فلسفه وجودی اغلب این صندوق‌ها، قوی‌تر شدن پیوندهای فامیلی یا دوستی است و فراهم‌کردن موقعیتی که هم خود و هم دیگران از آن نفع ببرند. این صندوق‌ها این امکان را فراهم می‌کنند که افراد فامیل(دوست) بیشتر از حال هم مطلع باشند و درصورت بروز اتفاقی، بتوانند به هم کمک کنند. در ابتدای کار فقط کافی است تعدادی افراد قابل اعتماد و نزدیکان را جمع کنید و موضوع را با آنها مطرح کرده، بسته پیشنهادیتان را ارائه کنید. موضوعاتی که برای شروع باید به آن بپردازید، تعیین میزان حق عضویت، تعیین مسئول صندوق و تعیین چگونگی برگزاری جلسات ماهانه و چگونگی پرداخت وام است.
افتتاح
اعضای صندوق خانوادگی ترجیحا باید ارتباط سببی یا نسبی یا دوستی چندین ساله با هم داشته باشند. با وجود این، باز هم خوب است برای انتخاب اعضا قواعد و قوانینی وضع شود. به این ترتیب صرفا ابراز تمایل فرد، برای ورود به صندوق کافی نیست و باید چند خان را بگذراند تا به عضویت پذیرفته شود. این چند خان بسته به انطباق‌پذیری افراد صندوق قابل تغییر یا حتی حذف است اما یادتان باشد ورود یک عضو ناهمخوان با اعضا میتواند منجر به از هم پاشیدگی صندوق شود. با این حال نمی‌شود درهای ارتباط را روی صندوق بست. زیادشدن اعضای صندوق در حد معقول و منطقی و قابل مدیریت، به نفع صندوق هم هست چون هم با بالارفتن سن، نیاز به ارتباط و یافتن دوستانی تازه افزایش پیدا می‌کند و هم هر عضو با خود سرمایه‌ای به همراه دارد. پس برای اینکه نه سیخ بسوزد نه کباب، فقط به افرادی از فامیل (یا در صندوق‌های دوستانه، دوست) پیشنهاد عضویت بدهید که هم خودتان او را بشناسید هم بدانید دیگران با او مشکلی نخواهند داشت و به‌اصطلاح، گروه خونی‌اش با جمع می‌خواند.
دریافت
اگر صندوق به‌صورت هیأت مدیره اداره می‌شود، خوب است لااقل یکی از اعضای هیأت مدیره، آشنایی مختصری با اینترنت و کامپیوتر داشته باشد تا پیگیری دریافت‌ها و پرداخت‌ها ساده‌تر انجام شود اما حتی اگر چنین امکانی وجود نداشته باشد لازم است از اعضا بخواهید که از یک شماره حساب ثابت مبلغ قسط یا پس‌انداز ماهانه‌شان را به شماره حسابی که صرفا برای صندوق افتتاح شده است واریز کنند یا اینکه رسید پرداختشان را به مسئول صندوق تحویل دهند که البته کار راحتی نیست. برای راحتی کار، مسئول صندوق میتواند سیستم دریافت پیامک حساب کاربری‌اش (در واقع حساب صندوق) را فعال کند تا با هر بار واریز، اطلاعات پرداخت برای او پیامک شود. به این ترتیب فرد مسئول یا صندوق دار این امکان را دارد تا شماره حساب پرداختی را در فایل حساب و کتابش چک کرده و ثبت کند. اگر حال و حوصله هیچ کدام از این روش‌ها را ندارید، می‌توانید به روشی کاملا سنتی وارد عمل شوید. هر‌ماه جلسه تشکیل دهید و از اعضا حق عضویتشان را نقدا دریافت کنید. این روش تا زمانی ممکن است که تعداد اعضا محدود باشد. ضمنا باید از افراد خواست درصورتی که توان پرداخت در مدت زمان تعیین‌شده را ندارند، مسئول صندوق را در جریان قرار دهند. برای پرداخت‌ها هم مدت زمان مشخص و محدودی را تعیین کنید. مثلا از اول تا دهم هر‌ماه، افراد موظف به پرداخت باشند. به این ترتیب می‌توانید بعد از اتمام این مدت زمان، تراکنش مالی حساب را به‌صورت اینترنتی یا دستی از بانک دریافت کنید. با توجه به اینکه شماره حساب افراد را دارید آنها را مطابقت داده و در پرونده‌ای که از حساب و کتاب افراد ساخته‌اید وارد کنید. اگر رابطه‌تان با حسابداری خوب و کار با نرم‌افزارها برایتان راحت است، می‌توانید از نرم‌افزار‌های حسابداری استفاده کنید که کارتان سریع‌تر انجام شود.
پرداخت
واضح است که بلافاصله بعد از تشکیل صندوق امکان پرداخت وام به اعضا وجود ندارد. ابتدا لازم است مبلغ قابل توجهی در حساب صندوق جمع شود. این مدت زمان را معمولا بین 6ماه تا یک سال تعیین می‌کنند و در این مدت، اعضا فقط مبلغ تعیین شده ماهانه را پرداخت می‌کنند.
