به این ترتیب همه ما واقعا نیاز داریم که حداکثر استفاده را از وقت و زمان ببریم و به تحقق رسیدن این امر به این موضوع بستگی و نیاز دارد که هر یک از ما درک و فهم خوب و درستی درباره مدیریت زمان منحصر به خودمان در رابطه با حل مشکلات و چالش‌ها داشته باشیم. برای به حقیقت پیوستن این امر، 12نکته‌ای را که در زیر در رابطه با مدیریت زمان و نکاتی در مورد شایستگی انجام این مهارت بیان شده است، دقیقا به خاطر بسپارید و از خودتان بپرسید که کدام یک از این نکات را به خوبی مورد استفاده قرار داده‌اید:
تجزیه و تحلیل: با استفاده از تجزیه و تحلیل کارها و زمانی که در اختیار دارید، می‌توانید از هدر رفتن وقت‌تان جلوگیری و تمام تمرکز و تلاش‌تان را روی این مورد مهم متمرکز کنید تا هر چه بیشتر بتوانید از وقت‌تان استفاده برده و تا جایی که امکان دارد از هدررفتن آن جلوگیری به‌عمل آورید.
طرز رفتار و نگرش: آیا شما احساس می‌کنید که می‌توانید وقت خود را کنترل کنید یا احساس می‌کنید که یک قربانی یا طعمه هستید که هیچگاه نمی‌توانید از وقت خود به درستی استفاده کنید؟ شما نیاز دارید تا درک کنید که خواستار تقویت و شارژ زمان خود هستیدتا با برنامه‌ریزی به انجام تمام کارهایتان برسید و تمام کارهایتان را در زمان تعیین شده آن به انجام برسانید.
تفویض یا واگذاری کارها: نیازی نیست شما مدیری باشید که انجام کارهایتان را به یک نماینده یا وکیل واگذار کنید. شما نیاز دارید آنچه را که می‌توانید تفویض کنید، مشخص کرده و همچنین شخصی که می‌تواند کارهای واگذار شده شما را انجام دهد، تعیین کرده و بهترین پیشنهاد یا درخواست خود را با آن شخص مورد نظر در میان بگذارید.
اهداف: آیا شما به درستی و دقیقا می‌دانید که مهم‌ترین اهداف شما در دراز‌مدت چیست؟ اهداف حقیقتا مهم‌تان را مشخص کرده، سپس خود را متعهد کنید تا بر اساس اهداف مهم تعیین شده، یک برنامه دقیق بنویسید.
وقفه و گسیختگی: آیا روز شما با وقفه‌های دائمی و همیشگی پر شده است؟ بیاموزید که از به وجود آمدن اینگونه وقفه‌ها جلوگیری کنید و اوضاع را به کنترل خود درآورید و قدرت و توانایی انجام دادن و به پایان رساندن آنچه واقعا با اهمیت است را به دست آورید.
ملاقات‌ها: آیا ملاقات‌های شما به خوبی و سریع انجام می‌شود؟ آیا ملاقات‌هایتان با یک موضوع مشخص شروع شده و زمان مشخصی به آنها اختصاص می‌دهید؟ اگر اینگونه نیست، مطمئن شوید که هر یک از افرادی که در جلسات درک کردند که چرا مدیریت زمان ملاقات‌ها و جلسات با اهمیت است و شکل و ساختار ملاقات‌هایتان به گونه‌ای متفاوت بود، سعی کنید با همان دسته از افراد که درک و فهم درستی از زمان دارند، ملاقات داشته باشید.
برنامه‌ریزی: آیا می‌دانید که تهیه کردن یک برنامه در هر هفته می‌تواند به شما کمک کند تا تمرکزتان روی مهم‌ترین کارهایتان متمرکز بماند؟ اینکه کارهای روزمره‌تان را بر اساس فهرست نگاشته شده انجام دهید؟ برای به انجام رساندن کارهایتان به این روش‌ها باید مهم‌ترین کارهایتان را ابتدای لیست خود قرار دهید.
اولویت و تقدم: آیا شما می‌توانید تفاوت بین آنچه حقیقتا انجام آن مهم است را از بین کارهای فوری و ضروری زیادی که در لیست شما قرار دارد، تشخیص دهید؟ آنچه به واقع با اهمیت است را شناسایی کرده و مشخص کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که فقط کارهای فوری و ضروری را تعیین نکنید، بلکه کارها ی مهم را نیز مدنظر قرار داده و سپس اطمینان حاصل کنید که آن کارها در برنامه هفتگی شما قرار دارد.
به تعویق انداختن یا طفره رفتن: زمانی که شما حقیقتا با خودتان صادق و روراست هستید، آیا می‌توانید طفره رفتن از انجام کارها و به تعویق انداختن آنها را در کارهایتان راه دهید؟ باید پله به پله و مرحله به مرحله از این به تعویق انداختن کارها دوری گزینید و هر کاری را در زمان مشخص آن به انجام برسانید.
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی: آیا شما تمام وقت‌تان در طول یک روز را برای کارهای مهم یا برنامه‌های روزمره تقسیم‌بندی و زمان‌بندی می‌کنید؟ انجام این کار می‌تواند در کوتاه‌مدت یا بلند‌مدت عملی شود اما این به شما اجازه و امکان می‌دهد که کارهایتان را به نتیجه برسانید.
زمان گروهی: آیا شما از این موضوع آگاهی دارید که نیازمند نگهداری و حفظ زمان بقیه افراد گروه‌تان هستید؟ اگر این اتفاق نمی‌افتد، خود شما پیشقدم شوید و با دیگر اعضای گروه در مورد بهترین راه برای کاهش وقفه‌ها و از هم گسیختگی‌ها و همچنین کاهش سدها و موانع صحبت کنید و با انجام این کار می‌توانید به ثمربخشی و سودمندی گروهی دست پیدا کنید.
نوشتن مکالمات و ارتباط‌ها: آیا شما فکر می‌کنید که می‌توانید اسناد و مدارک کاری و نامه‌های الکترونیکی را پنهان و مخفی سازید؟ بدانید که همه چیزها از ارتباط به وجود می‌آید و شما می‌توانید با نوشتن مکالماتی که قرار است با دیگران داشته باشید، در وقت‌تان صرفه‌جویی کنید.
Articlebase.com