به گزارش شارا، مستندسازی در روابط عمومی یکی از اقداماتی است که به نظر ساده و پیش و پا افتاده می نمایاند ولی دارای پیچیدگی، ظرافت کاری بوده و از اهمیت به سزایی برخوردار می باشد که متاسفانه این اقدام مهم در کمتر روابط عمومی مورد توجه جدی واقع می شود.
یکی از کارکردهای مهم مستندسازی در روابط عمومی، فراهم شدن مجموعه اطلاعات دسته بندی شده در فضای واقعی و مجازی است که در قالب فایل های چند رسانه ای اعم از مکتوت - تصاویر و عکس- طرح ونمودارها - فیلم و... در خصوص کارنامه عملکردی یک سازمان یا واحد روابط عمومی تهیه و تدوین می گردد که بر اساس این مجموعه مجلد در دو فضای متنی و دیجیتالی جدای از جنبه آرشیوی و ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته، مبنای بسیاری از برنامه ریزی ها و پژوهش‌ها می‌تواند در سازمان و روابط عمومی واقع شود،
به بیانی دیگر، با مستندسازی اصولی و حرفه ای، اقدامات سازمان و روابط عمومی به شکلی زیبا و اصولی ماندگارشده و می توان گنجینه ای در اختیار داشت که بر اساس آن در مقاطع زمانی مختلف و به اتکا به این مستندات ارزیابی درست و مستندی از برنامه، عملکرد و اقدامات سازمان و روابط عمومی را به عمل آورد و با سند و مدرک اذعان داشت که یک سازمان و روابط عمومی در مقطع زمانی خاص در چه مسیر و با چه کمیت و کیفی حرکت کرده است.
همچنین یکی دیگر از کاربردهای مستندسازی در سازمان و روابط عمومی آمادگی همیشگی برای حضور عملکردی سازمان و روابط عمومی درانواع جشنواره ها و رقابت های مختلف علمی وئاجرایی است که در حوزه سازمان و یا در سطح روابط عمومی ها برگزار می شود.
مستندسازی در روابط عمومی به ما می گوید که از کجا شروع کرده ایم، چه مسیری را طی کرده و هم اکنون درکجا ایستاده ایم. لذا انتخاب یکی از دروس کارگاه آموزشی انجمن متخصصان روابط عمومی در حاشیه دهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی نیز بر اساس این ضرورت و اهمیت بوده است که امیداست با برگزاری این کارگاه آموزشی علاقمندان به این مبحث بتوانند با روش ها و اصول صحیح و حرفه ای مستند کردن فعالیت های سازمان و یا روابط عمومی در شاخه های مختلف فعالیتی آشنا شده و از این فن و تخصص برای مستند کردن اقدامات و دستاوردها غافل نشوند.
* عضو هیئت مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی