براساس ادعای مسئولان این سازمان، هر مراجعه‌کننده برای اخذ سند دفترچه‌ای باید حداقل 10بار به این سازمان مراجعه کند.اخیرا در پی اجرای طرح دولت الکترونیک، بسیاری از دستگاه‌های دولتی اقدام به پیاده‌سازی طرح سامانه الکترونیک کرده و بسیاری از خدمات خود را به‌صورت الکترونیک درآورده‌اند. سازمان ثبت اسناد یکی از آخرین دستگاه‌هایی است که به این قافله پیوسته است.
در خبرهای منتشره، ادعاهای فراوانی درباره ویژگی‌های سامانه الکترونیک سازمان ثبت اسناد شده و مثلا در یکی از خبرها آمده است: «با راه‌اندازی این سامانه استعلامات دفاتر اسناد رسمی به‌صورت الکترونیک و از طریق شبکه اینترنت به ادارات کل ثبت استان‌ها ارسال و فرایند پاسخگویی نیز به‌صورت آنلاین انجام و توسط دفاتر دریافت می‌گردد.» برخی از شعارهای داده‌شده توسط مسئولان این سازمان نیز به شرح زیر است:
مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان تهران در خبری که در سایت این سازمان قابل دسترس است گفته: با راه‌اندازی استعلام الکترونیک، استعلام فیزیکی قابل حذف است. وی به مدیران و کارکنان ثبت گفت: در واحدهای ثبتی به محض دریافت الکترونیکی استعلام نسبت به پاسخگویی اقدام نمایند و منتظر فیزیک استعلام نباشند.»
اما واقعیت چیست؟ خبرنگار ما به‌منظور گرفتن پاسخ یک استعلام ساده ثبتی به یکی از شعب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرد اما مسئول مربوطه به‌رغم اینکه استعلام از سوی دفتر اسناد رسمی به‌صورت الکترونیک به سازمان مذکور ارسال شده بود و نسخه فیزیکی استعلام نیز حضورا ارائه شده بود اعلام کرد: باید پرینت نسخه الکترونیک نیز از سوی دفترخانه به‌صورت حضوری به سازمان ارائه شود!
دقت کنید: 1- استعلام به‌صورت الکترونیک انجام شده است. 2- نسخه فیزیکی نیز حضورا ارائه شده است. 3- سازمان اعلام می‌کند که پرینت نسخه الکترونیک نیز باید حضورا ارائه شود! در واقع نتیجه اجرای طرح سامانه الکترونیک در سازمان ثبت اسناد و املاک این بوده که دو مرحله به سایر مراحل اضافه شده است! این یعنی سه‌برابر شدن ترافیک و رفت‌وآمد مراجعان این سازمان و ازدحام بیشتر مردم در واحدهای مختلف آن.
اما ماجرا وقتی جالب‌تر می‌شود که خبرنگار ما برای پیگیری، به مسئول بالاتر این مجموعه مراجعه کرد. او در پاسخ، بخشنامه‌ای را نشان داد که پشت شیشه زده شده بود. در این بخشنامه صرفا بر الزامی‌بودن ارائه نسخه فیزیکی استعلام علاوه بر استعلام الکترونیک تأکید شده بود اما مسئول مربوطه در تفسیری خودسرانه، نسخه فیزیکی را پرینت نسخه الکترونیک می‌دانست درحالی‌که این دو، کاملا جداست؛
نسخه فیزیکی استعلام یعنی برگه سربرگ‌دار استعلام که ممهور به مهر برجسته دفترخانه است و پرینت استعلام الکترونیک یعنی پرینت چاپ‌شده استعلام الکترونیک ثبت‌شده در سامانه سازمان اسناد و املاک.بدین‌ترتیب وقتی حتی مسئولان مستقیم خدمات‌دهنده به مردم در این سازمان، برداشتی صددرصد معکوس از محتوای یک ابلاغیه کرده و مراجعان را سرگردان می‌کنند از سایرین چه توقعی می‌توان داشت؟ آیا سامانه الکترونیک این سازمان حاکمیتی منجر به تراکم بیشتر کارها، نارضایتی بیشتر مردم و افزایش مراحل اداری در این سازمان شده است؟
