تا همين سال گذشته ثبت اين هيئت‌ها به شكل حضوري صورت مي‌گرفت اما امسال سامانه‌اي مجازي براي ثبت هيئت‌ها توسط سازمان تبليغات ايجاد شده است. مسئولان هيئت‌هاي تازه و قديمي به راحتي مي‌توانند وارد اين سامانه شده و هيئت‌شان را به‌طور رسمي ثبت كنند. بعد هم مي‌توانند از خدمات مختلفي كه توسط سازمان‌ها و نهادهاي مختلف به هيئت‌هاي رسمي داده مي‌شود بهره‌مند شوند. اگر مي‌خواهيد با چند و چون اين كار بيشتر آشنا شويد اين صفحه را بخوانيد.
- گام اول
نوع هيئت‌تان را مشخص كنيد
يك راست به سايت سامانه تشكل‌هاي ديني سازمان تبليغات اسلامي به نشاني www. tooba.tdm-ido.ir برويد. در اين سامانه 4بخش ثبت‌نام انجمن اسلامي، كانون فرهنگي، هيئت مذهبي و مداح وجود دارد. براي ثبت هيئت مذهبي در گام اول مشخصات كلي هيئت از شما خواسته مي‌شود. بايد مسئول هيئت را معرفي و بعد هم نام هيئت و نوع آن را مشخص كنيد. محدوديت خاصي براي نام هيئت وجود ندارد. انواع هيئت هم شامل هيئت دانش‌آموزي، هيئت دانشجويي و هيئت عادي مي‌شود. نشاني هيئت و نشاني خودتان به‌عنوان متقاضي ثبت هيئت را هم بايد در اين مرحله ثبت كنيد. بلافاصله پس از ثبت اين مرحله، يك كد پيگيري 7رقمي به شما داده مي‌شود كه مي‌توانيد روند كار را از طريق اين كد دنبال كنيد.
- گام دوم
اين گروه تصميم‌گيرنده هيئت
قديم‌ها اينطور بود كه چند نفر ريش‌سفيد و بزرگ‌تر هيئت دور هم جمع مي‌شدند و براي مسائل مختلف تصميم‌گيري مي‌كردند. اين روزها همان جمع چند نفره تبديل به هيأت‌امنا شده است.
شما براي ثبت هيئت‌تان بايد يك هيأت‌امناي حداقل 5نفره تشكيل دهيد.
مشخصات كامل شناسنامه‌اي و نشاني پستي اعضاي هيأت امنا را بايد ثبت كنيد. بخشي هم به بارگذاري تصوير تمام صفحه‌هاي شناسنامه، تصوير پشت و روي كارت ملي، تصوير آخرين مدرك تحصيلي و عكس پرسنلي هر يك از اعضاي هيأت امنا اختصاص دارد.
شما بدون انجام اين بارگذاري به هيچ وجه نمي‌توانيد وارد مرحله بعد شويد.
- گام سوم
اركان هيئت‌تان را معرفي كنيد
هر هيئت مذهبي و عزاداري براي اينكه بتواند با نظم فعاليت داشته باشد و پس از مدت كوتاهي منحل نشود بايد چارچوبي براي خودش درنظر بگيرد. بايد اركان هيئت را كه شامل نيروهاي اجرايي هيئت است مشخص كنيد. خب، حالا از نظر سامانه تشكل‌هاي ديني سازمان تبليغات اسلامي، اركان هيئت چه كساني هستند؟ مسئول هيئت، روحاني هيئت، مربي قرآن هيئت، مداح هيئت و رابط فرهنگي هيئت، جزو اركان به‌حساب مي‌آيند. البته هيئت شما ممكن است مربي قرآن يا رابط فرهنگي نداشته باشد ولي بايد حتما مسئول داشته باشد. در مرحله سوم ثبت هيئت‌هاي مذهبي، شما بايد اين اركان را به سامانه معرفي كنيد و مدارك‌شان را در سايت بارگذاري كنيد. در اين سامانه، وظايف هر يك از اركان هيئت هم مشخص شده است.
- گام چهارم
پاسخ به سؤال‌هايي درباره هيئت
هر هيئت مذهبي داراي مشخصاتي است كه حيطه فعاليتش را مشخص مي‌كند. مثلا ممكن است يك هيئت، زنانه داشته باشد و هيئتي ديگر فقط مردانه. در سامانه، اين تذكر به هيئت‌ها داده شده كه بايد فعاليت‌شان مردمي، غيرحزبي و فقط براي گسترش فرهنگ قرآن و عترت باشد. بعد هم از متقاضيان خواسته شده تا مشخصات جزئي‌تري از هيئت‌شان را ثبت كنند. شما در اين بخش بايد با انتخاب گزينه‌هايي به سؤالاتي مثل اينكه چه اقشاري در هيئت شما حضور مي‌يابند؟ گستردگي جغرافيايي فعاليت هيئت، مثل محلي بودن و... چگونه است؟ نوع استقرار هيئت ثابت است يا متغير؟ محل آن كجاست؟ تعداد مخاطبين چقدر است؟ و... پاسخ دهيد. دقت كنيد كه اين مشخصات درنهايت در مجوز رسمي شما ثبت خواهد شد.
- گام پنجم
فعاليت‌هاي هيئت چگونه است؟
بايد هدف‌هايتان از تشكيل هيئت و همچنين فعاليت‌هايتان مشخص كنيد.
