فضای کاری، سازمان و مفهوم کار"در کنفرانس بین المللی (Telework) که در کشور دانمارک برگزار شد، ارائه کردند.
جهانی که در آن زندگی می‌کنیم از جهات مختلف تحت تاثیر فن آوری های نوین قرار گرفته است. تجارت الکترونیک در عرصه اقتصاد, شیوه‌های نوین آموزشی از جمله آموزش از راه دور در نظام آموزشی و صنایع رو به رشد مکانیزه در حوزه کشاورزی از جمله این تاثیرات به حساب می آیند.
تجارت الکترونیک (e-commerce) شیوه های مبادله و مفهوم زمان و مکان را تغییر داده است؛ شیوه های نوین آموزشی از جمله آموزش از راه دور چگونگی تعلیم و تعلم و معنای تربیت و آموزگار و دانش آموز را دگرگون کرده است؛ و مکانیزه شدن فزاینده کشاورزی معنای فصل و نوع رابطه انسان با طبیعت را عوض کرده است.
فن آوری‌های دیجیتال نیز علاوه بر تحول در شیوه های ارتباطی جهان مفاهیم را نیز دگرگون کرده اند و افق های معنایی جدیدی گشوده اند که از جمله این مفاهیم, مفهوم "کار" (work) است.
این نوشتار نگاهی است اجمالی به مقاله ای که در کنفرانس بین المللی Telework در خصوص نسبت میان طراحی دفاتر کار و "کار" ارائه شده است. جهت تثبیت پایایی و اثبات روایی این پروژه که در دانمارک انجام شده روشهای مختلفی مورد آزمون قرار گرفته است و چند نوع شرکت بررسی شده اند اما در این مجمل تنها شرکتهای رسانه ای را مورد توجه قرار می‌دهیم.
پیشتر منظور از شرکتهای رسانه‌ای روزنامه ها بوده اند. اما اکنون بواسطه توسعه فن‌آوری‌های نوین بسیاری از شرکتهای رسانه ای با چند رسانه کار می کنند یعنی مثلا علاوه بر روزنامه های به اصطلاح چاپی به وب سایت خبری و یا حتی گاهی ایستگاه رادیو تلویزیونی هم مجهزند.
به عبارت دیگر فن آوری های نوین صنعت رسانه ای را وارد مرحله تازه ای کرده اند و به نوعی شرکت رسانه ای را پیچیده کرده اند. معمولا این شرکتهای رسانه ای چند نوع رسانه را در یک مکان اداره می کنند.
فن‌آوری‌های نوین امکان کار از هر جا و هر زمان را مهیا ساخته است. از این رو " کار" بیشتر به مقوله ای شناور (nomadic) و منعطف (flexible) تبدیل شده است. این مهم باید در طراحی محیط دفاتر کار هم به نوبه خود انعکاس داشته باشد. امروزه طراحی دفاتر به عنوان ابزاری استراتژیک حتی برای فهم ساختارهای سازمانی تبدیل شده است.
کلمه کلیدی در اینجا مفهوم شناسی "کار" (work) است. اینکه کارکنان چه درک و تفسیری از کار دارند نقشی حیاتی در نسبت میان طراحی دفتر کار و انتقال دانش و تجربه در بین کارکنان بازی می کند. منظور از مفهوم "کار" آن معنی نیست که در محافل آکادمیک از "کار" مراد می شود بلکه شناختی است که بواسطه مطالعات موردی مختلف بدست آمده است. در محیط کاری کارکنان وظایف کاری زیادی دارند اما آنها برخی از آن وظایف را به عنوان "کار واقعی" (real work) می شناسند.
طراحی دفتر همچون کاتالیزوری برای برجسته کردن آن چیزی است که کار واقعی شمرده می شود. در واقع پرسش از طراحی دفتر کار واکنش به این مهم است که کارکنان در چه شرایطی می خواهند کارشان را انجام دهند.
درک سنتی از مفهوم "کار واقعی" , کار را به مثابه امری فردی و متمرکز می داند که می‌تواند بیانگر عادتی باشد آنچنان که در گذشته بوده است و یا شاید بیان یک اعتراض. این تلقی از کار، کار به عنوان عادت، در واقع منعکس کننده قالب ذهنی‌ای است که همراه با شکل گیری جامعه صنعتی جا افتاده است؛ و کار به عنوان اعتراض هم شاید به نوعی بازتاب دهنده تبعات ناثواب سیستم مدیریت به اصطلاح علمی و مفهوم کلاسیک مدیر در آن زمینه باشد.
از آن زمان که با انقلاب صنعتی ,جهان صنعتی شدن را تجربه می‌کرد و بخصوص در چارچوبهای فکری حاکم بر سرآغاز قرن بیستم که بعدها تحت عنوان "مدیریت علمی" طبقه‌بندی شد، کارگر "ماشینی" است برای تولید بیشتر و مدیر بهتر کسی است که این "ماشین " را به تولید بیشتر وادارد؛ در این فضا، مدیر کسی است که باید از او ترسید.
