در موارد خاص هم برای ثبت یک سند به مراجع تقلید مراجعه می‌کردند. در میان کسانی که در تهران مورد رجوع بودند نام مرحوم آشیخ هادی نجم‌آبادی دیده می‌شود. بعدها می‌بینیم که شیخ فضل‌الله‌نوری، آسید عبدالله بهبهانی، آسید محمد طباطبایی نیز از افراد مورد وثوق مردم هنگام ثبت سند بوده‌اند. در تهران امور حسبیه شامل تولد، مرگ، طلاق و ازدواج را ثبت می‌کردند ولی ثبت ازدواج بیشتر اهمیت داشت. ثبت طلاق اگر متضمن بار مالی بود و باید ملکی جابه‌جا می‌شد یا چیزی داده می‌شد نزد اهل ثقه انجام می‌شد.»
او درباره افراد مورد اطمینان یا ثقه در شمیران از آشیخ رستم‌آبادی و آشیخ حسن رحمتی اوینی نام می‌برد و می‌گوید: «افراد ثقه در شمیران فراوان بوده‌اند که یکی دیگر از آنها آقای ذاکری در تجریش است. او چه آن زمان که دفاتر ثبت به‌صورت دولتی راه‌اندازی نشده بود و چه بعدها که در تجریش محضردار شد مورد رجوع اهالی شمیران بود. معتمدان، معمرین، کهنسالان و ریش‌سفیدان عموماً ویژگی‌های ثقه بود. این افراد به حدی مورد اطمینان بودند که اگر سندی گم می‌شد سخن آنها میان طرفین دعوا فصل الخطاب به شمار می‌آمد.»
- پایبندی به مذهب در قید متن اسناد
با نگاهی به برگه‌های سند ازدواج یا سند مالکیت زمین به کلماتی بر می‌خوریم که هرکلمه توصیفی از طرفین معامله را دربردارد و حاوی بار معنایی مذهبی است. اعرابی نوشتن این کلمات و عبارات در مقدمه هر سند را حاکی از قداست بخشیدن به سند می‌داند و می‌گوید: «بیشتر مردم افراد معتقد و متدینی بودند و با نوشتن این کلمات پایبندی خود را به عهدی که بسته‌اند محکم‌تر می‌کردند. اگر سند ازدواج یا معامله یا هر تعهد دیگری را می‌خواستند ثبت کنند، نوشتن این کلمات در کنار تعهدنامه به آن سند قوام و دوام متفاوتی می‌بخشید. اگر به این اسناد نگاه کنید نظیر این عبارات زیاد به چشم می‌خورد: قرض از تحریر این کلمات شرعیه آن است که حضور به هم رساندند در محضر شرع مطاع لازم الاطباع عالی‌شان و سعادت نشان... و بعد از این عبارات توصیفی نام فرد مورد وثوق را می‌نوشتند. علاوه بر این از یکسری کلمات استفاده می‌کردند که ناظر بر توصیف شخصیت طرفین عقد بود. نوشتن اسم و رسم طرفین معامله یا بیع حتماً دقیق و موجز بیان می‌شد.»
- اهمیت آب نزد باغداران و کشاورزان شمیران
هنگام نوشتن سند، آنچه مورد معامله قرار گرفته بود باید به‌طور دقیق و با جزئیات نوشته می‌شد؛ زمین، دکان، باغ، باغچه، توتستان، زمین مزروعی و هر آنچه که مورد معامله قرار می‌گرفت. استفاده از قید شمال و جنوب مرسوم نبود اما حدود اربعه آن ملک کاملاً مشخص می‌شد. حدود اربعه نزد طرفین معامله کاملاً شناخته شده بود و هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید که حدود آن را نمی‌شناختم. برای مشخص شدن این حدود، می‌نوشتند محدود است به شارع، به ملک فلان فرد یا به باغ فلان شخص. آنچه در میان اسناد شمیرانی‌ها زیاد به چشم می‌خورد اسنادی است که به نهرها شمیران مربوط است و از آن با عبارت «مجاری المیاه» نام برده می‌شود. مهدی اعرابی توضیح می‌دهد که شمیرانی‌ها اغلب باغدار و کشاورز بودند و به همین دلیل آب نزد آنها اهمیت داشت. : «بر این باور بودند که آب مهریه حضرت فاطمه(س) تلقی می‌شود و به همین دلیل هیچ‌گاه آب نهر مورد معامله قرار نمی‌گرفت اما مجاری المیاه یا نهر و جایی که آب در آن جاری بود را به‌عنوان حق مجرا به فروش می‌رساندند و مالکیت مشخصی داشت.
