این نوشته بر این فرض مبتنی است که بین مدیریت مشارکتی و اثربخشی کارکنان و مسئولیت‌پذیری آنان رابطه‌ای معنادار وجود دارد و در چنین نظام مدیریتی‌ای که اکثر کارکنان بتوانند ایده‌های خود را طرح کرده و در تصمیم سازی مشارکت کنند، رضایت شغلی کارمندان و بهبود کیفیت خدمات حاصل خواهد شد. به‌نظر می‌رسد با ابلاغ دستور‌العمل اجرایی نظام پیشنهادها، دستگاه‌های دولتی بحث عملی مشارکت کارکنان را از طریق یکی از شیوه‌های مدیریت مشارکتی دنبال می‌کنند اما به‌نظر می‌رسد هنوز ابعاد مختلف آن برای کارکنان روشن نیست؛ بنابراین سعی شده با توصیف این رابطه با استفاده از منابع موجود و متن آیین‌نامه اجرایی و دستورالعمل‌های مربوطه،بخش‌های مختلف این نظام مدیریتی چون مدیریتی- مشارکتی و یکی از شیوه‌های آن با عنوان نظام پذیرش و پیشنهادها، اهداف و ماموریت‌های آن و چگونگی استقرار این شیوه در ساختار نظام اداری کشور تبیین شود.
1 - مدیریت مشارکتی
مدیریت مشارکتی به‌وجود آوردن فضا و نظامی است که توسط مدیریت یک سازمان ایجاد می‌شود تا از این طریق کارکنان، مشتریان و مخاطبان یک سازمان در روند تصمیم سازی و تصمیم‌گیری و حل مسائل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت کنند.
اصل اساسی در این نوع مدیریت، همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان و مشتریان است. در این شیوه از مدیریت هدف آن است که از ایده‌ها، پیشنهادها، ابتکارات، خلاقیت‌ها و توان فنی و تخصصی آنها در رفع مسائل و مشکلات سازمان در جهت رسیدن به اهداف سازمان و توجه به عوامل موفقیت یک سازمان استفاده شود. کیفیت مدیریت، عاملی تعیین‌کننده در موفقیت یک سازمان به شمار می‌رود. بهترین نوع مدیریت آن است که به کارمندان خود اجازه می‌دهد ضمن مشارکت در کار، بر پایه مهارت‌ها و ظرفیت‌های خود در تحقق اهداف همگانی مشارکت جویند.
بنابراین از دیدگاه اینگونه مدیریت، مدیر اجرایی هر چقدر هم توانمند، خردمند و دارای خصلت‌های قوی رهبری باشد، نمی‌تواند به تنهایی یک سازمان را به اهداف و رسالت تعیین شده به صورت کامل برساند و تکیه بر توان مدیریت فردی امروزه شیوه‌ای منزوی است که در اصل بر وجود یک شخص استوارشده و دوام آن محدود است.
2 - مبانی نظری مدیریت مشارکتی
مشارکت به قدمت تاریخ بشر پیشینه دارد؛ چراکه نظر و عمل مشارکت در بطن هر جامعه‌ای و در مفاهیمی چون همبستگی، اتحاد، انجمن و مانند آنها نهفته است و از دیرزمان، شالوده پیدایش اجتماعی- انسان شناختی نوع بشر تلقی شده است. مشارکت، فرایندی است برای خودآموزی اجتماعی و مدنی، حق بشر و پیش‌شرط توسعه است؛ بنابراین به‌خصوص لازم است آنهایی که حاشیه‌نشین شده‌اند به ابزارهایی دست یابند که موفقیت‌شان را بهبود دهند. از این‌رو می‌توان فلسفه و مبانی نظری مدیریت مشارکتی را بدین شرح عنوان کرد:
1 - نیاز انسان به احترام و برابری و اظهار وجود: انسان ذاتا به‌دنبال برابری با دیگران است و همیشه این گرایش را درون خود پرورش می‌دهد که با او برخورد محترمانه صورت گیرد. در این نوع برخورد محترمانه، اصل، اهمیت دادن به‌نظر انسان امروزی است که بیش از هر دوره دیگر خواستار مشارکت در امور است؛ بنابراین یکی از ویژگی‌های مدیریت مشارکتی پاسخ مثبت به این خواسته انسانی است.
2 - حمایت و پشتیبانی از نظرها و دستاوردهای خویش: انسان همواره از طرح ایده احساس حیات می‌کند و فطرتا دنبال آن است تا به ایده خود جامه عمل بپوشاند. در سازمانی که کارکنان درتصمیم‌گیری‌ها دخالت می‌کنند و سیستم مدیریت اجازه ورود نظرهای آنها را به حوزه تصمیم سازی می‌دهد، عملا حس تعهد بین کارکنان افزایش یافته و در نتیجه مدیریت یک سازمان می‌تواند از پشتیبانی کارکنان در اجرای سیاست‌ها و تصمیم‌های جدید برخوردار شود.
