در عصر اطلاعات و فناوری، سازمان‌ها همواره به دنبال راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت خدمات هستند. یکی از این راهکارها، استفاده از فناوری‌های نوین و دیجیتال برای تغییر روش‌های انجام کار است. این تحول که به تحول دیجیتال معروف است، نقش کلیدی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کند. اما تحول دیجیتال دقیقاً چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
تحول دیجیتال چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
تحول دیجیتال، فرایندی است که سازمان‌ها را به سمت استفاده از فناوری‌های نوین برای تغییر بنیادی و بهبود روش‌های انجام کار، محصولات، خدمات و مدل‌های کسب‌وکار سوق می‌دهد. این تحول علاوه بر ایجاد مزیت رقابتی و دستیابی به سودآوری بیشتر برای سازمان‌ها در هر اندازه و صنعتی، به معنای تغییر اساسی در فرهنگ سازمانی، رویکردهای مدیریتی و تعامل با مشتریان است.
در این میان، اتوماسیون اداری به عنوان یکی از ستون‌های اصلی تحول دیجیتال در سازمان‌ها، نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند که در ادامه بیشتر با آن آشنا خواهید شد
چرا سازمان‌ها باید به سمت تحول دیجیتال حرکت کنند؟
دنیای کسب و کار امروزی، دنیای سرعت و پیشرفت است و سازمان‌ها برای بقاء و موفقیت ناچار به تطبیق خود با این تغییرات هستند. تحول دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در بازار رقابتی امروز، کارآمدتر، پایدارتر و انعطاف‌پذیرتر باشند تا بتوانند به سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهند.
اگرچه تحول دیجیتال با چالش‌هایی مانند هزینه‌های بالا و نیاز به تغییر فرهنگ سازمانی همراه است، اما مزایای آن بسیار چشمگیر است. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که به این تحول اهمیت می‌دهند می‌توانند از مهمترین مزایای زیر بهره‌مند شوند:
- بهبود عملکرد و بهره‌وری: اتوماسیون کردن فرآیندهای تکراری و زمان‌بر
- کاهش هزینه‌های عملیاتی : حذف هزینه‌های کاغذ، چاپ و نگهداری و ...
- افزایش کیفیت رضایت مشتری : امکان دسترسی آسان‌تر به دریافت خدمات از طریق کانال‌های مختلف ارتباطی و پاسخگویی سریعتر به درخواست‌های مشتریان
- افزایش نوآوری و خلاقیت : ایجاد ایده‌های جدید و خلاقانه با استفاده از داده‌ها و ابزارهای دیجیتال
- بهبود تصمیم‌گیری: جمع‌آوری داده‌های دقیق و به‌روز با استفاده از ابزارهای تحلیل داده
- افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری: پاسخگویی سریع به تغییرات و استفاده از فناوری‌های ابری
- افزایش امنیت: اجرای مداوم قوانین و سیاست‌های نظارتی قوی‌تر و کنترل مجوزها و دسترسی‌های سیستمی بمنظور جلوگیری از حملات سایبری
برای اجرای تحول دیجیتال در سازمان، از کجا شروع کنیم؟
تحول دیجیتال یک سفر است، نه یک مقصد! این سفر از جایی شروع می‌شود که سازمان تصمیم می‌گیرد تا با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، مدل کسب‌وکار خود را متحول کند. اما این تحول از کجا باید آغاز شود؟
اولین گام، شناخت نیازها و چالش‌هاست. سازمان باید به طور دقیق بررسی کند که در کدام حوزه‌ها به بهبود نیاز دارد و چه فناوری‌هایی می‌توانند این بهبود را ایجاد کنند. پس از آن، باید یک نقشه‌ی راه جامع برای تحول دیجیتال تدوین شود.
بطور کلی برای دست یافتن به تحول دیجیتال واقعی، سازمان‌ها باید از مراحل کلیدی زیر عبور کنند:
- تعیین اهداف: مشخص کردن اینکه سازمان می‌خواهد با تحول دیجیتال در بلندمدت به چه نتایجی برسد
- ارزیابی وضعیت موجود: بررسی دقیق وضعیت فعلی سازمان، نحوه انجام فرآیندها و نقاط قوت و ضعف آنها و همچنین بررسی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، فرآیندهای کسب‌وکار و فرهنگ سازمانی
- شناسایی فناوری‌های مناسب: انتخاب ابزارها و فناوری‌هایی که با اهداف سازمان همسو باشند
- تعیین بودجه: اختصاص منابع مالی لازم برای اجرای پروژه
- ایجاد یک تیم تحول دیجیتال: تشکیل تیمی متشکل از مدیر عامل یا مدیران ارشد، کارشناسان فناوری اطلاعات و سایر حوزه‌های مرتبط (به یاد داشته باشید که تحول دیجیتال یک فرآیند مداوم است و نیاز به تعهد و حمایت همه‌ی سطوح سازمان دارد. )
- اتوماسیون کردن فرآیندهای سازمان: جایگزینی کارهای تکراری و زمان‌بر با نرم‌افزار و فناوری‌های هوشمند، بمنظور انجام سریعتر و دقیق‌تر کارها و البته با هزینه کمتر
- تغییر فرهنگ سازمانی: ایجاد فرهنگ نوآوری و پذیرش تغییر
- آموزش کارکنان: ارتقای مهارت‌های کارکنان برای کار با فناوری‌های جدید
اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار دو عنصر کلیدی در تحول دیجیتال سازمان‌ها
یکی از مهمترین ابزارها و فناوری‌هایی که در مسیر تحول دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‌کند، نرم‌افزارها هستند. انتخاب نرم‌افزارهای مناسب برای تحول دیجیتال یک سازمان، همانند انتخاب ابزار مناسب برای انجام یک کار است. اگر ابزار درست انتخاب نشود، نه تنها به هدف نمی‌رسید بلکه ممکن است کار را پیچیده‌تر و زمان‌برتر کند.
