با این حال، علی‌رغم تلاش‌های فراوانی که در جهت تحول اداری صورت پذیرفته است، وضعیت و عملکرد ادارات از نظر مسئولان، کارمندان و در نهایت مردم مطلوب نیست.
به نظر می‌رسد مهم‌ترین رکن برای پیشبرد تحول اداری، تغییر آن از سیاستهای بیرونی و دستوری به الگوها و روش‌های درونی است.
یعنی روشهایی که از داخل هر سازمان نشأت گرفته باشد. برای شرح این مطلب به چند مشخصه مهم تحول اداری اشاره می‌شود:
تحول، فرآیندی مستمر است؛ زیرا جامعه انسانی از جهات مختلف علمی، اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و... تغییر می‌کند. به‌ویژه در عصر ما، تحولات، سرعت روزافزونی دارند.
به طوری که پیتر دراکر می‌گوید: «جهانی که دستخوش تحول و دگرگونی است و امنیت آن هر روز در معرض تهدید است، ابداع و ابتکار تنها راه بقا است.»
نوع تحولات مورد نیاز در ادارات مختلف، به شدت متفاوت است. این تفاوت به جهت اختلاف ادارات از لحاظ وظایف، امکانات، سطح معلومات علمی و تجربی، ساختارها و قوانین و... ایجاد می‌شود. بنابراین چنانچه در پی اجرایی کردن تحول اداری هستیم، نمی‌توان تنها به دستور‌العمل‌های کلی برای تمام ادارات اکتفا کرد؛ زیرا نحوه شناسایی و رفع مشکلات هر اداره با ادارات دیگر تفاوت دارد.
برای شناسایی و رفع مشکلات هر سازمان، بایستی بیش از پیش به افراد همان سازمان اتکا کرد؛ زیرا نیروهای داخل سازمان هم با مشکلات به صورت عینی و روزمره برخورد می‌کنند، هم شناخت بیشتری به وظایف و روابط رسمی و غیررسمی دارند.
در ضمن استفاده از تجربیات و نظریات آنها باعث دلگرمی و افزایش توجه آنها به اصلاح امور می‌شود و حتی اگر بدانند چرا نظر اصلاحی آنها قابل اجرا نیست، باز هم به علم و بینش آنها نسبت به محیط خود افزوده می‌شود و با درک بهتری کار می‌کنند.
نظام پیشنهادها همه مشخصه‌های یاد شده را به خوبی پوشش می‌دهد. امور فنی و اداری، امروزه تنوع و پیچیدگی‌های زیادی یافته‌اند و پاسخ به اظهارنظر افراد مختلف در چگونگی اداره امور و استفاده از افکار همگان نیازمند همکاری و بررسی کارشناسی است.
همچنین از نظر فرهنگ دینی به نظر می‌رسد می‌توان نظام پیشنهادها را یک راهکار منظم برای فرضیه امر به معروف و نهی از منکر تلقی کرد. از سوی دیگر طبق اصل 104 قانون اساسی، در ادارات شوراهایی مرکب از کارمندان و مدیران در جهت تأمین قسط اسلامی، همکاری در تنظیم برنامه‌ها و هماهنگی در پیشرفت امور لازم است.
با وجود تشکیل شوراهای صنفی و شهری تاکنون شوراهای اداری تشکیل نشده‌اند. لذا پیشنهاد می‌شود با تلفیق مبانی نظام پیشنهادها و این اصل متروک قانون اساسی و همچنین مفاهیم عالی امر به معروف و نهی از منکر، تحول اداری را در مسیر مناسب قرار دهیم و نظام پیشنهادها را که از فرهنگ دیگر کشورها اخذ شده با قوانین ملی وعقاید و فرهنگ عمومی همراه و هماهنگ سازیم.
پیش نیاز اجرای نظام پیشنهادها
نظام پیشنهادها به طور کلی مبتنی بر اخذ نظر و پیشنهاد از افراد درمورد چگونگی بهبود کارها و فعالیت‌ها، بررسی نظرات اخذ شده توسط افراد مطلع و معتمد، اجرای نظرات قابل قبول و بالاخره قدردانی از پیشنهاد‌دهندگان است که همگی این امور، وسیله‌ای برای تحول اداری و ارتقای کیفی و کمی فعالیتهاست.
