با شروع ثبت وقایع حیاتی در ایران جهت دستیابی به اسناد هویتی در بایگانی‌های اسناد جلی از کلیدی ترکیبی شامل محل صدور شنـاسنـامه، سال صـدور و شماره شناسنامه استفاده می‌شد که محل صدور خود ترکیبی از اداره محل صدور و حوزه‌های شهری، روستایی و ... می‌باشد.
افزایش جمعیت و تغییر در تقسیمات کشوری عامل مهمی در تغییر حوزه بندی ادارات ثبت احوال بوده و در مقاطعی کمبود پرسنل مورد نیاز باعث ادغام حوزه‌ها شده است.
تغییر محدوده جغرافیایی حوزه‌ها در قلمرو یک شهرستان به معنی اعمال یک سری تغییرات منطقی و فیزیکی در چیدن اسناد در بایگانی‌ها شده است.
انتزاع ادارات ثبت احوال از یکدیگر دستیابی به اسناد را بسیار مشکل کرد و نتیجتا" موجب غیرممکن شدن ثبت تحولات در اسناد سجلی بسیاری از ادارات ثبت احوال شده است.
از طرفی با عنایت به اینکه پرونده‌های آموزشی، استخدامی و شغلی، بیمه و بهداشتی، نظامی و ا نتظامی و مالیاتی و ... در نظام‌هایی که به نوعی با انسان‌ها سروکار دارند با تکیه به مدارک شناسایی صادر شده از سوی سازمان ثبت احوال کشور بوجود آمده و تجربه نشان داده که سازمان‌ها عمدتا" به دلیل اشکال در شناسایی افراد در پرونده مختلف قادر به تبادل اطلاعات بین سیستمی نمی‌باشند.
مقدمه ایجاد چنین ارتباط سازمان‌یافته و منظم بین سازمان‌ها ایجاد سهولت شناسایی افراد در کلیه سیستم‌ها می‌باشد که سازمان ثبت احوال با انجام مطالعات وسیع از سال 1368 شماره ملی را به عنوان کلید شناسایی ساده و منحصر به فرد جایگزین کلید مرکب قبلی برای متولدین کرده است.
این شماره را می‌توان یکی از پدیده‌های سیستم نوین ثبت احوال نام برد که باعث خواهد شد ارتباط و پیوند اطلاعاتی منسجم و مستحکمی بین سازمان‌ها و افراد بوجود آورد و یک فرد با این شماره در کلیه سیستم‌ها شناخته شود و یا به عبارت دیگر حلقه ارتباطی روشن و قاطعی بین فرد و کلیه اسناد و مدارک در سیستم‌ها می‌باشد.
شماره ملی یا کد ملی، عددی 10 رقمی و منحصر بفرد می‌باشد که به هر شخص ایرانی اختصاص یافته است
کد پستی، عددی 10 رقمی است که به هر مکان طبق ضوابط شرکت پست جمهوری اسلامی ایران اختصاص می‌یابد.
کارت ابلاغ شماره ملی و کد پستی، حاوی شماره ملی هرفرد و کدپستی 10 رقمی محل سکونت فرد می‌باشد و صرفاً برای آگاهی از شماره ملی وکدپستی ارایه شده است.
