مفاهیم: مدیریت داده‌ها چیست؟

به زبانی ساده با برخی از اصطلاحات رایج در این عرصه آشنا شوید:

مدیریت محتوا و مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای آیا مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای، جهانی کاملاً متفاوت است؟ البته چنین نیست. داده‌های رسانه‌ای، داده‌های رسانه‌ای دیجیتال شدهای هستند که معرف دارایی‌ها می‌باشند. این دارایی‌ها، سندهایی هستند که در آنها سرمایهگذاری شده و قابل فروختن میباشند. پیش شرط: سندها باید به شیوه‌ای مفید ذخیره شده و هنگام نیاز به راحتی قابل بازیافت باشند.

یک سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای، مثل یک سیستم مدیریت محتوا، به اشیای رسانه‌ای نظیر متن‌ها، تصویرها و گرافیک‌ها ساختار می‌دهد و از تهیه، مدیریت تا پردازش و کاربرد آنها حمایت به عمل می‌آورد.
به همین لحاظ، تمرکز رسانه‌ای خنثی این اشیای رسانه‌ای که قابل کاربرد مجدد هستند و همچنین نمایه‌سازی ساختمند این اشیا، نقش مهمی ایفا می‌کند. بنابراین، یک سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای از طریق کارکردهای خود به یک سیستم مدیریت محتوا تبدیل می‌شود.

پسوندهای مهم در سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای حکم ابزارهایی را دارند که برای تحلیل و دسترسی به داده‌ها و خود داده (به عنوان مثال اندازه یک فایل، ورژن و ریشه آن) به‌کار می‌آیند و بنابراین برای دسترسی بهینه به اطلاعات نقش مهمی ایفا می‌کنند.

افزون بر این، پسوندها همچنین حکم ابزارهایی را دارند که کار با اشیای دیجیتال را که باید مدیریت شوند ساده‌تر می‌سازند.

بنابراین مدیریت محتوا از نظر کارکرد عمیقاً با مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای برای مدیریت داراییهای رسانه‌ای تفاوت دارد، اما از نظر نوع مدیریت دارایی‌ها تفاوت چندانی ندارند.

• برخی از گونه‌های مدیریت:

مدیریت محتوا (Content Management)
مدیریت محتوای وب (Web Content Management)
مدیریت دارایی‌های دیجیتال (Digital Asset Management)
مدیریت دانش (Knowledge Management)
مدیریت محتوای شرکتی (Enterprise Content Management)

مدیریت محتوا:
مدیریت محتوا، مدیریت رسانهها و محتوا است. هدف مدیریت محتوا خدمت به همه کانالهای توزیع است. علاوه بر این، مدیریت محتوا میتواند کارکردهایی را هم برای تدارک، عرضه و توزیع اتوماتیک محتوا فراهم سازد.

مدیریت محتوای وب:
مدیریت محتوای وب برای اداره وبسایت‌های بزرگتر به‌کار میرود و از این نظر جالب است که به پردازش راحت محتوای وب و مدیریت رسانه‌ایی که عمدتاً برای اینترنت آماده می‌شوند، کمک می‌کند.

مدیریت اسناد:
مدیریت اسناد همانگونه که از نامش پیداست به مدیریت سندها مربوط میشود و به اسکن کردن و ذخیرهسازی آنها به صورتی که قابل خواندن باشند. از آنجایی که قابلیت خوانده شدن اسناد اولویت دارد و از اهمیت فراوانی برخوردار است، ویژگیهای بصری نظیر رنگ، جزییات و ساختار کاغذ در فرایند دیجیتالسازی به عنوان یک قاعده ضبط و ثبت نمیشوند. حوزه مهم دیگری که در مدیریت اسناد مورد تأکید است آرشیو اسناد به گونهای است که قابلیت ممیزی داشته باشد.

مدیریت دانش:
هدف مدیریت دانش، ترکیب اطلاعات با تجارب و دانش موجود است که به ایجاد پایگاه دانش میانجامد و قابل مدیریت هم باشد. کنترل فرایند مدیریت دانش در جهان امروز از اهمیت ویژهای برخوردار است و علت آن هم این است که قابلیت شرکت‌ها برای بقا، صرفنظر از اندازه آنها، دقیقاً به کاربرد بهینه آنها از منابع دانش خودشان وابسته است.

مدیریت داده‌های شرکتی:
هدف مدیریت داده‌های شرکتی انباشت و مدیریت کل اطلاعات و محتوای یک شرکت است. برای رسیدن به چنین هدفی، کارکردهای دنیای سنتی آرشیو، سند و گردش کارهای مدیریتی باید با الزامات مدیریت محتوا هماهنگ شود. به این ترتیب امکان ادغام مؤلفههای وب پایه با محصولات سنتی فراهم می‌شود.

