اما نکته‌ای که در این میان نمی‌توان از آن به سادگی گذشت این است که با وجود قبول این که این توفان قابل پیش بینی نبود اما روابط‌عمومی سازمان هواشناسی نتوانست ضمن اطلاع رسانی مناسب پاسخ مناسبی به افکار عمومی بدهد و پاسخ مسوولان این سازمان بیشتر توجیه بود تا پاسخ منطقی به افکار عمومی در صورتی که با به کارگرفتن استراتژی و برنامه ریزی مناسب می توانست ضمن کاهش آسیب های احتمالی این حادثه، قدرت روابط عمومی را به نمایش بگذارد.
در دنیایی که سرعت خبر آنی و لحظه‌ای است و انقلاب اطلاع رسانی است یقینا روابط عمومی‌ها می‌توانند بهترین اطلاع رسانی را داشته باشند تا هزینه‌های انسانی ناشی از این گونه بحران‌ها را کاهش یابد، اما برخی از اظهارات و گفته های مسوولان سازمان شناسی روز پس از وقوع این حادثه در رسانه‌ها قابل تامل است ضمن این که اتفاق نظر بسیاری از کارشناسان و مسوولان ذیربط اهمال کاری سازمان هواشناسی در اطلاع رسانی را نادیده نگرفتند و سوال اصلی این که در گفته های مسولان سازمان هواشناسی قابل توجه است و آن این که خبر را در سایت سازمان قرار داده بودندولی این سوال مطرح است آیا لازم نبود این موضوع مهم زودتر تصمیم گیری و برای اطلاع رسانی به رسانه ها حتی یک ساعت قبل از پیش بینی‌ها بسیار موثر بود آیا رسانه‌هایی که بعد از وقوع این حادثه و احتمال توفان‌های روز بعد توفان رسانه‌ای به پا گردند اگر زودتر اطلاع پیدا می کردند رسالت رسانه های خود را درست انجام نمی دانند و اطلاع رسانی نمی شد و نکته مهم این حادثه ضمن عملکرد ضعیف روابط عمومی ، عدم مدیریت اطلاع رسانی بحران بود.
به عنوان مثال، مدیرکل پیش‌بینی و هشدار سریع سازمان هواشناسی گفته بود که: احتمال بروز گرد و خاک و رگبارهای شدید، روز گذشته به تمام دستگاه‌های مربوطه اطلاع رسانی شده است.شرایطی که روز دوشنبه در پایتخت پدید آمد قابل پیش بینی نیست اما از روز گذشته احتمال بروز رگبار، رعد و برق، وزش شدید باد و گرد و خاک در پورتال سازمان هواشناسی صادر شده بود و این اطلاعیه برای دستگاه های ذی ربط از جمله وزارت نیرو، وزارت کشور، ستاد بحران و ستاد هلال احمر فکس شده بود. (خبرگزاری ایسنا)
اما در این میان اظهارات محمد اصغری کارشناس و مدیر روابط عمومی سازمان هواشناسی کشور نیز قابل تامل است، او گفته است: ضمن اینکه در ماهواره و رادار این پدیده دیده می‌شد اما ریسک گفتن آن بالا بود ولی سازمان هواشناسی در سایت خود برای آن اطلاعیه داده بود. (خبرگزاری تسنیم)
نکته مهم این است که در گفته های مسولان سازمان هواشناسی به کرات گفته شده که در سایت سازمان هواشناسی اطلاع رسانی شده بود! حال این سوال مطرح است که آیا اطلاع رسانی از طریق پورتال اطلاع رسانی کافی به نظر می آید؟ آیا همه مخاطبان سازمان هواشناسی هر روز به این سایت مراجعه می کنند تا بیانیه ها و هشدارها را بخوانند؟ آیا لازم به اطلاع رسانی به رسانه های دیگر نبود تا درباره این حادثه هشدارها های لازم داده شود و مردم آگاهی بیشتری پیدا کرده و اصول را رعایت کنند؟ آیا پس از وقوع توفان دوشنبه اطلاع رسانی درباره روزهای دیگر و دادن هشدار کفایت می کند؟ آیا نباید روابط عمومی این سازمان به رسانه ها نیز اطلاع رسانی می کرد تا شهروندان تهرانی غافلگیر نشوند ؟ و ... این ها تنها بخشی از سوالاتی است که مردم از روابط عمومی انتظار دارند و یقینا نمی توان تنها روابط عمومی این سازمان را مقصر دانست ولی مدیریت و برنامه ریزی و استراتژی مناسب به مدیران توسط روابط عمومی می توانست موثر باشد. و لازم بود حتما به شهروندان تهران اطلاع رسانی مناسب صورت پذیرد تا دچار بحران نشوند. نکته ای که در باره این بحران بیشتر مورد توجه است بحث ضعف اطلاع رسانی است و مسلما حضور هوشمند و به موقع روابط عمومی این سازمان می توانست بعد از وقوع این توفان با اطلاع رسانی مناسب و عدم توجیه گری از پیامدهای منفی آن بکاهد.
