چطور از تلف شدن وقت جلوگیری کنیم؟

به گزارش همشهری آنلاین با توجه به این توصیه‌ها می‌توانید زندگی منظم‌تری داشته باشد و حداکثر استفاده را از وقت‌های در دسترستان انجام دهید:

اهدافتان را تعیین کنید

مقصود این است که اهداف مهم و بزرگ مربوط به کار و زندگی‌تان را تعیین کنید. مثلاً ممکن است بخواهید تعادل بیشتری میان کار و زندگیتان برقرار کنید یا بیشتر ورزش کنید و یا اینکه بخواهید در فعالیت‌های تفریحی بچه‌هایتان با آنها همراهی کنید.

وقتی که اهدافتان را به خوبی مشخص کرده باشید، بهتر می‌توانید آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و بر این موضوع متمرکز شوید که چگونه آنها را در سبک زندگیتان بگنجانید.

زمان لازم برای انجام کارها مشخص کنید

ممکن است یک هفته یا بیشتر زمان ببرد تا بفهمید چه مدت طول می‌کشد تا همه کارهایتان را انجام دهید، مثل: پهن کردن لباس‌ها، آماده کردن صبحانه، مرتب کردن تختخواب. بیشتر افراد مدت زمان انجام کارهای ساده‌ای مانند دوش گرفتن را بیش‌ازحد لازم و زمان لازم برای انجام داد کارهای بزرگتری نوشتن یک مقاله را کمتر از حد لازم ارزیابی می‌کنند. اگر دقیقاً بدانید که چقدر برای انجام کارهایتان وقت صرف می‌کنید، پس بهتر می‌توانید آن را مدیریت کنید.

اولویت‌بندی انجام دهید

کارهایی را که باید انجام دهید به چهار گروه تقسیم کنید:

. کارهای فوری و مهم

. کارهای غیر فوری اما مهم

. کارهای فوری اما غیر مهم

. کارهای غیر فوری و غیر مهم

هدف این است که تا جایی که ممکن است کارهای کمتری در گروه «فوری و مهم» داشته باشید، چون اگر کارهایتان بر روی هم جمع شود، استرس ایجاد می‌کند. اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، پس احتمالاً بیشتر وقتتان صرف کارهای «غیر فوری و مهم» می‌شود. در این صورت است که می‌توانید مفیدترین کارها را انجام دهید و به علت جمع شدن کارها روی هم احساس نکنید از پا افتاده‌اید.

برنامه‌ روزانه داشته باشید

هنگامی که می‌دانید انجام هر کاری چقدر زمان می‌برد و کدام یک از کارها مهم‌تر از همه است، برنامه‌ریزی برای انجام آنها را شروع کنید. انعطاف‌پذیر باشید. آیا اواخر بعدازظهر کار بیشتری انجام می‌دهید یا اول صبح؟ آیا می‌خواهید عصرهایتان خالی از کار باشد تا استراحت کنید؟

اگر دوست دارید کارهای بیرون از خانه مثل مرتب کردن گلدان‌های روی ایوان را یک باره انجام دهید یا به تدریج در طول هفته آن را به انجام برسانید.

فکر کنید و ببینید چه برنامه‌ای برای شما بهتر است و از تغییر دادن برنامه نترسید.

ابتدا کارهای سخت را انجام دهید

اگر باید کار سختی را باید به انجام برسانید، بهتر است در همان اول روز آن را انجام دهید و به این ترتیب تا پایان روز نگرانی نخواهید داشت.

اول آن کار سخت را انجام دهید که تا پایان روز دیگر نگرانی نداشته باشید. مارک تواین می‌گوید: «اگر کارت این است که قورباغه‌ای را بخوری، بهترین انتخاب این است که اول صبح این کار را انجام دهی.» و برای عنوان یک کتاب مشهور درباره مدیریت زمان این است:« قورباغه‌ات را بخور!»

کارهایتان را یادداشت کنید

فهرستی از کارهای ضروری‌تان تهیه کنید. اما از ابزارهای دیگر هم برای یادآوری می‌توانید استفاده کنید. نکته اصلی اینجاست که حتماً کارهایتان را در جایی یادداشت کنید. از هر ابزاری که برای یادآوری کارها استفاده می‌کنید، بهتر است که فقط یک وسیله باشد و هر کجا می‌روید آن وسیله را با خود ببرید، مثلاً تلفن همراهتان. اپلیکیشن‌های تقویم و یادآور روی تلفنتان وجود دارد.

آیا این کار ارزش وقت گذاشتن را دارد؟

اهداف اصلی‌تان را به یاد آورید و از خودتان بپرسید: آیا کاری که انجام می‌دهم، برای رسیدن به آن اهداف به من کمک می‌کند. به طور مثال، آن ساعات اضافی که در محل کارتان هستید و کاری را می‌کنید که کسی از شما نخواسته است، بهتر نیست در سال ورزش یا همراهی کردن فرزندتان بگذرد.

