به اسفند سال قبل فكر مي‌كنيم و يادمان مي‌آيد چه برنامه‌ها داشتيم. قرار بود به همه‌‌چيز خوب و منظم رسيدگي كنيم اما باز هم يك‌سال ديگر گذشت و آن برنامه‌اي كه در ذهن مي‌پرورانديم، آنطور كه توقعش را داشتيم اجرا نشد. چرا چنين اتفاقي مي‌افتد؟ آيا مي‌شود به‌گونه‌اي مديريت و برنامه‌ريزي كرد كه آخر هر سال غبطه زمان از دست رفته را نخوريم؟ چطور برنامه‌ريزي كنيم كه‌ماه آخر با آرامش و نظم سپري شود و چگونه به كارهايي كه لازمه رسيدن نوروز و تعطيلات است رسيدگي كنيم؟ ما در اين فرصت به چند نكته كه شايد در اين روزها به دردتان بخورد اشاره خواهيم كرد.
- هدف، زمان، موفقيت
3نكته در برنامه‌ريزي‌هاي زماني وجود دارد كه سبب اتلاف وقت مي‌شود و لازم است مانع آنها شويم؛
يك: نگاهمان به زمان، روز، هفته و ماه است. ساعت‌ها را فراموش كرده‌ايم.
دو: در برنامه‌ريزي و تقسيم زمان معمولا فردا يا «شنبه» را زمان شروع برنامه درنظر مي‌گيريم. «همين حالا» بهترين زمان براي شروع يك برنامه و انجام كارهاي عقب‌افتاده است.
سه: ساعات روزانه و هفتگي را در قاب زمان نديده‌ايم و از ارزش كيفي آنها خبر نداريم.
- چه كنيم؟
گام اول: تصحيح نگاه به زمان است. اگر به هر ساعت به مثابه يك فرصت تكرار نشدني نگاه كنيم آن وقت مي‌توانيم ساعات معنادارتري را رقم بزنيم.
گام دوم: شناخت خويش است. بايد بدانيد كه در چه ساعاتي از روز انرژي بيشتري داريد و علاقه‌مندتر و توانمندتر هستيد؛ به اين ساعات در زندگي هر كسي «ساعت‌هاي كيفي» گفته مي‌شود. بررسي كنيد كه چه ساعاتي ذهنتان فعال‌تر است و چه زماني نياز بيشتري به استراحت داريد. اين كار باعث مي‌شود كه در ساعات توانمندي و ساعت‌هاي كيفي خود به كارهاي بيهوده نپردازيد.
گام سوم: اولويت‌بندي كارها بر اساس درجه اهميت و فوريت آنهاست. به‌طور كلي ساعات آغازين روز بهترين زمان براي انجام كارهاي دقيق، ظريف و حساس است. پس سعي كنيد تا چشمتان را باز مي‌كنيد به ايميل و واتساپ و اينستاگرامتان پناه نبريد و بي‌آنكه متوجه گذر زمان شويد، بهترين ساعات روز را به سرگرمي‌اي كه در زمان‌هاي مرده هم مي‌توان به آن پرداخت، نگذرانيد. ساعات اوليه بعدازظهر هم بهترين وقت براي انجام كارهاي كوچك است كه بيش از چند دقيقه وقت نمي‌گيرد.