از میان نرم‌افزارهای پرکاربرد در تحول دیجیتال، اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) بعنوان دو بال قدرتمند به‌طور مشترک و یکپارچه، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا از روش‌های سنتی و کاغذی فاصله بگیرند و به سمت رویکردهای مدرن و مبتنی بر داده حرکت کنند.
بعضا می‌بینید برخی شرکت‌های داخلی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشور مثل فراگستر، از واژه «اتوماسیون کسب و کار» بجای «اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها» استفاده می‌کند؛ به این دلیل که فراگستر، دیدگاه را از فرآیندهای اداریِ محدود، به کل فعالیت‌های یک سازمان گسترش می‌دهد. این رویکرد جامع‌تر است و به بهبود و تحول دیجیتال در همه جنبه‌های کسب و کار کمک می‌کند.
نقش اتوماسیون اداری در تحول دیجیتال و راهکارهای کلیدی آن
همانطور که گفته شد اتوماسیون اداری، با خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر در راستای تحول دیجیتال سازمانی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارآمدتر، چابک‌تر، منعطف‌تر و رقابتی‌تر شوند. از طرفی، با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده در این سیستم‌ها، می‌توان تحلیل‌های دقیق‌تری انجام داد و به مدیران کسب‌وکار کمک کرد تا تصمیمات استراتژیک بهتری اتخاذ کنند. در ادامه، به بررسی راهکارهای کلیدی اتوماسیون اداری برای تحول دیجیتال می‌پردازیم.
- مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه: اتوماسیون اداری با ساماندهی مکاتبات و دبیرخانه، عملیات ثبت، بایگانی و گردش الکترونیکی مکاتبات و فرایندهای اداری را تسریع کرده و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به صورت کارآمدتری عمل کنند.
- مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیکی: با استفاده از فناوری‌های نوین، نرم‌افزار مدیریت مستندات، تمام اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره و سازماندهی می‌کند. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندها، جستجو و بازیابی اطلاعات را سریعتر و آسان‌تر کرده و در نتیجه بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهند.
- مدیریت فرم‌ها و فرایندها: خودکارسازی مراحل تأیید و تصویب اسناد، کاهش زمان پردازش درخواست‌ها، افزایش شفافیت در فرآیندهای کاری و بهبود همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان از مهمترین اهداف نرم افزارهای فرم‌ساز و BPMS است.
- مدیریت پروژه‌ها و کارهای تیمی: نرم افزار مدیریت پروژه‌ها و کارهای تیمی، با برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه‌ها، بهبود همکاری تیم‌ها، کاهش ریسک پروژه‌ها و افزایش بهره‌وری در اجرای پروژه‌ها نقش مهمی در تحول دیجیتال سازمانی ایفا می‌کند.
- آنالیز داده‌ها و گزارش‌گیری: با استفاده از اتوماسیون اداری، سازمان‌ها می‌توانند داده‌های کسب‌وکار خود را جمع‌آوری، تحلیل و گزارش‌های مدیریتی دقیق تولید کنند. این امر به بهبود فرآیند تصمیم‌گیری و شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای کسب‌وکار کمک شایانی می‌کند.
راهکار جامع فراگستر، کلید تحول دیجیتال در سازمان‌ها
شرکت فراگستر با ارائه یک پلتفرم جامع و هوشمند و به کمک فناوری‌های نوین در حوزه اتوماسیون کسب وکار، سازمان‌ها را در مسیر تحول دیجیتال یاری می‌دهد. از طریق یکپارچه‌سازی با راهکارها و سیستم‌های مختلف، ارتباطات سازمانی را تسهیل کرده و دسترسی آسان به اطلاعات را فراهم می‌کند از این رو منجر به تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر و سریعتر برای مدیران و صاحبین کسب و کار می‌شود و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابند و در بازار رقابتی امروز، گامی بلند بردارند. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت دموی رایگان نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر می‌توانید به آدرس www.faragostar.net مراجعه و یا از طریق شماره 42623-021 از کارشناسان فراگستر مشاوره رایگان دریافت کنید.
نظر شما