خودتان را گول نزنید

اگر کاری را برای ساعت 9 صبح برنامه‌ریزی کرده‌اید که انجام دهید، حتماً آن را در همان ساعت انجام دهید نه ساعت 9:17 صبح، حتی اگر تنها کار می‌کنید. رعایت نکردن یک زمان شروع باعث می‌شود با احتمال بیشتری زمان‌های دیگر را هم از دست دهید.

البته می‌توانید انعطاف‌پذیر باشید و به خودتان تا حدی در انجام نوع کارتان حق انتخاب بدهید- اما برنامه تعیین‌شده کاریتان را رعایت کنید.

اگر برنامه‌ کاری تعیین‌شده را امتحان کردید و برایتان مناسب نبود، همیشه می‌توانید آن را عوض کنید.

در شروع کار تاخیر نکنیدچ

اگر دچار اضطراب شدید می‌شوید که نکند کاری انجام نشده بماند، روشی را بیابید که به خوبی از پس آن برآیید و اگر لازم شد حتی یک قدم کوچک به پیش بردارید. وقتی کمی به پیش می‌روید،احساس بهتری خواهید داشت و بیشتر انگیزه پیدا می‌کنید. به ای‍نکه اغلب نگرش ما از رفتار شما و نتایج کار شما نشئت می‌گیرد و نه برعکس.

همه وقت شما به حساب می‌آید

در طول روز هر بار ممکن است 15 دقیقه از وقتتان را به تلفن همراه اختصاص دهید، مثلاً وب‌گردی کنید و برنامه‌های تلفن همراه خود را چک کنید. ممکن است از کاری که می‌توانید در این مدت کوتاه انجام دهید، تعجب کنید. 4 تا 15 دقیقه‌ای که در طول روز برای تلفن همراه صرف می‌کنید، درست به اندازه یک ساعت بهره‌وری است. و بعد احساس بهتری درباره استراحت کردن خواهید داشت.

از رایانه کمک بگیرید

تکنولوژی- وب، ایمیل، سایت‌های شبکه‌های اجتماعی - می‌تواند ساعت‌ها وقت شما را بگیرد؛ اما مفید هم می‌تواند باشد. به دنبال ابزاری باشید تا در پیگیری و برنامه‌ریزی وقت به شما کمک کند و هرجا لازم است کاری انجام دهید، به شما یادآوری کند و حتی مانع از اتلاف وقت شما در وب‌سایت‌های زمان‌بری شود که وسوسه‌تان می‌کنند.

حدود زمانی تعیین کنید

بهترین مدت ممکن را برای انجام کار تعیین کنید. ممکن است آن کار را زودتر انجام دهید؛ اما اگر این‌گونه نشد، تعیین حدود زمانی به شما در جلوگیری از اتلاف وقت کمک می‌کند. هنگامی که موفق به انجام آن در آن حدود زمانی شدید، می‌توانید حدود جدیدی تعیین کنید.

ایمیل: سیاه‌چال اتلاف وقت

چک کردن ایمیل می‌تواند یک عامل مهم تلف‌کننده وقت باشد و منشأ استرس باشد.

. چهار مورد زیر را امتحان کنید.

حذف کردن: اگر پیامی است که به شما مربوط نمی‌شود و لازم نیست در مورد آن چیزی بدانید، سریع آن را پاک کنید.

پاسخ دادن: اگر پیام مهم و ضروری است یا کاری است که باید سریع انجام شود، به آن پاسخ دهید.

ارسال مجدد: اگر در ایمیل از شما درخواستی شده که بهتر است شخص دیگری آن را انجام دهد، ایمیل را برای آن شخص بفرستید و از این مورد بگذرید.

تعویق: اگر رسیدگی به آن ایمیل به زمان بیشتری از زمانی که دارید نیاز دارد، می‌توانید رسیدگی به آن را به تاخیر بیندازید و به زمان دیگری محول کنید.

یک زمان استراحت برای ناهار داشته باشید

ممکن است به نظر برسد کار در حین وقت ناهار به کارآمدی بیشتر شما بینجامد، اما این روش ممکن است به ضرر شما تمام شود.

به عنوان یک اصل کلی، ۳۰ دقیقه درو شدن از کارتان به شما کمک می‌کند تا در بعدازظهر بهتر کار کنید.

اگر گرسنه نیستید، کمی پیاده‌روی کنید یا حرکات کششی انجام دهید. بعد از آن، شما حتماً با انرژی و تمرکز بیشتری به کار برمی‌گردید.

برای بقیه کارها هم برنامه داشته باشید

نکته اصلی در زمان‌بندی کارها این است که وقت بیشتری برای انجام کارهایی که دوست دارید، به دست آورد

در طول هفته برای خودتان مطالب سرگرم‌کننده، سودمند و غیر کاری را نیز در نظر بگیرید تا نگرش مثبت‌تان را درباره برنامه‌تان حفظ کنید و با ادامه یافتن کار انگیزه بیشتری به دست آورید. این موارد شامل وقفه‌هایی برای استراحت، خوردن میان‌وعده، تفریح، ورزش و حتی تعطیلات است- به خصوص هنگامی باید یک کار مهم را به پایان برسانید.

منبع : WebMD