حالا جمعي بزرگ يا كوچك فرقي نمي‌كند، مهم اين است كه يك عده آدم نشسته باشند و چشم به دهان شما دوخته باشند تا ببينند چه مي‌گوييد و چه در چنته داريد. اين ارائه ممكن است يك جلسه 2 نفره با حضور رئيس اداره شما باشد كه مي‌خواهد گزارش ماهانه‌تان را بشنود يا يك كنفرانس دانشجويي يا سمينار كلاسي در مدرسه يا اصلا ممكن است يك اجراي هنري در برابر يك جمعيت انبوه باشد. نكات تاثيرگذار و اصول را كه ياد بگيريد ديگر فرقي نمي‌كند جلسه چند نفره باشد و مخاطبين چه كساني باشند. با ما همراه باشيد تا فوت و فن‌هاي يك ارائه موفق را با هم مرور كنيم.
- كارهايي كه بايد از قبل بكنيد
سلامت جسمي و آرامش رواني 2 موضوعي است كه شما بايد به آن توجه ويژه داشته باشيد. اگر به هر دليلي بيمار هستيد يا از لحاظ رواني آرامش و آمادگي كافي براي حضور در جلسه ارائه را نداريد به هيچ وجه ريسك نكنيد و اين جلسه را به وقتي ديگر موكول كنيد.
اولين چيزي كه ديگران در برخورد با شما مي‌بينند آراستگي ظاهري است. پس نسبت به اين موضوع حساس باشيد و سعي كنيد از لحاظ ظاهري كاملا آراسته و پيراسته باشيد. اگر بايد اصلاح كنيد اين كار را انجام بدهيد و يك لباس ترجيحا رسمي مثل كت و شلوار بپوشيد و از واكس زدن كفش‌ها هم غافل نشويد. به اين نكته هم توجه داشته باشيد كه تحت شرايط استرس و برانگيختگي، احتمالا شما خيلي عرق مي‌كنيد، بنابراين سعي كنيد لباس‌هاي گشادتري بپوشيد و از محصولات بهداشتي ضد‌عرق هم استفاده كنيد.
نمودار چيزهايي كه مي‌خواهيد بگوييد را براي خودتان رسم كنيد تا بدانيد طي ارائه‌تان قرار است از كدام نقطه، با كدام مسير و به كجا برسيد و چگونگي آغاز صحبت، ادامه صحبت و پايان آن را در ذهن‌تان مرور كنيد.
در فرصتي مناسب مي‌توانيد كل فرايند صحبت‌تان را به‌صورت تمريني در خانه انجام دهيد و آن را ضبط كنيد. اين كار به شما كمك مي‌كند تا به‌صورت عملي مشكلات و نواقصي كه ممكن است در صحبت‌هايتان وجود داشته باشد را بشناسيد و در ضمن تمرين خوبي براي اجراي اصلي داشته باشيد.
تلقين مثبت به‌خود را فراموش نكنيد. در حالتي آرام و ساكن بنشينيد چشم‌هايتان را ببنديد و با خود تكرار كنيد: «من به خوبي از پس اين ارائه بر مي‌آيم»، «اطلاعات من براي انجام اين سخنراني يا ارائه بسيار مناسب است»، «من زحمت زيادي براي اين ارائه كشيده‌ام و به خوبي آن را انجام خواهم داد».
در ساعات پيش از ارائه‌تان به هيچ وجه از غذاهاي سنگين و نوشيدني‌هاي گازدار استفاده نكنيد. پر شدن معده، علاوه بر اينكه باعث نفس نفس زدن و عرق كردن شما مي‌شود ممكن است باعث بروز رفلكس معده بشود.
- آنچه مي‌خواهيد بگوييد را اينگونه آماده كنيد
تجربه نشان داده براي هر دقيقه ارائه مسلط و قوي، يك ساعت زمان مطالعه و آماده‌سازي لازم است.هر چند اين زمان بسته به نوع مطلب و ميزان علمي بودن يا نبودن موضوع ارائه تغيير مي‌كند اما در اهميت آماده‌سازي مطالب هيچ شكي نيست. كارشناسان معتقدند تسلط و تهيه محتواي مناسب براي ارائه مي‌تواند تا 75درصد از ترس و استرس آن را كاهش دهد.