- تمرين كنيد
در اين يك‌ماه فرصت باقيمانده از سال، براي نظم‌دادن بيشتر به امور زندگي‌مي‌توانيد اين تمرين را انجام دهيد تا اصول استفاده از زمان را براي سال جديد ياد بگيريد؛
الف: اول اينكه هر شب قبل از خواب فيلم آن روز زندگي‌تان را در ذهنتان به تصوير بكشيد؛ اين روش عرفا و بزرگان نيز هست. همين امر سبب نظم بيشتر و پالايش روح شما مي‌شود. كارهاي درست، اشتباهات، وقت‌هاي هدر رفته و... همگي قبل از خوابيدن يك دور بررسي مي‌شوند و طبيعتا آدمي كه هر شب به كارهاي روزش فكر مي‌كند به‌خودشناسي بهتري مي‌رسد تا كسي كه آنقدر بي‌نظم زندگي مي‌كند كه نمي‌داند روزهايش چگونه مي‌گذرند. اين تمرين سبب مي‌شود در پايان هر سال از نظر روحي، خودسازي و تزكيه نيز دچار بحران نشويد. مثلا اگر شما هر شب از خودتان حساب بكشيد كه آن روز چه ميزان بندگي خدا را كرده‌ايد و چقدر در خلاف جهت دين عمل كرده‌ايد، زندگي معنوي‌تان سروسامان بهتري خواهد داشت تا اينكه يك روز به‌خود بياييد و با كوهي از گناهان و مشكلات و مصايب روحي و معنوي روبه‌رو شويد و نياز به حلاليت طلبي از تمامي آدم‌هاي زندگي‌تان داشته باشيد، يا بار قرض و امانت و حق‌الناس‌هاي فراواني را روي دوش‌تان احساس كنيد. علاوه بر اين با توجه مجدد و بازگشتن به روزي كه آن را سپري كرده‌ايد و بررسي آن، دست‌تان مي‌آيد چقدر طبق برنامه عمل كرده‌ايد و چه ميزان زمان را هدر داده‌ايد.
ب: بعد از آن مي‌توانيد به كارهاي فردايتان فكر كنيد. در واقع مثل يك بازيگر حرفه‌اي فردايتان را در ذهنتان بازي كنيد، آماده شويد و فكر كنيد كه طبق برنامه‌ريزي از قبل تعيين شده بايد چه كارهايي را انجام دهيد، با چه كساني ملاقات كنيد، چه حرف‌هايي را بزنيد و از چه كارهايي خودداري كنيد.
- نگذاريد برنامه‌اي از بيرون به شما ديكته شود
بعضي از ما سارقان زمان زندگي اطرافيانمان هستيم و البته بعضي‌ها هم همين نقش را در زندگي ما بازي مي‌كنند و با پيشنهاد برنامه‌هاي غيرمترقبه و بدون هماهنگي در زمان‌هاي كيفي، باعث هدر رفتن زمان و به هم ريختن نظم و برنامه ما مي‌شوند. شايد بهتر باشد كه «نه» گفتن را تمرين كنيم و به همه پيشنهادها بله نگوييم.
- مديريت زمان در خانه‌تكاني
و اما مديريت كارهايي كه خاص فرارسيدن نوروز است و از آن جمله خانه تكاني!
- فكر كنيد
فكر كردن، مقدمه و پيش نياز يك برنامه‌ريزي خوب است. آنقدر مهم است كه گفته مي‌شود در مسير انجام يك پروژه 80درصد را به فكر كردن درباره آن بگذرانيد و 20درصد را به اجرا. شك نكنيد كه فكر كردن به جزئيات يك برنامه آنقدر راهگشا‌ست كه 20درصد زمان براي به سرانجام رساندنش كافي است.
- خودتان را غافلگير نكنيد
بايد با برنامه‌ريزي درست و صحيح براي انجام خانه تكاني اقدام كنيد. خانم‌هاي خانه‌دار كه بيشتر زمانشان را در خانه مي‌گذرانند، اغلب اين تصور را دارند كه هر زماني كه اراده كنند مي‌توانند خانه را بتكانند! يك روز صبح بدون هيچ زمينه قبلي و بحث و مشورتي از خواب بيدار مي‌شوند و تصميم مي‌گيرند كل آشپزخانه را بيرون بريزند و بشويند و بسابند و اغلب چون دست تنها مي‌مانند اين پروسه تا چند روز و گاه چند هفته به درازا مي‌كشد.
