گستردگی و تنوع و تکثر پاداش و خدمات رفاهی که در بین دستگاهها و سازمان‌های مختلف وجود دارد نیازمند انجام مطالعه جامع و نیازسنجی و نظرخواهی از کارکنان نسبت به تدوین و راه‌اندازی یک سیستم عادلانه و متناسب برای کلیه کارکنان است.
آنچه که فرد در برابر انجام وظایف بالاتر از میزان متعارف دریافت می‌نماید پاداش نام دارد. در تعیین سیستم پاداش باید به کارا و اثر بخش بودن آن توجه داشت. سیستم پاداش در سازمان به منظور تشویق و بروز انگیزش در کارمندان ایجاد می‌شود. به این منظور انواع پاداش‌ها به دو دسته بیرونی و درونی تقسیم می‌گردند. پاداش‌های بیرونی به صورت نقدی یا غیر نقدی است.
این‌گونه پاداش‌ها باعث افزایش سطح رفاه کارمندان می‌شود که از آن جمله می‌توان به افزایش حقوق، سهیم نمودن کارمندان در سود، اعطای عنوان شغلی با اهمیت، اعطای دفتر بزرگ و... اشاره نمود. در مقابل پاداش‌های درونی جنبه مادی ندارند.
کارکنان از اینکه بتوانند کاری را به نحو مطلوب در سازمان انجام دهند و از آن عمل احساس رضایت و مفید بودن داشته باشند اصطلاحاً به پاداش درونی دست یافته‌اند. این پاداش‌ها ریشه در وجود افراد دارد، به نظر می‌رسد شغل‌ها در سازمان‌ها باید به گونه‌ای طراحی شود که کارکنان در برابر انجام وظایف بیشتر امکان دریافت پاداش درونی بیشتری را داشته باشند.
یک سیستم پاداش مؤثر باید این ویژگی‌ها را داشته باشد، تا با تقویت انگیزه کارکنان، کیفیت خدمات و محصولات را نیز ارتقا دهد و به پیشرفت بیانجامد.
1 - منصفانه توزیع شود. یعنی پاداش‌ها باید قابل مقایسه با سایر سازمان‌ها باشد و اگر کارمندان یک سازمان خود را با پرسنل سایر سازمان‌ها مقایسه کنند مطمئن شوند که توزیع پاداش عادلانه بوده است.
2 - آشکار باشد. توزیع پاداش‌ها نباید در خفا صورت بگیرد بلکه لازم است همراه با تبلیغات و در حضور همگان باشد.
3 - فراوانی پاداش باید به گونه‌ای توزیع شود که اگر اعطای پاداش تکرار شد موجب بی‌ارزش شدن آن برای کارمند نگردد.
4 - انعطاف‌پذیری پاداش باید متناسب با عملکردی بهتر پاداش بیشتری دریافت نماید و بالعکس.
5 - ایجاد انگیزه کند و چنان دارای اهمیت باشد که باعث ایجاد انگیزه درونی شود.
6 - هزینه سیستم پاداش در سازمان در عین حالی که بیشترین انگیزه را باید ایجاد نماید باید کمترین هزینه را داشته باشد.
در کشور ما جدای از آن چیزی که تحت قالبهای مادی و پولی به عنوان پاداش بین کارکنان توزیع می‌گردد، معمولاً اقلامی نیز تحت عنوان خدمات رفاهی به منظور افزایش سطح رفاه و رضایتمندی کارمندان توزیع می‌شود. نکته حائز اهمیت آن است که به علت افزایش میزان تورم و کاهش قدرت خرید کارمندان توزیع چنین اقلامی کمک به افزایش سطح رفاه است.
امروزه شاهد هستیم که اقلام پروتئینی (گوشت سفید و قرمز) برنج و لبنیات و... بخش عمده‌ای از سبد هزینه‌های خانوار در کشور را تشکیل می‌دهد. توزیع مناسب و به‌هنگام این اقلام در قالب کمک‌های رفاهی و تحت عنوان پاداش‌های غیر نقدی کمک جدی به آن دسته از کارکنان است که به علت پایین بودن سطح دستمزدها از قدرت خرید پایینی برخوردارند.
آیا توزیع خدمات رفاهی عادلانه است؟
هم‌اکنون دستگاه‌های مختلف با بهره‌گیری از امکانات خود اقدام به توزیع خدمات رفاهی می‌نمایند. برخی از سازمان‌ها حتی در شهرهای دور و کوچک امکانات رفاهی مناسبی در اختیار کارمندان خود می‌گذارند در حالی‌که برخی دیگر حتی در مراکز استان نیز فاقد ا مکانات هستند.
شاهد هستیم برخی دستگاهها با عناوینی همچون اعیاد، سالروز تأسیس سازمان و... اقلامی را در قالب بن، پاداش و... توزیع می‌نمایند و برخی دیگر حداکثر مبلغی را که در قانون بودجه پیش‌بینی گردیده توزیع می‌کنند.
هم اینک مجموعه‌ای از خدمات ذیل ارائه می‌شود که برخی از وزارتخانه‌ها از بیشترین و برخی دیگر از کمترین آن برخوردارند.