مهم‌ترين موضوع در تهيه محتواي مورد نظر براي سخنراني يا ارائه، شناخت دقيق موضوع و نيز مخاطبان است. طبيعتا اكثر افراد سعي مي‌كنند موضوع را به خوبي بررسي كرده و بشناسند اما بحث شناخت مخاطب اهميت بسزايي دارد. شما بايد با شناخت نسبي از سطح علمي، فرهنگي، سياسي، اقتصادي و اجتماعي مخاطبان خود، محتواي ارائه را براساس سطح متوسط آنان و طبق علاقه و پذيرش آنان چينش كرده و از مطرح كردن موضوعات جنجالي بپرهيزيد.
سعي كنيد سؤالاتي را كه ممكن است از شما پرسيده شود پيش‌بيني كرده و پاسخ به آنها را آماده كنيد.
موضوعاتي را مطرح كنيد كه خودتان آن را قبول داشته باشيد. مخاطبين، صداقت و اعتقاد شما به جملات‌تان را خيلي خوب درك مي‌كنند.
استفاده از احاديث، اشعار، سخنان بزرگان، داستان‌هاي كوتاه و ضرب‌المثل‌ها هم مي‌تواند كمك زيادي به جذاب شدن صحبت‌هاي شما بكند.
دقت كنيد اگر قرار است ارائه‌تان را با خواندن از روي متن انجام دهيد حتما از پيش، متن مورد نظرتان را با علائم نوشتاري علامت‌گذاري كنيد تا هنگام خواندن آن دچار مشكل نشويد و تپق نزنيد. شما مي‌توانيد براي آسان‌تر شدن و مسلط‌تر شدن روي نوشته‌هايتان آنها را روي كارت‌هاي شماره‌دار بنويسيد و پس از تمام‌شدن هر شماره آن را به كناري بگذاريد.
استفاده از پاورپوينت و اسلايد هم كمك زيادي به شما خواهد كرد تا مطالب را به‌صورت نظام‌مند‌تر به مخاطبين ارائه كنيد. استفاده از پاورپوينت اين مزيت را دارد كه باعث مي‌شود مخاطبين به‌جاي آنكه به دهان شما چشم بدوزند مشغول ديدن تصاوير شوند و شما آزادي عمل بيشتري خواهيد داشت.
اگر در متن‌تان از كلمات انگليسي يا ديگر زبان‌هاي خارجي استفاده مي‌كنيد حتما پيش از آغاز ارائه، طرز صحيح خواندن آنها را بررسي و تمرين كنيد.
- اينگونه شروع كنيد
پيش از شروع صحبت آيات 25تا 28سوره طه را با خود زمزمه كنيد و از خداوند بخواهيد تا براي يك ارائه خوب به شما كمك كند. در اين آيات مي‌فرمايد: «قَالَ رَبِّ اشْرَحْ لِي صَدْرِي، وَيَسِّرْ لِي أَمْرِي، وَاحْلُلْ عُقْدَةً مِّن لِّسَانِي، يَفْقَهُوا قَوْلِي، خداوندا صبر و حوصله فراوان به من بده و كارم را آسان ساز و گرهي را كه مانع بيان مقصود است از زبانم باز كن تا سخنم را بفهمند». اين آيه را بخوانيد و در دل به خداوند بزرگ توكل كنيد.
حتما چند دقيقه پيش از آغاز صحبت‌هايتان به محل ارائه يا سخنراني برويد تا با فضاي آن آشنا شويد. اگر بتوانيد پيش از حضور جمع و درحالي‌كه سالن يا كلاس خالي است در پشت تريبون يا محل مشخص شده براي ارائه حاضر شويد، كمك زيادي براي غلبه بر استرس و هماهنگي‌تان با محيط خواهد كرد.
هنگام آغاز صحبت ابتدا چند نفس عميق بكشيد و سپس صحبت خود را شروع كنيد.
اگر تريبون يا ميكروفوني وجود دارد بدون عجله آن را تنظيم كنيد. با نام خدا و اعتماد به نفس و بدون نگاه كردن به نوشته خود شروع كنيد.
مي‌توانيد براي اينكه فضاي سنگين حاكم بر جمع شكسته شود به مخاطبين سلام كنيد يا از آنها بخواهيد صلوات بفرستند.