از سوی دیگر به نظر می‌رسد ادارات ما اساساً متناسب با اصل تحول‌پذیری طراحی نشده‌اند و معمولاً دارای ساختاری با انعطاف اندک، مدیریت با اختیارات محدود، وظایف غیرشفاف، قوانین مطرح نشده، بودجه محدود و غیرقابل انعطاف و... هستند. بنابراین، برای تحول اداری بایستی شرایط و معیارهای اصلی را تعریف کنیم که ادارات بتوانند با یکدیگر همکاری و اشتراک مساعی داشته باشند و روی‌هم یک مجموعه بزرگ و منسجم (ارکان نظام اسلامی) را تشکیل دهند.
همچنین باید از قوانین و محدودیت‌های دست‌و‌پا‌گیر بکاهیم. به هر حال این محدودیت‌ها که رفع آنها جزو اهداف تحول اداری هستند، عامل محدود‌کننده نظام پیشنهادها به شمار می‌روند و رفع آنها الزامی است. در ذیل برخی از این محدودیت‌ها و دیگر مقدمات اجرای نظام پیشنهادها شرح داده می‌شوند:
1 - اظهار پیشنهاد نیازمند ابتکار عمل یا نقد وضع موجود است و بنابراین بایستی روابط مدیران و کارمندان تا حدی صمیمی و قانونمند باشد که کارمند توان نقد و اظهار نظر سازنده و صریح را داشته باشد.
به عبارت دیگر فضای سالم برای اظهار نظر منتقدان و انتقادپذیری وجود داشته باشد. یعنی کارمندان بدون نیاز به شجاعت بسیار زیاد بتوانند نظرات خود را اظهار کنند (البته با حفظ مقررات و سلسله مراتب و شرایط امر به معروف و نهی از منکر) و مدیران نیز انتقادپذیری را در خود و زیر دستان تقویت کنند و سخن حق را بپذیرند، هر چند برخلاف میل و یا عادت آنها باشد.
این امر از سویی نیازمند شایسته‌سالاری در انتصاب مدیران است و از سوی دیگر قوانین، بایستی حمایت لازم و دوطرفه از کارمند و مدیر داشته باشد. ولی در وضعیت فعلی مدیران نسبت به ارزشیابی و تشویق و تنبیه کارکنان اختیارات زیادی دارند، ولی نظر کارمندان حتی در ارزشیابی مدیران لحاظ نمی‌شود.
2 - کمبود شدید حقوق و مزایای اکثر کارمندان باعث کم شدن توجه آنان به وظایف اداری خود و من‌جمله بررسی روش‌های اصلاحی می‌شود. لذا اکثر پیشنهادها در اوایل اجرای نظام پیشنهادها متوجه وضعیت مالی و رفاهی آنان خواهد بود و بایستی این پیشنهادها نیز در چارچوب نظام پیشنهادها پیگیری شود.
همچنین فاصله زیاد بین حقوق کارمندان و مدیران باعث ایجاد فاصله روحی بین آنها می‌شود، یعنی یکدلی و همکاری که لازمه پیشرفت کار جمعی و تبادل نظر است را کم رنگ می‌کند. در این صورت، کارمندان مشکلات سازمان را مشکلات مدیران می‌پندارند و رغبتی برای حل این مشکلات ندارند.
3 - بررسی برخی از پیشنهادها نیازمند مطالعات کارشناسی نسبتاً مفصل یا انجام تحقیقات فنی مربوط به آن است. اغلب سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها معمولاً مراکز تحقیقاتی وابسته به خود دارند که بهتر است این گونه پیشنهادها به همان مراکز تحقیقاتی ارجاع شود.
با این حال گاهی موضوع پیشنهادی، مرتبط با فعالیت‌های مراکز تحقیقاتی نیست یا نیازمند تحقیقات نسبتاً کوچکی است و لذا بایستی کمیته‌های نظام پیشنهادها اجازه صرف هزینه برای تحقیقات موردی و نسبتاً کوچک روی بعضی پیشنهادهای جالب را داشته باشند.