1 - بن خرید (کالا، کتاب، پوشاک، کتاب)
2 - خانه سازمانی
3 - انواع وام (مسکن ، خودرو و...)
4 - باشگاه‌های فرهنگی و ورزشی
5 - مراکز اقامتی، توریستی، زیارتی
6 - استفاده از مراکز فرهنگی ورزشی با تخفیفات خاص
7 - خدمات بهداشتی و درمانی و کمک هزینه پزشکی
8 - کمک هزینه مسکن
9 - پذیرایی در محل کار
10 - کلاس‌های آموزشی رایگان برای خانواده کارکنان
11 - تشویق فرزندان کارکنان
12 - تعاونی‌های مصرف و مسکن
13 - کمک هزینه مسکن و ایاب و ذهاب
14 - مهد کودک
بودجه سالیانه و رفاه کارکنان
در هر سال در آیین‌نامه اجرایی بودجه کشور مبالغی به منظور هزینه کرد در بخش رفاهی کارکنان تعیین می‌گردد. براین اساس در سال 86 به تمامی کارکنان، بازنشستگان، وظیفه‌بگیران و مستمری‌بگیران مبلغ 800 هزار ریال کمک غیر نقدی تعلق می‌گیرد که بازنشستگان و وظیفه‌بگیران می‌توانند به صورت غیر نقدی دریافت نمایند.
همچنین اعتبار اختصاصی خدمات رفاهی برابر مجموع 20 درصد حقوق و مزایای مستمر کارمند خواهد بود که توسط دستگاه هزینه می‌گردد و همچنین به کارگران نیز براساس قانون و میزان حقوق دریافتی مبالغی به عنوان بن پرداخت می‌شود که معمولاً شرکت‌ها این مبلغ را به صورت ماهیانه پرداخت می‌نمایند. همچنین دستگاهها معمولاً در ایامی خاص و مناسبت‌ها بن کارکنان متناسب با اعتبارات خود توزیع می‌نمایند.
دریافت نقدی یا تعهدی؟
توجه در نحوه توزیع بن کارکنان در دستگاه‌های مختلف در سال‌های گذشته حاکی از آن است که سازمان‌ها معمولاً بن را به صورت غیر نقدی (کالا) توزیع می‌کردند. دستگاهها معمولاً با انعقاد قرارداد با فروشگاه‌ها و یا به صورت مستقیم از طریق فروشگاه‌های تعاونی‌مصرف خود اقدام به توزیع می‌نمودند.
این روش معمولاً با استقبال کارکنان به دلیل کیفیت پایین محصولات برخی از فروشگاه‌های طرف قرارداد و همچنین محدود شدن دایره خرید کارکنان روبه‌رو نمی‌شد. در سال‌های اخیر برخی از دستگاهها و شرکت‌ها اقدام به توزیع بن کارت و یا کارتهای اعتباری نموده‌اند که این روش نیز دارای معایب و مزایایی است.
از معایب این‌گونه کارتهای اعتباری می‌توان به عدم وجود دستگاه و یا پایانه فروش در تمامی فروشگاه‌ها، کامل نبودن وسایل مورد نیاز کارمندان در فروشگاه‌های دارای پایانه، عدم گسترش فرهنگ استفاده از کارتهای اعتباری در سراسر کشور و همچنین محدود شدن دایره خرید کارکنان قابل اشاره است.
از سوی دیگر از مزایای این‌گونه کارتها می‌توان به جلوگیری از اتلاف پول کاغذی و همچنین امکان خرید کالای مصرفی به صورت یکجا از فروشگاه‌های زنجیره‌ای اشاره نمود. در نهایت به نظر می‌رسد علی‌رغم تمامی مطالب عنوان شده از آن جهت که در اختیار داشتن پول نقد این امکان را به کارکنان می‌دهد که بتوانند در زمان‌های آتی و آنچه که از کالا و خدمات مورد نیاز دارند خرید نموده و یا پس‌انداز نمایند، تمایل به دریافت پول به جای بن کالا بیشتر مورد استقبال قرار می‌گیرد.
در برخی از کشورها روشی در پرداخت پاداش به کارکنان مرسوم است که به روش سلف سرویس شناخته شده است.
بر این اساس سازمان‌ها مجموعه‌ای از مزایای متنوع را فراهم می‌‌آورند و به کارکنان اجازه می‌دهند که از میان آنان تا حداکثر معینی و آنچه که برایشان دارای ارزش بیشتری است انتخاب نمایند پس اگر کارمندی مایل باشد می‌تواند از مدیران سازمان بخواهد پول و مزایایی که به او تعلق می‌گیرد به حقوق او اضافه نماید و یا بالعکس بخواهد از حقوق وی کسر و به مزایای او اضافه شود (بیمه عمر) به این ترتیب با افزایش سطح رضایتمندی کارکنان، بر انگیزه آنان برای کار بیشتر افزوده خواهد شد و همچنین جذابیت سازمان برای ورود نیروهای جدید بیشتر و در نهایت بهره‌وری بیشتر می‌شود.