اگر در جمعي ناآشنا قرار است صحبت كنيد، در ابتداي صحبت‌هايتان معرفي كوتاهي از خود داشته باشيد. اين كار باعث مي‌شود مخاطبين بيش از پيش شما را باور كنند.
بهتر است در ابتداي جلسه به مخاطبين خود بگوييد كه چه مدتي صحبت خواهيد كرد.
- طرز بيان و صداي مناسب
طرز بيان بليغ و رسا و صداي مناسب هم اهميت فراواني در يك ارائه مناسب و مخاطب‌پسند دارد. براي اين كار شما مي‌توانيد از راهكارهاي زير استفاده كنيد.
سعي كنيد در روزي كه قرار است جلسه داشته باشيد، از خوردن غذاهاي چرب و ترش و نوشيدني‌هاي سرد خودداري كنيد. خوردن اين غذاها مي‌تواند باعث گرفتگي صدا و به تبع آن اذيت‌شدن مخاطبين و از بين رفتن تمركز شما شود.
در طول صحبت طنين صداي خود را حفظ كنيد و سعي كنيد با پايين و بالا بردن به موقع حجم صدا دقت و توجه مخاطبين را جلب كنيد.
بيش از حد صداي خود را بالا نبريد و نيز بيش از حد به ميكروفون نزديك نشويد. نزديك شدن بيش از حد به ميكروفون باعث بم شدن صدا و آزاردهنده‌شدن آن مي‌شود.
در ميان صحبت‌هايتان از مكث‌هاي هوشمندانه براي استراحت صدا و جلب توجه مخاطبين استفاده كنيد.
از بريده گويي و مِن و مِن كردن و اِ... اِ كردن به‌شدت پرهيز كنيد و در اينگونه موارد از سكوت‌هاي هوشمندانه استفاده كنيد.
- نكاتي كه بايد حين ارائه رعايت كنيد
خونسردي خود را حفظ كنيد و فراموش نكنيد كه مخاطبين انتظار ندارند كاملا بي‌عيب و نقص باشيد و شما به اندازه خودتان زحمت لازم را كشيده‌ايد. هر كدام از مخاطبين هم اگر در جايگاه شما باشند احتمالا عملكرد بهتري نخواهند داشت و دچار اضطراب خواهند شد.
لبخند و گشاده‌رويي را فراموش نكنيد. لبخند مليحي بر لبان شما مي‌تواند باعث احساس صميميت مخاطبين با شما شود.
در طول صحبت سعي كنيد به‌صورت منظم و عميق نفس بكشيد. كاهش تنفس باعث ترشح آدرنالين در خون مي‌شود و افزايش آدرنالين در خون به نوبه‌خود باعث عرق كردن، لرزش دست‌ها و بدن، سرخ‌شدن و احساس ناتواني مي‌شود.
سعي كنيد تا حد ممكن از توضيح بيش از حد و طولاني كردن صحبت‌هايتان بپرهيزيد. ضمنا تلاش كنيد به چارچوب زماني كه براي شما قرار داده شده پايبند بوده و بيش از آن صحبت نكنيد.
اگر مي‌توانيد در طول كلاس يا روي جايگاه يا در بين ميز كنفرانس حركت كنيد و در حال صحبت قدم بزنيد. اين كار علاوه بر اينكه اعتماد به نفس شما را بالا برده و باعث كاهش تنش جسمي و رواني شما مي‌شود در عين حال باعث مي‌شود مخاطبين احساس كنند تسلط خوبي بر مباحث داريد.
چنانچه يكي از مخاطبين سؤالي را مطرح كرد كه جواب آن را نمي‌دانستيد يا تسلط كافي بر موضوع آن نداشتيد، خودتان را نبازيد چون ممكن است بقيه مطلب را هم فراموش كنيد. هيچ اشكالي ندارد كه شما همه چيز را نمي‌دانيدو از آن عبور كنيد.
اگر صدايتان گرفت مضطرب نشويد. عذرخواهي كنيد، از ميكروفون فاصله بگيريد و سرفه كنيد، مقداري آب بنوشيد و سپس به صحبت ادامه دهيد.
در پايان صحبت‌هايتان از توجه مخاطبين و اينكه به صحبت‌هاي شما گوش كردند تشكر كنيد و از زحمات دست اندركاران يا استاد مربوطه قدرداني كنيد.