شاید تاریخچه اولین ایمیل فرستاده شده در اینترنت به سال 1971 برگردد. وقتی که فردی به نام «روی تاملینسون» (Roy Tomlinson) روشی برای فرستادن پیام از طریق اینترنت و تنها یک کامپیوتر پیدا کرد. او با استفاده از @ نام گیرنده ایمیل را مشخص می‌کرد.
اساساً ایمیل چیزی جز یک متن ساده نیست. گرچه سرویس‌های جدید امکان اضافه کردن پیوست(Attachment)های مختلف از عکس و فایل را می‌دهد ولی همچنان این نوشته‌ها هستند که ایمیل را تشکیل می‌دهند.
به ایمیل‌هایی که امروز دریافت کرده‌اید نگاهی بیندازید. حتماً نام سرویس دهنده‌های مختلف ایمیل را در انتهای نام فرستنده‌ها می‌بینید. این نام چه یاهو باشد و چه هاتمیل و ای.او.ال، همگی چهار کار مشابه را انجام می‌دهند.
قسمتی از ایمیل‌های دریافتی را با موضوع ایمیل و نام فرستنده به شما نشان می‌دهد. به شما اجازه خواندن ایمیل ها را می‌دهد. اگر قصد فرستادن ایمیلی را دارید به شما اجازه انتخاب موضوع و نوشتن متن را می‌دهد و همچنین می‌توانید عکس و یا فایل دیگری را به ایمیل خود اضافه کنید.
برنامه‌هایی وجود دارند که بعضی کامپیوترها را به سرور تبدیل می‌کند. سرور‌های وب، سرور‌های FTP و سرور‌های ایمیل تعدادی از پر کاربردترین سرورها هستند. این برنامه‌ها روی این کامپیوترها فعال هستند و به کامپیوتر‌هایی که به آنها متصل می‌شوتد سرویس می‌دهند.
ساده‌ترین نوع ایمیل‌ها به این صورت فعالییت می‌کنند که برای هر فردی یک آدرس ایمیل مشخص می‌کند. برای مثال name1@mail1.com یا name2@mail2.com و برای هر کدام یک فایل متن ایجاد می‌کند. برای مثال name1.txt یا name2.txt
حال اگر کسی بخواهد به این آدرس‌ها ایمیلی بزند باید ایمیل گیرنده را مشخص کند. وقتی روی ارسال کلیک می‌کند، سرور ایمیل آن شخص به سرور ایمیل یکی از این آدرس‌ها متصل می‌شود. سرور نیز متن ایمیل و موضوع و نام فرستنده را به صورت یک متن به فایل متن name1.txt یا name2.txt اضافه می‌کند. وقتی به سرور ایمیل خود متصل می‌شوید، این فایل متن برای شما فرستاده می‌شود و آن را به صورت لیستی از ایمیل‌ها و متن آنها می‌بینید.
همان طور که دیدید این ساده‌ترین نوع کارکرد یک سرور ایمیل است. حال باید به یک مثال واقعی‌تر نگاه کنیم.
سرور‌های ایمیل از پروتکل‌های SMTP/Simple Mail Transfer Protocol و POP3 یا IMAP استفاده می‌کنند.
برای مثال می‌خواهیم ایمیلی از آدرس name1@mail1.com به آدرس name2@mail2.com بفرستیم.
فرض کنید برای اتصال به سرور ایمیل از مرورگر (IE (Internet Explorer استفاده می‌کنیم.
• مرورگر به سرور SMTP ؛ name1@mail1.com متصل می‌شود و آدرس فرستنده و گیرنده و متن ایمیل را اعلام می‌کند.
• SMTP آدرس گیرنده را به دو قسمت نام (name2) و دامنه (mail2) تقسیم می‌کند. اگر دامنه گیرنده مشابه دامنه فرستنده باشد،SMTP ایمیل را به سرور POP3 می‌دهد - که در مثال ما این طور نیست - و SMTP باید با سرور دامنه دیگر ارتباط برقرار کند.
• SMPT به سرور DNS: Domain Name Server متصل می‌شود. DNS قسمتی از اینترنت است که دربرگیرنده بانک اطلاعاتی از نام دامنه‌ها و آدرس IP آنهاست. برای تبدیل نام دامنه به آدرس IP آنها به DNS نیاز داریم. به این ترتیب SMTP آدرس IP سرور mail2.com را دریافت می‌کند.