- دست تنها نمانيد
بعضي از كارها هستند كه زن خانه به تنهايي از عهده آنها برنمي‌آيد؛ جا‌به‌جا كردن وسايل سنگين، پاك كردن سطوح بيروني شيشه‌ها و... . اگر بدون توجه به برنامه زماني ديگر اعضاي خانه دست به خانه‌تكاني بزنيد، يا در مسير تميزكاري در مي‌مانيد و بايد ساعت‌ها منتظر بازگشتن افراد ديگر شويد و يا بايد خودتان به تنهايي دست به‌كار شويد كه اين نيز جز آسيب‌هاي جسمي چيز ديگري در پي نخواهد داشت. پس يك كاغذ برداريد و در برنامه‌تان ذكر كنيد كه چه‌كسي بايد در كدام مرحله به كمك شما بيايد و چه زماني، بعد با آن فرد هماهنگ كنيد تا دست‌تان توي حنا نماند. بعد از نوشتن همه اين نكات مي‌توانيد اولويت‌بندي كنيد كه از كجا شروع كنيد؛ از آشپزخانه يا اتاق بچه‌ها، شستن پرده و فرش‌ها يا... .
- بي وقفه كار نكنيد
شك نكنيد كه بي‌وقفه كار كردن جز خستگي مفرط چيزي در پي نخواهد داشت و از كيفيت كارتان نيز مي‌كاهد. پس زماني را براي استراحت كافي درنظر بگيريد.
- نكته طلايي
و اما نكته طلايي اين است كه شما مي‌توانيد در طول سال و در ديگر ايام تعطيل با يك برنامه‌ريزي اصولي و دقيق اين كارها را گام‌به‌گام انجام دهيد تا در اسفند با كوهي از كارها روبه‌رو نشويد. خانه‌اي كه در طول سال به نظافت آن توجه شده، خانه تكاني زمان‌گير و نفسگيري نياز نخواهد داشت.
- مديريت زمان در خريد
معمولا چند درصد خريدهايي كه قبل از عيد انجام مي‌شود، به‌دليل نياز واقعي افراد است؟ به‌نظر مي‌رسد درصد زيادي نباشد. درست است كه خريدن لباس و وسايل جديد افراد، خاصه بچه‌ها را شاد مي‌كند اما وقت گذراندن چند هفته‌اي در بازار هم چندان خوشايند نيست. يك ليست از وسايلي كه نياز داريد تهيه كنيد و مكان‌هايي كه براي خريد آنها مناسب‌تر است را انتخاب كنيد تا از پرسه‌زدن‌هاي بيهوده در خيابان‌ها و گيرافتادن بي‌جا در ترافيك آخر سال در امان باشيد.
- مديريت زمان در جمع و جور كردن مسائل اقتصادي
اگر در طول سال حساب و كتاب‌تان دقيق باشد، نيازي نيست كه آخر سال زمان زيادي را صرف رسيدگي به مسائل اقتصادي كنيد. يك اپليكيشن حسابداري ساده كه روي اغلب تلفن‌هاي همراه نصب مي‌شود مي‌تواند شما را در اين مسير ياري كند. به جز آن، نوشتن جزء‌به‌جزء درآمد و خرج و سود و سرمايه در طول سال به اين مسئله نيز نظم قابل توجهي مي‌دهد.
- قبل از آنكه فردا بيايد فكر فردا كنيم
ضرب المثل معروف «چو فردا رسد فكر فردا كنيم» را كنار بگذاريد چون اصلا اين ضرب‌المثل درباره تنبلي و از دست دادن فرصت‌ها نيست بلكه اين ضرب‌المثل در شرايطي مصداق دارد كه افراد از بابت رزق و روزي، به توكل به خداوند تشويق مي‌شوند. پس شما براي اينكه زمان‌تان را از دست ندهيد قبل از آنكه فردا فرا برسد به آن فكر كنيد و برايش برنامه داشته باشيد. نظم در امور جاري زندگي سبب نظم گرفتن ذهن و آرامش دروني نيز خواهد شد.