در سامانه به شكل پيش‌فرض، اهدافي كلي براي هيئت‌هاي مذهبي درنظر گرفته شده كه شما مي‌توانيد هدف‌هاي اختصاصي خودتان را به اين اهداف اضافه كنيد. بعد هم بايد مشخص شود كه هيئت شما فقط براي عزاداري است يا اينكه مي‌خواهيد كلاس قرآن، كلاس احكام، برگزاري نمايشگاه، توليد محصولات مذهبي، فعاليت در فضاي مجازي و... داشته باشيد. در ضمن در اين گام بيان مي‌كنيد كه قرار است فقط در محرم و صفر برنامه داشته باشيد يا اينكه در ايام مناسبتي ديگر سال هم مثل ايام فاطميه، ايام دهه فجر و... ويژه‌برنامه‌هايي خواهيد داشت.
- گام ششم
هر كسي چه وظيفه‌اي برعهده دارد؟
شما در مراحل قبل، اركان هيئت‌تان را معرفي كرده بوديد. حتي اين امكان را داشتيد كه اركان جديدي هم براي هيئت‌تان معرفي كنيد كه به‌طور اختصاصي براي هيئت شما باشد.
حالا و در اين مرحله، وقتش رسيده كه وظايف هر يك از اين اركان را مشخص كنيد. باز هم به شكل پيش‌فرض، سامانه وظايفي را مشخص كرده كه بسيار كلي است. اما شما مي‌توانيد جلسه‌اي با حضور هيأت امنا و اركان هيئت تشكيل دهيد و وظايفي جديد را مشخص كنيد. در سايت هم اين امكان فراهم شده كه اين وظايف جديد را به وظايف كلي قبلي اضافه كنيد.
يادتان باشد كه هرچقدر وظايف افراد مشخص‌تر شود، شما هيئت منظم‌تري خواهيد داشت.
- گام هفتم
هزينه‌ها را چه‌كسي تأمين مي‌كند؟
هيئت‌ها بدون پشتوانه مالي نمي‌توانند زياد به حيات خود ادامه دهند. حالا ممكن است اين پشتوانه مالي را خود اعضاي هيئت تأمين كنند يا اينكه مردم محله و كساني كه مخاطبان هيئت شما هستند پاي كار بيايند. بعضي وقت‌ها هم چند خيّر پيدا مي‌شوند و تأمين بسياري از هزينه‌هاي هيئت را برعهده مي‌گيرند.
در اين مرحله كه گام آخر ثبت هيئت شماست، بايد وضعيت مالي هيئت را مشخص كنيد؛ اينكه هيأت‌امنا، مردم و خيّران چقدر كمك كرده‌اند و هيئت‌تان چه امكانات اوليه‌اي داشته و دارد. اين پايان كار است.
سامانه، فرمي به شما مي‌دهد كه مشخصات هيئت‌تان در آن ثبت شده. اين فرم همان مجوز رسمي فعاليت هيئت شماست.
- اولين گام براي اعزام به خدمت
درس‌تان تمام‌شده و تصميم گرفته‌ايد كه راهي خدمت مقدس سربازي شويد. خب نخستين گام اين است كه درخواست اعزام بدهيد. اين درخواست‌ها را دفاتر پليس+10دريافت مي‌كنند. اما قبل از آن لازم است كه شما 2چيز داشته باشيد؛ يكي دفترچه راهنماي اعزام به خدمت و ديگري سريال دفترچه اعزام به خدمت. امكان دانلود رايگان دفترچه در سايت پليس +10به نشاني epolice.ir وجود دارد. در اين دفترچه تمامي قوانين مربوط به سربازي و همچنين معافيت بيان شده است. فرم‌هايي هم در اين دفترچه وجود دارد كه شما بايد از آنها پرينت بگيريد و قبل از رفتن حضوري به دفاتر پليس +10 آنها را پر كنيد. مداركي را هم كه لازم داريد در دفترچه بيان شده است. سريال دفترچه را هم بايد با پرداخت الكترونيك 800تومان دريافت كنيد. در همان سايت پليس +10امكان پرداخت الكترونيك فراهم است. فرم‌ها را به همراه شماره سريال بايد به دفاتر پليس +10ببريد.
- پيدا كردن مدارك شناسايي
كارت ملي يا شناسنامه‌تان را گم‌كرده‌ايد و نمي‌دانيد بايد چه كار كنيد. قبل از اينكه براي دريافت المثني اين مدارك اقدام كنيد مي‌توانيد يك جست‌وجوي ساده براي پيدا كردن مدارك گمشده‌تان انجام دهيد. سازمان ثبت احوال با راه‌اندازي يك سايت اينترنتي امكان پيگيري كارت ملي و شناسنامه مفقود شده را فراهم كرده است. كساني كه مدارك شناسايي آنها مفقود شده مي‌توانند با ورود به سامانه «شناسنامه و كارت ملي پيدا شده» در پورتال ثبت احوال به نشانيsabteahval.ir با وارد كردن شماره ملي، مدارك خود را جست‌وجو كنند. درصورتي كه مدرك مورد نظر پيدا شده باشد، بايد به اداره ثبت‌احوالي كه نشاني آن در سامانه الكترونيكي بيان مي‌شود مراجعه كرده و آن را دريافت كنند.