اما درباره اظهارات مسوولان درباره انتشار خبر در پورتال سازمانی بدون اطلاع رسانی به رسانه‌ها:
دکتر حسین امامی پژوهشگر رسانه‌های نوین و مدرس روابط عمومی در یادداشتی تحت عنوان از وب‌سایت خبری تا وب‌سایت سازمانی می‌نویسد:
قبل از آمدن وب‌سایت‌ها لازم بود روابط عمومی برای نفوذ در افکار عمومی اخبار و پیام‌های خود را در اختیار رسانه‌ها قرار دهند و یا از خبرنگاران دعوت کنند تا در برنامه ای خبری حضور پیدا کنند. اما امروزه، روابط عمومی، خود خبر تهیه می‌کند، آن‌گونه که می‌خواهد و بدون سانسور سردبیران روزنامه‌ها، خبر را در اینترنت قرار می‌دهد و عکس و فیلم آن را در فضای وب منتشر می‌کند.
او در این یادداشت یادآور می شود: خبری که در اینترنت می‌شود می‌تواند در اختیار رسانه ها قرار بگیرد و یا حتی قرار نگیرد چرا که دیگر کاربر اینترنت می‌تواند مستقیما به یک سایت سازمانی مراجعه کند و یا از طریق موتورهای جستجوگر به خبری از سایت سازمانی دست پیدا کند. بر این اساس ممکن است گفته شود یک سایت سازمانی که توسط روابط عمومی مدیریت می‌شود، جای رسانه را گرفته است، اما واقعیت این‌گونه نیست. با آمدن تکنولوژی‌های نوین به عرصه روابط عمومی و روزنامه‌نگاری، وظایف این دو تغییر نکرده است بلکه وظایف و حیطه آنها گسترده‌تر شده است. پس هنوز روابط عمومی با رسانه تفاوت دارد و حتی این سایت ها، جای سایت های خبری را نمی گیرند.
امامی تاکید کرد: يک سایت سازمانی علاوه بر ارایه سایر خدمات، اخبار خود را نیز منتشر می‌کند. بنابراین کارکرد و هدف اصلی یک سایت سازمانی که توسط روابط عمومی به روز رسانی و مدیریت می‌شود صرفا یک سایت خبری نیست و بسیار فراتر از آن است.
