سایت یازدهمین نمایشگاه «یاد یار مهربان» قابلیت جستجوی پیشرفته را دارد که مخاطبان نمایشگاه می‌توانند با استفاده از آن، امکان جستجوی کتب مورد نظر را پیدا کنند. شماره غرفه نیز از طریق این جستجو ارائه می‌شود تا مدارس و سایر مخاطبان به راحتی بتوانند پیش از آغاز نمایشگاه از اسامی کتب مورد نظر و جایگاه ارائه آنها در نمایشگاه مطلع باشند.
فرایند ارسال و انتخاب و گزینش کتب یازدهمین نمایشگاه «یاد یار مهربان» با انتشار فراخوانی در روزنامه‌های کثیرالانتشار آغاز شد. پس از آن ناشران، کتب خود را ارسال کردند که این کتب وارد فرایند کارشناسی شد. تیم کارشناسی مرکب از کارشناسان وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، آموزش و پرورش و شهرداری تهران بر اساس ضوابط تعیین شده به ارزیابی کتب ارسال شده به دبیرخانه این نمایشگاه پرداختند.
85 درصد کتب ارائه شده به دبیرخانه نمایشگاه مورد پذیرش قرار گرفته‌اند. مسئولان برگزاری این نمایشگاه تأکید می‌کنند که ناشران با ضوابط نمایشگاه آشنایی کافی داشته و به همین دلیل کتبی را معرفی کردند که بیشترین انطباق را با شرایط نمایشگاه داشته باشند.
بر اساس ضوابط، ناشران تنها کتبی را می‌توانستند به دبیرخانه نماشگاه معرفی کنند که بیش از سه سال از زمان اولین چاپ آنها نگذشته باشد، همچنین کتبی که مناسب کتابخانه‌های عمومی مدارس نبودند از دایره کتاب‌های قابل ارائه برای نمایشگاه خارج شدند، به عنوان مثال کتب حل المسائل، کتب تخصصی و کتبی که برای زیر مقطع ابتدایی بودند، حذف شدند.