3 - انسان به‌دنبال کمال‌جویی است: روند رو به رشد فعالیت‌های سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است. امروزه با توجه به وجود رقابت بین سازمان‌ها و ضرورت افزایش بهره‌وری و رضایت مشتریان از خدمات ارائه شده، تکامل سازمانی مستمر اجتناب‌ناپذیر است. براین اساس سازمانی موفق است که پویا باشد و سازمانی پویاست که بتواند از نظرات و پیشنهادهای کارکنان، مشتریان و... که در برگیرنده روش‌های کاری مختلف است استفاده کند.
4 - توسعه نیروی انسانی: اثربخشی نیروی انسانی در یک سازمان، زمانی است که آنها احساس تعهد کنند. همانگونه که مطرح شد مشارکت دادن کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها موجب ایجاد انگیزه کاری و احساس مسئولیت و به‌وجود آمدن فضایی می‌شود که مشارکت فعالانه صورت می‌گیرد و این خود موجب توسعه نیروی انسانی، یعنی همکاری کارکنان با یکدیگر و فعال شدن همه آنها می‌شود. بدین‌ترتیب با شکل‌گیری چنین روندی، نیروی خلاق در یک سازمان شکل می‌گیرد. وجود نیروی خلاق در یک سازمان به معنی تولید راهکارهای متعدد برای رفع مشکلات است.
5 - مشورت: کسی که با مردم مشورت می‌کند در عقل آنها شریک شده است. به‌دلیل محدودیت زمانی و تخصص، یک مدیر نمی‌تواند به تمامی مسائل سازمان احاطه کامل داشته باشد؛ بنابراین لازم است در تصمیم‌گیرهای صحیح، از نظر کارشناسان، کارکنان و سایر صاجب‌نظران استفاده کند. این نوع مشارکت فکری کارکنان و مشتریان از بهترین روش‌های مشورت همگانی با مدیر یک سازمان است. در سیستم اداری ایران نیز با اجرای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها این نوع مشارکت فکری در تمامی سازمان‌های تولیدی وخدماتی قابل انجام است.
6 - اتخاذ بهترین تصمیم از بین نظرها: مایکل رابسون در این خصوص می‌گوید: بهترین راه داشتن یک نظر خوب، داشتن نظرات متعدد است؛ بنابراین از مهم‌ترین وظایف یک مدیر، تشخیص بهترین نظر در تصمیمات است.
7 - بهبود روابط انسانی بین مدیریت و کارکنان سازمان: از عوامل مؤثر در موفقیت یک سازمان، وجود رابطه مناسب بین مدیران و کارکنان است. روابط خصمانه و ناعادلانه مدیران یک سازمان با زیردستان باعث می‌شود کارکنان انگیزه همکاری خود را از دست داده و به وظایف خود نیز عمل نکنند؛ مشارکت کارکنان، انگیزه آنها را در حل مسائل سازمانی افزایش می‌دهد، به شکل‌گیری رابطه مثبت بین آنها و مدیران کمک می‌کند و همچنین موجب از بین رفتن عقده‌های روانی و کاهش نارضایتی کارکنان می‌شود.
8 - مدیریت در تصمیم‌گیری به اطلاعات جامع نیاز دارد: در دنیای پیچیده، تصمیم‌گیری نیز یک امر پیچیده است. حجم گسترده اطلاعات، تغییرات سریع در آن و سرعت انتقال اطلاعات در جهان امروزی، امکان تسلط مدیران به اطلاعات را به خصوص در سازمان‌های بزرگ مشکل کرده است. مضاف براینکه مدیریت یک سازمان باید در روز تصمیمات متعددی را اتخاذ کند؛ بنابراین مشارکت کارکنان و اطلاعات آنها، مدیریت سازمان را در تصمیم‌گیری‌ها یاری می‌دهد.
