روزنامه Que یک تحریریه مرکزی دارد که در مادرید مستقر است و ۱۲ نسخه متفاوت چاپ می‌کند که در نقاط مختلف اسپانیا توزیع می‌شود و اگر بخواهیم دقیق‌تر بگوییم این ۱۲ نسخه در ۱۳ شهر اسپانیا توزیع می‌شوند.
نکته متمایز این روزنامه این است که تحریریه اصلی‌اش در مادرید مستقر است و تحریریه‌های سیاری هم دارد که می‌توانند در نقاط مختلف مستقر شوند و در عین حال با تحریریه مرکزی در ارتباط باشند.
ارتباط تحریریه‌های سیار با تحریریه مرکزی از طریق خطوط ارتباطی با پهنای باند کم صورت می‌گیرد و در عین حال از خطوط ADSL نیز استفاده می‌شود.
ببینید این روزنامه رایگان چطور در عین تمرکزگرایی تیم‌های پراکنده دارد و از چه روش‌هایی برای این کار استفاده می‌کند. این روزنامه با اتوماسیون، هم خودش را به مخاطبان خودش نزدیک‌تر کرده و هم با چاپخانه‌های مختلف از راه دور، ارتباط نزدیکی دارد.
اواسط روز است که وارد ایستگاه راه‌آهن والنسیا (اسپانیا) می‌شوم. چرخی دور و اطراف می‌زنم بلیت خودم را تهیه می‌کنم و یک فنجان قهوه سفارش می‌دهم. ناگهان صدای یک چاپکار به گوشم می‌خورد که دارد با چند نفر دیگر درباره خبرهای صبح حرف می‌زند. تعجبم هنگامی بیشتر می‌شود که می‌فهمم تحریریه یک روزنامه در بخشی از ایستگاه مستقر هستند. این دیگر چیست؟ روزنامه‌ای برای مسافران؟
بله، در واقع تحریریه‌ای که من دیدم تحریریه سیار یک روزنامه رایگان بود به نام Que.
با روزنامه‌نگاران صحبت می‌کنم. آنها می‌گویند این روزنامه قرار است بین افراد محلی به روزنامه‌ای همگانی تبدیل شود. با آنها درباره چند مسأله از محله خودم صحبت می‌کنم که به گمانم دارای ارزش خبری است. دیدن این‌که روزنامه‌ای در تماس با عامه مردم باشد و در جست‌وجوی خدمت به آنها برآمده باشد، جالب است.
داشتن تحریریه سیار یکی از راه‌هایی است که گروه «رکولتوس» (Recoletos Group) می‌خواهد با تکیه بر تکنولوژی‌های نوین، خودش را به توده مردم نزدیک‌تر سازد. در واقع روزنامه Que تازه‌ترین محصول تحریری این گروه است.
روزنامه Que در حقیقت روزنامه‌ای رایگان است که با ۱۲ چاپ در سیزده شهر اسپانیا در تیراژ یک میلیون نسخه توزیع می‌شود. اگرچه این روزنامه در سراسر اسپانیا شعبه دارد، اما زیرساخت آن و نیز طراحی آن به گونه‌ای صورت گرفته تا در مادرید متمرکز باشد.
گروه «رکولتوس» در این نوع تمرکزگرایی، پیشتاز است. در واقع گروه «رکولتوس» مجموعه‌ای از راه‌حل‌ها را در اختیار دارد که توسط سایر روزنامه‌ها از جمله روزنامه‌های ورزشی و مالی نظیر مارکا (Marca) و اکسپانسیون (Expansion) به‌کار گرفته شده است. این قابلیت تحرک در عین تمرکز را می‌توان با امکانات تکنولوژیکی به‌دست آورد که در مجموعه راه‌حل‌های موسوم به هزاره بین رسانه‌ای پروتک (Protec’s Milenium Cross Media) وجود دارد و یا بهتر است بگویم در LSO یا «بهینه‌سازی با سرعت پایین» (Low speed optimization) که در واقع یک پروتکل ارتباطی موجود در پروتک (Protec) است. این پروتکل ارتباط مؤثر با پایگاه‌های داده‌ها از طریق خطوط ارتباطی باند محدود (Low Bandwidth) را فراهم می‌سازد.
