وقتي به‌سادگي، بدون به زبان آوردن كلمات و عزيمت به اتاق‌هاي ديگر بشود كلي آدم را از موضوعي آگاه كرد يا خبري را به همكاران داد، طبيعي است كه اين راه ساده نسبت به راه‌هاي ديگر ارجحيت داشته باشد! هر جا كه پاي فناوري باز مي‌شود، انتظار مي‌رود همه‌‌چيز آسان‌تر و سريع‌تر پيش برود اما بايد مراقب باشيم اين سهولت و سرعت، نه در عبور از خطوط قرمز و شكستن هنجارهاي كاري و همكاري بلكه فقط در انجام كارها و بهبود هماهنگي‌ها باشد.
- سوءتفاهم‌هاي غيرمجازي!
شايد مديران شما فكر كنند جلسات مجازي در گروه‌هاي تلگرامي، با هزينه و زمان كمتري برگزار مي‌شوند و به نتيجه مي‌رسند؛ كه معمولا هم تا مدتي همينطور است! اوايل تشكيل گروه‌هاي مجازي كاري و شركتي، ظاهرا همه‌‌چيز خوب پيش مي‌رود اما هر چه ارتباطات به سمت مجازي‌تر‌شدن مي‌رود، ميزان اثرگذاري، كاهش يافته و سوءبرداشت‌ها افزايش پيدا مي‌كند. ممكن است شدت سوءتفاهم يا دلخوري به آنجا برسد كه فردي گروه را ترك كند و ترجيح بدهد با هركدام از همكارانش مستقيما و رو در رو مكالمه داشته باشد. كسي هم نمي‌تواند كارمند را مجبور به ماندن در گروه كند. فرد مي‌تواند بگويد «براي حفظ حريم شخصي و امنيت تلفن همراهم، از شبكه‌هاي اجتماعي استفاده نمي‌كنم!» و بعيد است به اين دليل، كسي از كار اخراج شود. به هر حال، ما قبل از اينكه كارمند باشيم، انسان هستيم و نياز به روابط انساني و واقعي داريم. قطعا حرف و حس فرد در چند كاراكتر متني خلاصه نمي‌شود و لحن كلام و حالت چهره است كه آن را كامل مي‌كند.
شما مي‌توانيد يك انتقاد تلخ را با لحن دلسوزانه تحويل همكارتان بدهيد و تلخي كلامتان را با مهرباني و دلسوزي تلطيف كنيد تا زياد نرنجد! اما در فضاي چت، لحن دلسوزي و مهرباني شما پيدا نيست بلكه فقط تلخي گزنده انتقاد مورد نظرتان را به جان همكار بي‌پناه مي‌ريزيد! شايد فكر كنيد با چند آيكن و استيكر مي‌توانيد كمبودهاي فضاي مجازي را جبران كنيد اما موضوع جدي‌تر از اين حرف‌هاست و تلاش اين برچسب‌ها، براي انتقال كامل پيام شما، معمولا مذبوحانه و بي‌فايده خواهد بود! يادتان باشد چه در فضاي مجازي و چه در فضاي حقيقي، هنوز و هميشه بخش عظيمي از پيام و كلام آدم‌ها را بايد در جايي غيراز كلماتشان جست‌وجو كرد و اين مفهومِ «ارتباط غيركلامي» است كه در محيط كار اهميتي دوچندان دارد.به هر حال، پيشنهاد مي‌كنيم از «گروه كاري» بهره بگيريد اما در آن گرفتار نشويد؛ كم‌كم از آن عبور كنيد تا به «كارِگروهي» برسيد كه بهره‌وري بيشتري در آن هست!
- قبح‌شكني در چند ثانيه
شايد افراد خجالت بكشند يا حتي جرأت نكنند رودررو حرفي را به همكار خود بگويند و يا پيامي را با او به اشتراك بگذارند اما در فضاي مجازي خود را رها مي‌كنند! و به بهانه حضور همكاران صميمي و وجود جو صميميت، پيام‌هايي را در گروه قرار مي‌دهند كه شايد خجالت بكشند به‌طور خصوصي، براي بعضي از همكارانشان بفرستند. البته اين خطر در تمام محيط‌هايي كه از مصاديق فضاي مجازي هستند وجود دارد، حتي تلفن و پيامك.