داده‌های مشترک - رسانه‌ای مختلف:
اکنون این امری رایج است که اطلاعات را به‌طور همزمان از طریق چند کانال توزیع کنیم و همین نکته باعث میشود تا یک اطلاع واحد در چند صورت مختلف ذخیره شود، چرا که هر کانالی، فرمت داده‌های خاص خود را طلب می‌کند. به این نوع ذخیره شدن اطلاعات، افزونگی می‌گویند. حاصل چنین روندی، انباشتگی فراوان اطلاعات است که نیاز به مدیریت دارد و این همان نقطه‌ای است که سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای وارد عمل می‌شود

رسانه به مفهوم فرمت:

رسانه‌ها حامل‌های اطلاعات دیجیتال هستند، حامل‌هایی که در طیف گستردهای از فرمت‌ها، کیفیت‌ها، انواع و اندازه‌ها بروز می‌کنند.

به عنوان نمونه‌هایی از این حاملها میتوان به تصاویر و گرافیک‌ها در فرمتهای EPS,TIFF یا JPEG یا فرضاً به متنهای واژهپردازهایی چون Word اشاره کرد و یا به سندهای برنامه‌های نشر رومیزی مثل کوارک اکسپرس و ایندیزاین (به عنوان فایل ارژینال و سندهای PDF).افزون بر این، سایتهای اینترنتی با زبان HTML، فایلهای موسیقی با فرمت WAV یا MP۳، فایل‌های Quicktime یا AVI و بسیاری از موارد دیگر جزو رسانه‌ها به حساب می‌آیند. این رسانه‌ها میتوانند از طریق کانال‌های گوناگون با فرمهای مختلف توزیع شوند.

ضمنا ما صاحب محصولات چاپی کلاسیکی چون روزنامهها، کاتالوگ‌ها، بروشورها، مجلات و برگه‌ها و اوراق تبلیغاتی هم هستیم و علاوه بر این، امکان توزیع این اطلاعات از طریق اینترنت یا سایر شکلهای چندرسانه‌ای (مولتی مدیایی) نظیر سی‌دی و دی‌وی‌دی و نیز از طریق رادیو و تلویزیون هم وجود دارد.

فرمت تعریف کار (JDF) و سیستم اطلاعات مدیریت (MIS):

به زبان ساده باید گفت که JDF فرمت تعریف کار است و MIS سیستم اطلاعات مدیریت. هر اقدامی که باید توسط سیستم یا اپراتور سیستم صورت بگیرد در JDF تعریف شده و بنابراین مثل یک ممیزی در کنترل کارها عمل میکند و سپس میتوان به تحلیل دقیق روند کار در MIS نشست.

به عنوان مثال وقتی که مثلا یک پرینتر دیجیتال به خاطر خالی بودن سینی کاغذ از مدار خارج می‌شود، محیط ارتباطی JDF از این دستگاه یک علامت برای MIS می‌فرستد تا به قول معروف سیستم کنترل تولید از وضعیت آن پرینتر مطلع شود و به عبارت بهتر به جای اینکه چشمان اپراتورها دنبال چراغ‌های چشمک‌زن باشند، ماشین به‌طور اتوماتیک این کار را صورت می‌دهد

پایگاه‌های داده رسانی:

پایگاه‌های داده رسانی انواع گوناگونی دارند. از پایگاه‌های ارزان قیمت برای برآورد امور تا سیستمهای بسیار پیچیدهای که هم سختافزارها و هم نرمافزارهای آنها با سفارش قبلی تهیه شدهاند و به کار سازمانهای بسیار بزرگ میخورند. این نوع سیستمها ممکن است برای تحویل به مشتری به زمان بیشتری احتیاج داشته باشند و قیمتهایشان حتی بیشتراز یک میلیون یورو باشد. (۴۴/۱ میلیون یورو).

طیف خدمات پایگاه‌های داده رسانی میتواند از برآورد قیمت تا تعیین قیمت تمام شده، کنترل تولید، فروش، بازاریابی، دسترسی مستقیم به مشتریان تا ارتباط با سازمانهای مرتبط را در برگیرد. درواقع سیستمهای اطلاعات مدیریت قابلیت ارتباط از راه دور را بهصورت همزمان و تعاملی در همه عرصه‌های مرتبط با صنعت چاپ دارند.
البته باید یادآورشد که یکی از بایدهای سیستم‌های اطلاعات مدیریت قابلیت کار با JDF است و اینکه بتوانند امکان تولید و چاپ را از طریق سیستم‌های یکپارچه کامپیوتری فراهم کنند.

فراداده‌ها:
هدف هر سازمانی باید این باشد که تمام رسانه‌ایی را که به کار می گیرد، بتواند مدیریت و آرشیو کند. و اینجاست که به فرادادهها (Metadata) نیاز داریم. فرادادهها همان اطلاعاتی هستند که فرضا با استفاده از یک برچسب، بر پشت یک عکس الصاق میکنیم. اما در همین حال، در دنیای داده‌های دیجیتال باید این فرادادهها را بهطور جداگانه مدیریت کنیم. در واقع، فرادادهها اطلاعاتی توصیفی هستند و مربوط به حقوق و مجوزهای داده‌ها می‌باشند. پس به این ترتیب داده‌ها با اطلاعات دیگری که به ارزش پایگاه داده‌رسانی ما می‌افزایند، یعنی با فراداده‌ها کامل می‌شوند.