مکاتب مدیریتی بعدی مثل روابط انسانی و بخصوص مدیریت اقتضایی، آن مفهوم کلاسیک از "مدیر" را اصلاح کردند اما مفهوم "کار واقعی"، کماکان مفهومی سخت افزارانه باقی ماند. کار واقعی آن بود که فقط در اداره و "پشت میز کار" و در "ساعت مشخص کاری" انجام گیرد. کارگر یا کارمند نیز، شاید نه به شدت اوایل قرن بیستم که نگاه غیر انسانی به کارگر با "علمی" بودن مدیریت توجیه می شد، همچنان کسی تصور می شد که می کوشد از "ساعات کاری" بگریزد و "پشت میز کار" تنها ژست کاری می گیرد.
اما واقعیت این است که امروز در جهان رسانه ها, مفاهیم مربوط به "کار واقعی" به سرعت در حال تغییراند. مفهوم کار در شرکتهای رسانه ای به آن معنی است که همه انواع کار همان "کار واقعی " شمرده می شوند. یعنی اگر چه مهمترین فعالیتهای کاری عبارتند از نشستهای رسمی که جهت انجام مصاحبه ، ویراستاری، انتخاب تیتر و در یک کلمه "تولید" بر گزار می شوند، اما علاوه بر جلسات رسمی فعالیتهایی چون جواب دادن به ایمیل‌ها، نوشتن ایده ای که به ذهن می رسد، و حتی قدم زدن اطراف دفتر و حرفهای غیر جدی هم می تواند به عنوان "کار واقعی" در نظر گرفته شود. چه، آنچه در بهره وری این شرکتها حیاتی است همدلی ,همکاری ,سهیم کردن و البته سهیم شدن همکاران در اطلاعات است.
بر این اساس، طراحی دفاتر کار باید بر اساس تسهیل تبادل اطلاعات و اهمیت دادن به "در دسترس بودن" باشد. به تعبیر محققان این گزارش طراحی دفاتر رسانه ای باید به رشد و تقویت "باز بودن" (openness) کمک کند؛ محیط کار باید متناسب با طبیعت کار باشد. از این‌رو، محیط کار به‌خصوص در شرکتهای رسانه ای باید ارتباطات را تضمین کند: کارکنان همیشه باید در "جریان" باشند و بدانند "تازه چه خبر" است.
بر این اساس محیط شرکت های رسانه ای به گونه ای طراحی می شود که به اصطلاح "باز" باشد، به طوری که حس همکاری ,تعامل و درک متقابل بین گروه‌های کاری بخش‌های مختلف رسانه ای را ارتقا بخشد.
پس، در طراحی دفتر یک سالن بزرگ را در نظر می‌گیرند که دور تا دور آن قسمت بندی (پارتیشن بندی) شده است. میز بزرگی نیز وسط سالن قرار داده می شود تا مدیران، دبیران و خبر نگاران رسانه و همه کسانی که به نحوی در تولید محصول رسانه‌ای موثر هستند برای تبادل اطلاعات و ایده ها دور هم جمع شوند.
میز بزرگ رییس ندارد و چرخشی است، یعنی جای تبادل اطلاعات است و ایده‌های همه می‌تواند در گرد آن مطرح شود. میز بزرگ درست مثل یک مرکز عمل می کند، مرکزی برای تبادل اطلاعات، همفکری و همکاری. برای تولید خلاقانه این امتیاز بزرگی است که کارکنان از نزدیک با یکدیگر ارتباط داشته باشند. بر این میز از صبح تا شب جلسات رسمی و غیر رسمی تشکیل می‌شود.
در این تحقیق ملاحظه شد که کارکنان زیاد در اطراف دفتر قدم می‌زنند و از همدیگر سوال می‌پرسند. در شرکتهای موفق و خلاق, محیط کاری زنده و سرشار از شور مشاهده شد، محیطی پر از تبادل ایده ها و چک و چانه زدن. در عین حال در روزهایی حساس خبری تا دیر وقت شب، سکوتی سنگین وجود خواهد داشت.
در یک شرکت رسانه‌ای کارمندان تقریبا همه جا هستند. در هال، دور میز بزرگ، پشت میز کار، و در همه جای دفتر. آن ها حتی بخشی از "کار"، مثل چک کردن ایمیل‌ها و گرفتن مصاحبه‌های تلفنی، را در خانه و پشت کامپیوتر خانه انجام می‌دهند. این طبیعت کار رسانه‌ای است.
طراحی دفتر کار باید متناسب با "طبیعت کار واقعی" سازمان صورت گیرد: محل کار در یک شرکت رسانه‌ای باید پشتیبان، مقوم، تسهیل کننده ارتباط و انتقال اطلاعات، و متضمن رشد یادگیری و خلاقیت کارکنان باشد.