4 - با پذیرش پیشنهادها و امتیازبندی آنها بایستی از پیشنهاد دهنده قدردانی شود که طریقه رایج آن اعطای مزایای مالی است، به طوری که مبلغ پاداش متناسب با اهمیت و تأثیر پیشنهاد و زحمات پیشنهاد دهنده باشد و همچنین پاداش در فاصله زمانی مطلوب (نسبتاً کوتاه) بایستی پرداخت شود.
بنابر این باید اعتبارات لازم در ردیف بودجه هر دستگاه پیش‌بینی شود و دست کمیته اجرایی نظام پیشنهادها تا حدودی باز باشد (با قید شرط معتمد بودن آنها) و فقط شرایط کلی برای کمیته نظام پیشنهادها تعریف شود و شروط تکمیلی به آئین‌نامه‌های داخلی هر سازمان یا اداره موکول شود. بدیهی است منافع حاصل از اجرای نظام پیشنهادها به مراتب ارزشمندتر از هزینه‌های آن خواهد بود.
5 - در اجرای نظام پیشنهادها، چنانچه پیشنهادی به هر علت قابل پذیرش نیست، باید علت پذیرش پیشنهاد رسماً و به صورت واضح به پیشنهاد دهنده اعلام شود تا پیشنهاد دهنده توجیه شود و مأیوس نگردد.
در حالی که بعضی از مدیران به ویژه در ادارات دولتی رغبتی به تبادل نظر با کارکنان و پاسخگویی به آنان ندارند و چنین مدیرانی، اجرای نظام پیشنهادها را دشوار می‌دانند.
برای رفع این مشکل می‌توان در مراحل اولیه، اجرای نظام پیشنهادها را در سازمان‌های داوطلب شروع کرد، ولی طی یک برنامه زمان‌بندی شده بایستی کلیه سازمان‌ها تحت پوشش قرار گیرند و پشتوانه‌های قوی برای حمایت از کمیته‌های اجرایی در خصوص پاسخگویی مدیران وجود داشته باشد.
6 - با اجرای نظام پیشنهادها در یک اداره، گاهی پیشنهادهایی مطرح می‌شوند که موجه و مثبت به نظر می‌رسند، ولی اجرای آنها در حیطه اختیارات آن اداره نیست (موانع قانونی یا آئین‌نامه‌ای برای اجرای آن وجود دارد).
در این صورت به جای دفع پیشنهاد به علت وجود مانع قانونی، بهتر است موضوع به مرجع ذی‌صلاح در امر آن قانون یا آئین‌نامه ارجاع و خواسته شود که در صورت صلاح‌دید، موضوع پیشنهاد را در بازنگری قوانین مربوطه لحاظ کنند و یا علت رد آن را توضیح دهند.
البته این حالت، باید با طی مراحل و مراتب اداری صورت پذیرد. بنابر این نظام پیشنهادها باید در سطوح مختلف مطرح و اجرا شود تا چنانچه پیشنهادی در سطح یک اداره قابل قبول تلقی شده ولی اجرای آن نیازمند تصمیم‌گیری در اداره دیگر یا مرجع بالاتر باشد، پیشنهاد مزبور به کمیته ذی‌ربط در اداره دیگر یا سطح بالاتر منعکس شود و قابل پیگیری باشد.
نکاتی برای پیشبرد مطلوب‌تر نظام پیشنهادها
* موفقیت نظام پیشنهادها در گرو باور مدیریت ارشد به توانایی کارکنان و درک مسایل آنان، توانمندی و شایستگی مدیریت ارشد برای تشخیص و اجرای پیشنهادهای مفید و همچنین توجیه مدیران میانی است وگرنه در سازمانی که مدیر ارشد در اجرای نظام پیشنهادها جدی نباشد، یا مدیران میانی با نظام پیشنهادها همنوا نباشند، یا برداشت اشتباه از ماهیت نظام پیشنهادها داشته باشند و در پی ایرادگیری باشند، تحول جدی اتفاق نخواهد افتاد و نظام پیشنهادها ناموفق جلوه خواهد کرد.
پس آموزش مدیران باید به صورت گسترده پیگیری شود تا نظام پیشنهادها به عنوان ابزار کمکی برای مدیران مطرح شده و با سازمان‌هایی آشنا شوند که این نظام را با موفقیت اجرا کرده‌اند.