در سند باغ یا ملک حتماً قید می‌شد که مالک چقدر حق استفاده از آن مجرا را دارد. در گردش ۷، در گردش ۵، در گردش ۹، در گردش ماه عباراتی بود که مشخص می‌کرد مالک ۷ روز یا ۵ روز یک بار... می‌تواند از آب نهر استفاده کند. چون به هر حال باغ‌ها و خانه‌ها به آب احتیاج داشتند و آب متعلق به همه اهل ده یا آن منطقه بود. برای اینکه حق کسی ضایع نشود افرادی که به آنها میراب گفته می‌شد بر تقسیم آب یا به اصطلاح امروزی بر مدیریت آب نظارت داشتند. میراب‌ها که نام آنها در میان اهالی شمیران شناخته شده است افرادی مورد اطمینان بودند که نظارت بر تقسیم آب و رعایت نوبت در محله‌های قدیم شمیران را برعهده داشتند. «در شمیران باغ‌های زیادی وقف شده‌اند اما به گفته اعرابی باغ‌های موقوفی بسیار زیادی در معرض نابودی قرارگرفته و با روش‌های رذیلانه به ملک طلق تبدیل شده‌اند و بعد از یکی دو دست معامله، ملک از حالت وقف بیرون آمد. اگرچه اداره اوقاف نظارت بسیاری کرده اما متأسفانه به دلیل گم شدن سند وقفی یا آگاه نبودن ورثه این باغ‌ها رو به نابودی رفت.»
میرآب‌ها که نام آنها در میان اهالی شمیران شناخته شده است افرادی مورد اطمینان بودند که نظارت بر تقسیم آب و رعایت نوبت در محله‌های قدیم شمیران را برعهده داشتند
سندهای ازدواج، هویت فرد به شمار می‌رفت و طرفین در نگهداری آن کوشا بودند. معمولاً سند ازدواج نزد پدر عروس نگهداری می‌شد. محل نگهداری این اسناد در امن‌ترین نقطه خانه بود
- سند ازدواج سند هویت به شمار می‌رفت
سندهای ازدواج، هویت فرد به شمار می‌رفت و طرفین در نگهداری آن کوشا بودند. معمولاً سند ازدواج نزد پدر عروس نگهداری می‌شد. محل نگهداری این اسناد در امن‌ترین نقطه خانه بود. اعرابی با نشان دادن سند ازدواج یک دختر اوینی و یک پسر لواسانی توضیح می‌دهد: «تاریخ این سند مربوط به سال 1319 هجری قمری است که در آن داماد با این عبارات توصیف شده است: عقد مناکحه دائمه شرعیه و مزاوجه ملیه اسلامیه واقع گردید فی ما بین عالیقدر شاب الرشید العاقل علی احمد خلف صدق عالی‌شان خیر الزائران کربلا محمدحسن لواسانی ساکن قریه تیمورآباد» در وصف عروس نیز آمده است: «اولیا مخدره عاقله بالغه رشیده باکره سیده زبیده خانم صبیه سلاله‌السادات آسید محمد اوینی» به صداق المعین و مهر المعین مبلغ 20 تومان مهریه که تماماً بر ذمه زوج باقی و ثابت است که عندالاستطعاعه بدهد. به انضمام 2 دانگ و نیم مشاع از ملک مزروعی واقع در قریه سبو بزرگ لواسان. به کار بردن این کلمات بیانگر این بود که طرفین عاقل و بالغ و با صحت و سلامت عقل ازدواج کرده‌اند. کلمه دیگر که دیده می‌شود عبارت عندالاستطاعه است که قید شده داماد هر زمان که توان داشت مهریه را به عروس بپردازد.»
- ثبت سند با خط نستعلیق
یکی از ویژگی‌های اسناد قدیمی رسم الخطی است که در همه نسخه‌ها دیده می‌شود. اسناد با استفاده از قلم و مرکب و با خطی خوش نوشته شده است. اعرابی می‌گوید: «کتابت اسناد موقوفه، بیع نامه‌ها، اسناد ازدواج، باغ، خانه، زمین‌های زراعی و حتی اسناد شبکه نهرها در زندگی گذشتگان به‌صورت حرفه و شغل بود. در زمانی که از ماشین تحریر خبری نبود، معمولاً کاتبان خوش خطی را برای نوشتن استخدام می‌کردند. آنها این مهارت را نزد استادان خود فراگرفته بودند. در برخی خانه‌های اهالی قدیمی شمیران قرآن‌هایی دستنویس وجود دارد که بسیار قدیمی هستند. آنها که توان مالی داشتند کاتبانی را استخدام می‌کردند و گاهی از شهرهای دیگر مانند شهر قزوین که مهد خطاطی بود. در قبال پرداخت حقوق و تأمین جای خواب و خوراک و تأمین کاغذ، کاتب با استفاده از مرکبی که درست می‌کرد و قلمی که خودش تراشیده بود، نگارش متن و تذهیب حاشیه قرآن را انجام می‌داد. این کار ممکن بود یک سال طول بکشد. گاهی چند نسخه تهیه می‌کردند و به همین دلیل ابتدای هر جلد می‌نوشتند نسختان و توضیح می‌دادند که 2 یا چند جلد از این قرآن نگارش و تذهیب شده است. خط خوش و استفاده از قلم و دواتی که ساخته دست بود یکی از علت‌های ماندگاری اسناد و قرآن‌های نفیس است.»