9 - لزوم هماهنگی با تغییرات محیط ملی و بین‌المللی: هر‌گونه تغییر انسان‌ها را تحت فشار قرار می‌دهند تا خود را با آن تغییرات هماهنگ کنند. تاخیر در پاسخ به این تغییرها از نظر اجتماعی- اقتصادی، فرهنگی و در بعد مدیریتی نیز موجب شکل‌گیری مسائل متعددی می‌شود که در آینده می‌تواند برای یک سازمان فاجعه‌آمیز باشد. اندیشمند صاحب‌نام، پیتر دراکر، در این خصوص می‌گوید: مدیران اکنون باید ناپیوستگی‌ها را مدیریت کنند. لذا تغییر در مدیریتی که باید تغییر را اداره کند، نگرانی عمده مسئولین شده است. به هرحال یکی از اشکالات عمده در ساختار‌های مدیریتی ما این است که وقتی ما به راه‌حل‌های رفع مسائل و مشکلات دست پیدا می‌کنیم که دیگر آن مشکل موضوعیت خود را از دست داده است. این ناشی از تاخیر در تصمیم‌گیری‌هاست؛ به عبارت بهتر ما همواره از زمانه خود عقب هستیم. راهکار حل این مشکل، تغییر نگرش از مدیریت سنتی به مدیریت مشارکتی است. در این صورت است که با ایجاد تحولات فکری و مشارکت کارکنان، سازمانی توانمند شکل می‌گیرد و تصمیمات آن نیز با تحولات و شرایط ملی و بین‌المللی هماهنگ می‌شود.
3 - شیوه‌های مدیریت مشارکتی
مشارکت فکری کارکنان و مشتریان یکی از پایه‌های مهم مشارکت محسوب می‌شود. این مشارکت از طرق مختلفی در یک سازمان امکانپذیر است؛ با نظام پیشنهادها شروع می‌شود و در ادامه با تشکیل گروه‌های بهبود کیفیت و گروه‌های خودگردان، زمینه‌های مشارکت شکل می‌گیرد. یکی از این شیوه‌ها، نظام پیشنهادهاست که از سیاست‌های اصلاح نظام مدیریتی در کشور ناشی می‌شود. آیین‌نامه اجرایی این نظام در سال1382 توسط دبیرخانه شورای تحول اداری تدوین و جهت اجرا به دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شد. به‌دلیل اهمیت مشارکت کارکنان و تاکید بر ضرورت اجرای آن در نظام اداری به تشریح بخش‌های مختلف آن می‌پردازیم.
4 - نظام پیشنهادها و تعریف آن
نظام پیشنهادها جزئی از یک نظام کلی، یعنی نظام مدیریت کیفیت فراگیر به‌عنوان اولین و اصلی‌ترین پایه حرکت به سوی مدیریت مشارکتی و بهبود مستمر سازمان و کارکنان است که جهت ایجاد و تقویت کار گروهی، همدلی و نگرش ترقی به صورت گروهی در سطح کل سازمان، پویایی و استمرار در بهبود روش‌های کار کیفیت فراورده‌ها یا خدمات، ارتقای سطح رضایت همکاران و خدمت گیرندگان دستگاه استقرار می‌یابد.
در چنین نظامی تاکید بر مشارکت آگاهانه، داوطلبانه و مجدانه کارکنان در تمامی سطوح سازمانی است و می‌توان از نظرها، ایده‌ها، پیشنهادها، ابتکارات، خلاقیت‌ها و توان تخصصی آنها در حل مسائل، مشکلات و همچنین تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی در جهت بهبود فعالیت‌های هر دستگاه، رضایت شغلی کارکنان و تعهد سازمانی استفاده کرد.
5 - اهداف نظام پیشنهادها
گسترش فعالیت‌های گروهی از عوامل مختلف موفقیت سازمان‌ها در دنیای امروز است. در راستای اصلاح فرایندها و روش‌های انجام کار(برنامه تحول در نظام اداری) نظام پیشنهادها با اهداف زیر دنبال می‌شود:
1 - گسترش فرهنگ مشارکت، ایجاد شرایط کاری مناسب و سازنده برای انجام بهینه وظایف
2 - تسریع در روند رشد و توسعه افراد، تشکیلات و اهداف سازمانی و حرکت به سمت مدیریت مشارکتی
3 - ابداع روش‌های ابتکاری برای جلب رضایت و پشتیبانی مردم و استفاده‌کنندگان از خدمات دستگاه
4 - افزایش همدلی در محیط کاری، شناسایی و پاسخ به نیازهای روحی و روانی همکاران و تامین سلامت آنان
5 - افزایش اعتبار و حسن شهرت سازمان و کارکنان
6 - اعتقاد به موضوع و شناخت تمامی فعالیت‌ها، فرایندها، موانع و یافتن روش‌های بهبود آنها در سازمان و استفاده از نقطه‌نظرهای مستند همکاران و خدمت‌گیرندگان سازمان
7 - ایجاد احساس نیاز در همکاران به پذیرش تغییر و بهبود برای پویایی سازمان و ایجاد نگرش پیشرفت فردی از طریق کارگروهی
8 - افزایش انعطاف‌پذیری سازمان و کارکنان آن
9 - هماهنگی با تغییرات ملی و جهانی با مشارکت عمومی داخل سازمانی و خارج سازمانی.