* انگیزش کارکنان برای ارایه پیشنهاد می‌تواند به صورت مادی و معنوی پیگیری شود. با وجود اهمیت انگیزش معنوی در مشارکت و روش‌های متعدد و مؤثر آن، متأسفانه روی این زمینه کمتر کار شده است.
در این مسیر ضرورت دارد ارزش‌های فرهنگی و مذهبی جامعه مانند وجدان کاری، کمک به مردم، خدمت به نظام اسلامی و... و همچنین شخصیت و کرامت کارمندان مورد توجه قرار گیرد. فقدان انگیزه‌های معنوی، یک سازمان وابسته به نظام اسلامی را به یک سازمان صرفاً مادی تنزل می‌دهد.
متذکر می‌شود اگر در نظام پیشنهادها مبالغی به پیشنهاد دهندگان پرداخت می‌شود برای جبران بخشی از زحمات آنان و تشویق عموم است وگرنه وقت و فکر انسان‌ها را نمی‌توان با مبالغ مادی ارزشیابی و جبران کرد، همان طور که ارزش عمر کارمند را نباید با حقوق ناچیز اداری مساوی دانست.
اصولاً اگر شخصی فقط برای دریافت پول، عمر خود را در مشاغل اداری یا مشاغل دیگر صرف کند، زیان می‌بیند. زیرا عمر سرمایه محدود و برگشت‌ناپذیر انسان‌ها برای تعالی معنوی است و آن‌چه کارکردن را ارزشمند و در ردیف بالاترین عبادت‌ها قرار می‌دهد، همانا تأمین معیشت برای انجام وظایف دینی و همچنین خدمت به جامعه است که به ویژه در نظام اسلامی بالاترین افتخار است.
به همین نحو، ارایه پیشنهادهای سازنده و خالصانه را می‌توان امر به معروف و نهی از منکر تلقی کرد که موجب ارزش والای آن و تائیدات الهی می‌شود.
* در اغلب مراجع مربوط به نظام پیشنهادها، پاداش پیشنهاد دهندگان را درصدی از منافع اقتصادی که بر اثر اجرای پیشنهاد عاید سازمان می‌شود، تعریف می‌کنند، ولی در ادارات دولتی این روش میسر نیست. زیرا اولاً هدف اصلی ادارات کسب منافع اقتصادی نیست، دوم آن که منافع یک پیشنهاد به آسانی اندازه‌گیری و قیمت‌گذاری نمی‌شود و سوم این که پرداخت ارقام درشت در ادارات میسر نمی‌شود.
بنابر این، پرداخت پاداش در ادارات باید حدود متعادل‌تری داشته و چارچوب امتیازبندی نسبتاً ساده داشته باشد. بدیهی است معیارهای ارزشیابی پیشنهاد و اعطای پاداش به تناسب وظایف و شرایط ادارات متفاوت است.
نتیجه‌گیری و پیشنهادها
* اجرای نظام پیشنهادها در ادارات دولتی ضرورت داشته و برای پویایی و تحول سازمانی اهمیت دارد.
* سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور بایستی مقدمات لازم برای ترویج و اجرای نظام پیشنهادها را در سطح ملی پیگیری و لوایح قانونی مورد نیاز و چارچوب‌های نظام پیشنهادات ارایه کند. با این حال تدوین آئین نامه‌های اختصاصی هر اداره، بایستی به همان اداره تفویض شود.
* آموزش مدیران و کارکنان، تدوین مقررات اجرایی، تأمین اعتبارات مالی (از محل صرفه‌جویی‌های حاصله) و انجام تحقیقات برای شروع و استمرار نظام پیشنهادها ضرورت دارد.
* تعمیم حوزه افراد پیشنهاد دهنده به مراجعان ادارات دولتی، متخصصان و عموم مردم (مشتریان) بایستی مطالعه شود.
* علاوه بر انگیزش‌های مادی، انگیزش‌های معنوی برای ارایه پیشنهاد اهمیت وافر دارد و توجه به موضوعاتی همچون خدمت به جامعه، وجدان کاری، خدمت به نظام اسلامی و توجه به شخصیت و کرامت کارمندان از عوامل مهم آن به شمار می‌رود که باید به خوبی مطالعه و به کار بسته شوند.