ساده‌ترین روش، پرداخت نوبتی وام است. قرعه‌کشی بین اعضا صورت گیرد و بر مبنای آن افراد در نوبت وام قرار می‌گیرند. سقف وام هم عموما کمتر از معادل پس‌انداز فرد در یک سال است؛ یعنی اگر هر ماه، 10هزار تومان و در نهایت در یک سال 120هزار تومان از فرد پول دریافت شده، مبلغ 100هزار تومان به او به‌عنوان وام پرداخت شود. این مبلغ باعث می‌شود که همه اعضا بتوانند وام بگیرند و حدود 20تا 30درصد از موجودی در صندوق باقی بماند. هر سال می‌توان بسته به موجودی صندوق، سقف وام را افزایش داد.
درصورتی که فردی در نوبت خود تمایلی به دریافت وام نداشته باشد، میتواند مطمئن باشد که وامش محفوظ می‌ماند و احتمالا در نخستین فرصتی که طلب کرد، دریافت می‌کند. اگر فردی در یک دوره مالی(مثلا یک سال) وامی نگرفت، می‌توان در دور بعد، مبلغ وام آن سال را به مبلغ وام سال جدیدش اضافه و هر دو را یکجا به او پرداخت کرد. به این ترتیب که اگر در سال اول 100هزار تومان مبلغ وام بوده که او دریافت نکرده و در سال دوم مبلغ وام 200هزار تومان است، براساس توافق و اساسنامه این امکان وجود دارد که به او در سال دوم مبلغ 300هزار تومان وام داده شود. باید توجه داشت که زمان بازپرداخت او با وام 200هزار تومانی تفاوتی ندارد. تمام این اصول و قوانین براساس اساسنامه‌ای است که خود اعضا آن را تعریف و تأیید کرده‌اند و قابل تغییر است. بعد از یک یا 2 سال که وضعیت موجودی صندوق به شرایط مناسبی رسید، امکان پرداخت وام به چند نفر به‌صورت همزمان ممکن می‌شود.
یک مدل کلاسیک هم وجود دارد که دردسر و بازده بیشتر و سریع‌تری دارد. مثلا یک جمع02نفره متعهد می‌شوند که هر کدام، ماهانه 10هزار تومان به صندوق بدهند. در این مدل، در‌ماه اول بین هر20نفر قرعه‌کشی می‌شود تا یک نفر تمام مبلغ 200 هزار تومان را به عنوان وام دریافت کند ماه دوم هم بین 19نفر قرعه می‌افتد و او 002 هزارتومان آن ماه را دریافت می‌کند، همین‌طور تا آخر. با این وضعیت، کسی که آخرین نفر شده، در واقع فقط پولش را پس‌انداز کرده اما نفر اول بهترین وام ممکن را گرفته. اغلب کسی که مدیر صندوق می‌شود، از همان اول شرط می‌کند که بابت زحماتش، خارج از قرعه‌کشی، نفر اول باشد!
یکی از مبانی شکل‌گیری صندوق‌های خانگی ایجاد موقعیتی برای حل مشکلات ناگهانی مالی برای اعضاست. در نتیجه باید در تعیین سقف وام، مبلغی را هم برای وام‌های احتمالی ضروری و خارج از برنامه درنظر گرفت. معمولا 20 تا 30درصد کل موجودی صندوق را در آن نگه می‌دارند تا این امکان برای صندوق وجود داشته باشد. پرداخت این وام که خارج از نوبت به فرد پرداخت می‌شود، بازپرداخت سریع‌تری دارد.
هشدار!
به‌رغم تمام مزایای صندوق خانوادگی، گاهی مدیریت صندوق، کنار هم نگه داشتن اعضا، تلاش برای سرپا ماندن صندوق و... میتواند به معضلاتی در صندوق تبدیل شود.
درصورت تشکیل جلسات، خوب است همه اعضا، حتی آنها که علاقه‌ای به چنین جلساتی ندارند و ارتباط فامیلی برایشان خیلی مهم نیست، حضور داشته باشند تا در جریان تصمیم‌گیری‌ها قرار گیرند. معمولا این افراد سختگیر‌تر از بقیه هستند و مو را بیشتر از ماست می‌کشند بیرون . حضور این افراد در جلسه، جلوی اعتراضات بعدی و ایجاد تنش را خواهد گرفت.
طبق قوانین صندوق، اگر جلسات صندوق به‌صورت نوبتی برگزار می‌شود هیچ فردی نمی‌تواند از زیر بار برگزاری جلسه در منزل (یا هر جایی که صلاح بداند) کوتاهی کند تا شائبه پارتی‌بازی و فرار از زیر بار مسئولیت به‌وجود نیاید. همه باید خاطرشان باشد که برای رسیدن به وام بدون بهره مجبورند به این ضروریات تن بدهند. درصورت محدود بودن تعداد اعضا، حتی این احتمال وجود دارد که مسئولیت صندوق به‌صورت چرخشی تعویض شود تا همه در جریان امور باشند و بخشی از بار آن را به دوش بکشند. چرخشی بودن توهم اینکه مسئولیت برای فرد، سود شخصی همراه دارد را از بین خواهد برد.
صندوق با معضل دیگری هم ممکن است برخورد کند و آن تنبلی بیش از حد در پرداخت‌ها است. در این صورت لازم است درباره عضویت بعضی افراد در صندوق تصمیم‌گیری مجدد شود تا جلوی درگیری‌های احتمالی بیشتر گرفته شود.