- نزدیک بودن به مردم
داشتن تحریریه یا سرویس خبری سیار به روزنامه‌ها کمک می‌کند تا خود را به خوانندگانشان نزدیک‌تر سازند. ایده‌آل مبتنی بر مشارکت شهروندان در روند ارتباط بالاخره به واقعیت تبدیل می‌شود و در نتیجه جست‌وجوی روزنامه‌نگاران برای اطلاعات حالت مستقیم‌تری برای خود گرفته و پیامد آن دست یافتن به مطالب با کیفیت‌تر خواهد بود.
پیشرفت ارتباطات دوربرد و به‌طور همزمان کاهش هزینه‌ها در این بخش باعث شده تا ایجاد سرویس‌های خبری سیار آسان شود و بنابراین تجربه Que در والنسیا صرفاً یک نمونه است. در واقع ایجاد سرویس خبری سیار و اسکان دادن آن در ایستگاه راه‌آهن فقط دو ساعت وقت گرفت. پنج روزنامه‌نگاری که در ایستگاه مزبور مستقر شدند بدون استفاده از تکنسین‌ها، خودشان مطالب روزانه‌شان را از طریق یک روتر kbps ۳۸۴/۱۲۸ ارسال کردند.
آنها ادیت مطالبشان را هم در محیط wysiwyg (آن‌چه می‌بینی همان چیزی است که به‌دست می‌آوری) انجام داده و مطالب محلی خودشان را به مؤثرترین شکل ممکن انتقال دادند درست مثل این‌که در تحریریه مرکزی اصلی خودشان مستقر باشند. این کار در عین حال باعث شد تا مسافرانی که در ایستگاه بودند درک دقیق‌تری از کارهای روزنامه‌نگاری به‌دست آورند و از نزدیک با نویسندگان این روزنامه رایگان ارتباط برقرار کنند.
الکس پالومو مدیر بخش IT در گروه رکولتوس درباره مزایای تمرکزگرایی (در عین پراکندگی) می‌گوید: ما از همان ابتدا دنبال یک دیدگاه مبتنی بر تمرکز بودیم و این امر بیشتر از ماهیت و نوع فعالیت گروه ناشی می‌شد. هسته اصلی ما در مادرید مستقر است و سرویس‌های خبری پراکنده ما در سایر مناطق کشور مکمل آن هسته اصلی هستند. ما همیشه با کامپیوترهای مختلف از راه دور ارتباط برقرار کرده‌ایم و این کار مدیریت انتشار نشریات مختلف ما را آسان کرده است و از طرف دیگر، تحولات موجود در عرصه ارتباطات نیز به تقویت استراتژی ما منجر شده و این تقویت عمدتاً به خاطر بروز خطوط گسترده و متنوع ارتباطی حاصل شده است.
پروتکل LSO یا همان پروتکل بهینه‌سازی با سرعت کم که در Protec ایجاد شده، گام نهایی در این فرایند است.
یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم متمرکز در مقایسه با سایر سسیتم‌ها این است که روزنامه‌نگاران می‌توانند با علایق مخاطبان خود از نزدیک آشنا شوند و از دیگر سو همین تماس نزدیک، از طریق تحریریه مرکزی در مادرید به یک سطح بالاتر از پیوستگی و کیفیت نیز ارتقا داده می‌شود.
در واقع تحریریه‌ای که به عنوان تحریریه مرکزی در مادرید مستقر است، حکم هماهنگ‌کننده هر دوازده نسخه را دارد و علاوه بر این، ضمن هماهنگ کردن خطوط تولید، مطالب را به چاپخانه‌های متعدد در سراسر کشور می‌فرستد.
- سودآوری و برون‌سپاری
الکس پالومو مدیر بخش IT گروه رکولتوس می‌افزاید: یک ویژگی دیگر سیستم متمرکز این است که اجازه می‌دهد طراحی صفحات- یا به‌اصطلاح روزنامه‌نگاران لی‌اوت (Layout) صفحات- در مادرید صورت پذیرد و این امر به معنی استفاده کم‌تر از تکنولوژی و نیز به مفهوم کاسته شدن از هزینه‌هاست که در این صنعت موضوع مهمی به شمار می‌آید.