نکات مهمی درباره مدیریت اطلاع رسانی بحران در روابط عمومی
در ارتباط با وقوع توفان تهران یقینا مدیریت اطلاع رسانی در بحران می توانست کمک شایانی نماید. نکته مهم این است که روابط عمومی های حرفه ای به خاطر ترس از ایجاد رعب و وحشت در بین مردم نباید از اطلاع رسانی مناسب خود را بی نیاز بدانند به ویژه در دنیایی که سرعت اطلاع رسانی بالاست و به سرعت توفان رسانه ای در رسانه های آنلاین و شبکه های اجتماعی ایجاد می شود و می تواند از ابعاد فاجعه انسانی و خسارت های دیگر بکاهد. به طور قطع مدیریت اطلاع رسانی بحران و تهیه برنامه مناسب جهت اطلاع رسانی برعهده روابط عمومی سازمان هاست که درباره توفان تهران کمی مورد غفلت قرار گرفت : در ارتباط با این موضوع این نکات می‌توانند در رویارویی با چنین بحران هایی موثر باشد:
- اطلاع رسانی به رسانه ها برای جلوگیری از دامنه گیر شدن بحران، اطلاع رسانی دقیق صحیح، به موقع، جامع و کامل برای مشارکت رسانه‌ها در برنامه ریزی های مقابله با بحران
- اطلاع رسانی و آگاه سازی و هشدار درباره احتمال وقوع بحران های دیگر
- سرعت در اطلاع رسانی با استفاده از تمام ابزارهای ارتباطی جهت تسریع در اطلاع رسانی
- روابط عمومی های حرفه ای در سازمان باید در این مواقع مطمئن باشند تمام کارکنان شان در پاسخگویی در صورت بحران آموزش دیده باشند
- ارزیابی آمادگی سازمان شما در مواجهه با یک بحران تهدید کننده
- ضرورت آمادگی مدیران ارشد در جنبه های عملیاتی و برنامه ریزی ارتباطاتی
- روابط عمومی حرفه ای باید مهارتی فراتر از مدیریت و حفاظت از نام تجاری در یک بحران داشته باشد. آنها باید رهبران برنامه ریزی باشند به ویژه در بحران انسانی و به خوبی ارتباط برقرار کنند.
- اطلاع رسانی دقیق و سریع، توجه به آگاه سازی آحاد مردم،داشتن نیروی انسانی(روزنامه‌نگار وخبرنگار)توانمند و استقلال مدیران اطلاع رسانی همواره از اصول مدیریت اطلاع رسانی بحران باید باشد.
- انتشار مقالات و مطالب پیرامون بحران، روشنگری ابعاد و زوایای انسانی بحران، تهیه گزارش های تصویری و عکس‌های خبری جهت تسریع در اطلاع رسانی
- حرکت با تدبیر و توجه به تمام ابعاد قضیه در فرایند اطلاع رسانی بحران تا جایی که اطلاع رسانی و شیوه ارائه اطلاعات خود بحران ساز نباشد چرا که باعث خواهد شد تا در مدتی کم، بحران حالتی عادی گرفته و به یک رویداد عمومی رسانه ای تبدیل شود.
- اطلاع رسانی در خصوص زوایای مختلف انسانی و اهمیت انسانی بحران
- انعکاس پیام ها ومطالبی که اعتماد مردم را جلب کند
- تدوین طرح و برنامه،اطلاع رسانی وجواب دادن به اما واگرها وسوالات احتمالی مخاطبان حین بحران، تدوین و شناسایی جوانب کار رسانه ها و خبرنگاران جهت برقراری ارتباط در حین وبعد از بحران
- استراتژی پاسخگویی مناسب برای جلوگیری از گسترش بحران
- تاکید بر نظر متخصصان و صاحب نظران درباره بحران جهت جلوگیری از تاثیر شایعات بر مردم
به هر حال درباره تراژدی توفان نشان داد، اطلاع رسانی به موقع، قدرت تصمیم گیری و مشاوره روابط عمومی خوب و می توانست نماد قدرت روابط عمومی باشد. موارد ذکر شده جز مواردی است که یک روابط عمومی حرفه ای می تواند مدنظر قرار دهد تا از آثار منفی برخی پیامدها بکاهد. امید که با حضور هوشمندانه روابط عمومی در بحران های مشابه و حضور به موقع در حادثه های دیگر روابط عمومی ها با روزآمدی اطلاعات و به کار گیری استراتژی مدیریت اطلاع رسانی بحران موثرتر عمل نمایند.
منابع:
- امامی، حسین ، از وب‌سایت خبری تا وب‌سایت سازمانی، سایت کاوشگران روابط عمومی / http://prr.ir
- محمد عبدالله که لاری، ترجمه ابراهیم محمد حسینی ، مدیریت اطلاع رسانی بحران، سایت مرکز آموزش و پژوهش موسسه همشهری ، http://www.hamshahritraining.ir
نظر شما