هر مطلب غيركاري كه در گروه كاري مي‌فرستيم، مصداق تفريح و سرگرمي است. در بسياري از گروه‌هاي كاري، بسته به علاقه و عقايد افراد، مطالب غيركاري نيز به اشتراك گذاشته مي‌شود. اما بايد توجه كنيم كه گروه همكاران، تفاوت‌هاي زيادي با گروه‌هاي دوستي و خويشاوندي دارد. در گروه همكاران كه معمولا مختلط بوده و روابط جدي‌تر و كم‌عمق‌تري بين افراد حاكم است، مطالبي كه ميزان و نوع شيطنت آنها با جو گروه متناسب نيست، قرار ندهيد. اگر حرمت حضور ديگران را با ارسال مطالب مناسب، نگه داريد، ديگران هم به جو گروه احترام مي‌گذارند و مي‌توانيد در كنار حل، هماهنگي و پيگيري مسائل كاري، از همكارانتان مطالبي ياد بگيريد يا آنها را در دانستن و آموختن بيشتر ياري كنيد.
اگر يكي از همكارانتان، مطلب نامناسب يا بي‌ربطي در گروه كاري فرستاد، بهتر است اجازه بدهيد مدير گروه در پيام شخصي تذكر لازم را به او بدهد. اصلا گاهي خودتان را به نديدن بزنيد و وانمود كنيد در جريان نيستيد يا متوجه نشده‌ايد؛ بهتر از اين است كه اصطلاحا روي ديگران به رويتان باز بشود!
البته در بعضي از گروه‌هاي كاري، مدير، ارسال مطالب و پيام‌هاي غيركاري را ممنوع اعلام مي‌كند كه در اين صورت فقط بايد به قانون گروه احترام گذاشت و محيط كاري گروه را حفظ كرد؛ حتي اگر به‌نظر شما زيادي خشك و رسمي باشد.
- راهي براي بازگشت
تا چند وقت پيش، اگر پيام اشتباه يا نامناسبي در گروه تلگرام منتشر مي‌كرديد، هيچ راه برگشتي نداشتيد و تمام اعضاي گروه، هروقت مي‌خواستند، مي‌توانستند آن را بخوانند و اين موضوع، دردسرهاي زيادي را براي اعضا ايجاد مي‌كرد و گاهي افراد به‌خاطر يك غلط املايي ناخواسته، كلي خجالت مي‌كشيدند و شرمنده مي‌شدند اما در نسخه‌هاي اخير تلگرام، امكان ارتقاي گروه به «سوپرگروه» فراهم شده كه ويژگي‌هاي خوشايندي خصوصا به مديران گروه ارائه مي‌كند.
در سوپرگروه، مدير مي‌تواند افراد ديگري را نيز به‌عنوان مدير (و با اختيارات مشابه) انتخاب كند تا در زمان غيبت، حواس‌شان به گروه و پيام‌هاي آن باشد و خللي در كار مديريت گروه پيش نيايد. مهم‌ترين ويژگي سوپرگروه اين است كه فرستنده پيام مي‌تواند پيام خود را ويرايش يا حذف كند و مدير هم امكان حذف پيام اعضاي گروه را دارد. البته اين مزايا فقط شامل پيام‌هايي مي‌شود كه بعد از ارتقاي گروه به سوپرگروه، ارسال مي‌شوند و پيام‌هاي قبلي، قابليت ويرايش يا حذف ندارند.
بنابراين توصيه مي‌كنيم همين الان گروه‌هاي تلگرامي خود را به «سوپرگروه» ارتقا دهيد يا از مديران گروه‌ها بخواهيد اين لطف را در حق خودشان و اعضاي گروه‌شان بكنند تا درصورت نياز بتوانيد از مزاياي آن بهره‌مند شويد چرا كه نداشتن گروه صدهزار بار بهتر از نداشتن راه پس و پيش است! همه پل‌هاي پشت سرتان را خراب نكنيد؛ عاقلانه است كه حداقل يك راه بازگشت براي خودتان نگه داريد؛ پس بشتابيد به سوي سوپرگروه.
- هر كسي كار خودش!!
در گروه كاري‌تان زيادي روشنفكربازي درنياوريد. ساختار ذهني و بافت فكري آدم‌ها با هم فرق دارد. به عقايد و احساسات ديگران احترام بگذاريد. درست است كه در آن لحظه، در گروه مجازي، همديگر را نمي‌بينيد اما ارتباط شما با اعضاي گروه به فضاي مجازي خلاصه نمي‌شود و سرانجام، دير يا زود با هم روبه‌رو مي‌شويد. مطلبي را بنويسيد و منتشر كنيد كه بعدا باعث خجالت يا شرمندگي‌تان و يا ناراحتي همكارانتان نشود.