افزون بر این، استفاده از پروتکل LSO باعث می‌شود تا حجم انتقال تصاویر و آیکون‌های گرافیکی به حداقل برسد و به این ترتیب پهنای بسیار اندکی از کل پهنای باند اشغال شود و به‌طور طبیعی چنین امری باعث افزایش سرعت دسترسی به پایگاه داده‌ها می‌شود. سرعت بین ارتباط تحریریه مرکزی و تحریریه‌های سیار از طریق خط ADSL به‌طور کلی بین ۴ تا ۳۰۰ Mb در ثانیه است.
پالومو در عین حال متذکر می‌شود که روزنامه رایگان Que به خاطر استفاده از پروتکل LSO است که می‌تواند به بهترین شکلی از ظرفیت خطوط ارتباطی موجود استفاده کند و این خود یک مزیت بزرگ به شمار می‌آید و به‌خصوص اگر به موازات آن از خطوط ADSL نیز استفاده شود، نیتجه کار از راه دور گروه‌ها با یکدیگر، بهتر به بار می‌نشیند.
شرکت رکولتوس تصمیم گرفته است تا استراتژی خود را به مثابه یک فراهم‌آورنده اطلاعات دنبال کند و به عنوان ناشری که در این عرصه فعالیت می‌کند کلیه فرایندها و وظایف فنی را برون‌سپاری کند. در عین حال طراحی یک سیستم بک‌آپ هم باعث می‌شود تا از هرگونه فاجعه احتمالی در آینده جلوگیری شود. این سیستم بک‌آپ در واقع آمیزه‌ای از چندین سرور است که از طریق یک حلقه فیبر نوری با هم در ارتباط هستند و در مناطق مختلف استقرار داده شده‌اند.
- اتوماسیون و گردش‌کار
اپلیکیشن‌های Protec که گروه رکولتوس از آنها استفاده می‌کند در واقع ستون فقرات فعالیت‌های این گروه است.
با استفاده از این اپلیکیشن‌ها می‌توان روند فعالیت هر دو جریان گهیآگهی‌ها و مطالب تحریریه‌ای را همگرا ساخت.
اکنون واحد آگهی‌ها می‌تواند تا آخرین لحظات با اطلاع از وضعیت صفحات آگهی‌هایش را اسال کند و در عین حال این اپلیکیشن‌ها باعث شده‌اند تا تکلیف مکان درج هر آگهی برای هر یک از نسخه‌ها هم از پیش مشخص باشد و به‌طور اتوماتیک طبق قرارداد در مکان درج منظور، قرار داده شود. افزون بر این ماکت صفحات هم به‌طور اتوماتیک برای هر یک از نسخه‌های دوازده‌گانه قابل تنظیم است.
الکس پالومو مدیر بخش IT گروه به ما این اطمینان را می‌دهد که بسیاری از هزینه‌ها کاهش یافته، کارهای دستی حذف شده و این امر به این معناست که با استفاده از سیستم متمرکز می‌توان منابع بیشتر و زمان بیشتری را برای نوشتن، ویرایش و ارایه اطلاعات بهتر صرف کرد. افزون بر این، مسؤولان هر یک از نسخه‌ها می‌توانند از هر جای جهان و با استفاده از هر نوع مرورگری در جریان واقعی جزییات کار باشند و همزمان از هر نوع موقعیتی در روند کار و به‌خصوص ضرب‌الاجل‌های زمانی، مطلع باقی بمانند.
گروه رکولتوس در عین حال توانسته است در عرصه‌های دیگری هم به اتوماسیون برسد و به این ترتیب از میزان هزینه‌ها بکاهد. این عرصه‌ها عبارتند از: مدیریت محتوا به‌صورت همگرا، برنامه‌ریزی برای تولید محتوا، کنترل گردش کارهای مختلف چه برای محیط وب و چه برای رسانه‌های چاپی، انتقال صفحات به پلیت و تحویل کارها به مراکز چاپی مختلف.