست‌کم می‌گیرند.
10- جلسات منظمی را که دیگر هدفی برای آن وجود ندارد، متوقف کنید. اگر دیگر نمی‌توانید به روشنی دلیل جلسه منظمی را بیان کنید، زمان آن رسیده که دست نگه‌دارید. اهداف تغییر می‌کند و وقتی دلیل برگزاری جلسه از بین می‌رود، نخستین نفری باشید که آن را متوقف می‌کنید. تمام جلسات ادواری باید ارزیابی ادواری شوند تا معلوم شود آیا هنوز هدفی وجود دارد یا خیر.
منبع: effectivemeetings.com