• SMTP آدرس name1@mail1.com، را به SMTP آدرس name2@mail2.com می‌دهد. SMTP وقتی متوجه می‌شود ایمیل مربوط به دامنه خود است آن را به سرور POP3 می‌دهد.
اگر در این میان سرور SMTP با مشکلی مواجه شود، ایمیل فرستاده شده به لیست انتظاری اضافه می‌شود. معمولاً SMTPها از برنامه‌ای به نام Sendmail استفاده می‌کنند.
به همین دلیل لیست انتظار SendmailQueue نام دارد. این برنامه مرنباً ایمیل را برای سرور می‌فرستد. اگر بعد از مدت معینی ایمیل به مقصد نرسد شما را از نرسیدن ایمیل مطلع می‌سازد و آن را از لیست انتظار خارج می‌کند.
در این بین سرور POP3 وظیفه دریافت ایمیل‌ها را دارد و در نگاهی ساده به کار نوعی از این سرورها، ایمیل دریافتی به فایل متنی که POP3 برای شما ایجاد کرده اضافه می‌شود. برای مشاهده ایمیل‌ها تنها کافی است که فایل مخصوص خود را از POP3 دریافت کنید.
ولی کار POP3 در مقایسه با آن چیزی که همه از یک سرورس ایمیل انتظار دارند، کمی متفاوت است. وقتی از POP3 استفاده می‌کنید، هربار که ایمیلی را باز می‌کنید، این ایمیل از فایل متن مخصوص شما حذف می‌شود. تفاوت بین POP3 و IMAP در همین است.
وقتی از IMAP در خواست مشاهده ایمیل‌های خود را می‌کنید، فایل‌ها مستقیماً از روی بانک اطلاعاتی سرور به شما نشان داده می‌شود. ولی POP3 هر بار که به آن متصل می‌شوید تمام ایمیل‌های شما را به صورت یک فایل به کامپیوترتان می‌فرستد و اطلاعات فایل را پاک می‌کند و امکان چک کردن ایمیل‌های خود از چند کامپیوتر متفاوت را به شما نمی‌دهد. با IMAP این مشکل کاملاً حل شده است.
با استفاده از نرم افزارهای ایمیل مثل Microsoft Outlook می‌توانید از قابلیت POP3 هم استفاده کنید. هربار که به اینترنت متصل می‌شوید این برنامه‌ها تمام اطلاعات ایمیل شما را روی کامپیوترتان می‌ریزد.
به این ترتیب وقتی که به اینترنت متصل نیستید می‌توانید ایمیل‌هایی را که آخرین بار از سرور دریافت کرده‌اید را بخوانید و یا حتی ایمیلی بنویسید و بار دیگر که به اینترنت متصل می‌شوید آن را ارسال کنید.
شما می‌توانید فایل‌هایی را به ایمیل خود الصاق کنید. می‌توانید آنها را از ایمیل‌های دریافتی روی کامپیوتر خود بریزید.
ولی اگر ایمیل‌ها به صورتی که شرح دادیم؛ یعنی ذخیره ایمیل‌ها به صورت یک فایل متن؛ کار کند، برای ارسال فایل به همراه ایمیل به مشکل برمی‌خوریم.
به همین دلیل در اولین سال‌های کار ایمیل‌ها برنامه‌ای به نام uuencode وجود داشت که اطلاعات فایل‌ها را به صورت باینری (رقمی) در می‌آورد و شما هر بار که فایلی همراه ایمیل خود دریافت می‌کردید مجبور به دادن این کدها به uuencode می‌شدید.
در حال حاضر اساس کلی ارسال فایل همراه ایمیل به همین ترتیب است. ولی این کدسازی و کد خوانی به صورت اتوماتیک توسط سرور ایمیل انجام می‌شود و شما فقط فایل را اضافه و گیرنده آن را به همان شکل فایل اصلی دریافت می‌کند.
به گزارش پروژه‌‌ای به نام American Life نود ویک درصد استفاده کننده‌های اینترنت در مارس سال 2007 برای دسترسی به ایمیل خود از اینترنت استفاده کرده‌اند.
این گزارش همچنین می‌گوید که ۵۶ درصد استفاده کننده‌ها از سرویس ایمیل، این کار را به عنوان یک فعالیت روزمره انجام داده‌اند
