آنهايي كه وقت برايشان به اندازه طلا مي‌ارزد مي‌دانند كه بايد در اين شهرها يك برنامه‌ريزي درست و حسابي براي وقت‌شان داشته باشند، وگر نه كلاهشان پس معركه است. براي از دست دادن فرصت‌ها قرار نيست هميشه ماه‌ها و سال‌ها را تلف كنيم، از دست دادن همين ثانيه‌هاي دم دست هم مي‌تواند بعضي فرصت‌ها را براي هميشه از بين ببرد. خلاصه اينكه اگر بخواهيم زندگي را مديريت كنيم و از آرزوهاي كوچك و بزرگمان جا نمانيم بايد از همين ساعت‌هايي كه در آن هستيم، شروع كنيم و ياد بگيريم چطور مدير زمان خود باشيم. اگر تصميم گرفته‌ايد كه زمان‌تان را در اين شهر مديريت كنيد، حتما راهنماي ما را بخوانيد.
ثبت وقايع در دفترچه يادداشت
در حال حاضر چطور از زمان روزانه يا شبانه‌تان استفاده مي‌كنيد؟ دانستن همين موضوع نخستين گام در مديريت زمان است؛ يعني قبل از هر چيز بايد روشي را كه در حال حاضر از زمان خود استفاده مي‌كنيد تحليل و بررسي كنيد. نگران نباشيد، اين تحليل و بررسي نياز به تخصص خاصي ندارد؛ يعني يك آدم كاملا معمولي به راحتي مي‌تواند روش استفاده از زمان خود را مورد تحقيق قرار دهد. روي حافظه‌تان زياد حساب نكنيد و از يك دفترچه براي ثبت كارها استفاده كنيد. اين كار به شما كمك مي‌كند كه خيلي سريع غيرضروري‌ها را بشناسيد. شناختن همين فعاليت‌هاي غيرضروري مهم‌ترين كمك است.
لطفا كارهاي مهم را پيدا كنيد
شما در روز چه كارهايي انجام مي‌دهيد؟ اولويت با كدام كارهاست و كدام يك كارها از اهميت كمتري برخوردارند؟ اين 2سؤال در مديريت زمان بسيار مهم هستند. اولويت‌بندي يكي از قدم‌هاي مديريت زمان است. نگران حذف‌شدن كارهاي لذتبخش و مفرح نباشيد. اتفاقا مسئوليت‌هايي كه خارج از توانتان هستند را از ليست كارهاي فوري حذف كنيد. براي شروع پس از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل‌قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.
مزاحمان وقت‌تان را شناسايي كنيد
در زندگي هركسي انسان‌هايي حضور دارند كه بار وقت هستند، نه يار وقت؛ يعني در طول روز باعث تلف‌شدن زمان‌هاي گرانبهايتان مي‌شوند. اگر معتقديد كه اين افراد در اطراف شما نيستند سخت در اشتباهيد، كمي كه بيشتر دقت كنيد آنها را شناسايي خواهيد كرد. بايد به آنها بفهمانيد كه شما اكنون مشغوليد و وقت اضافه نداريد. يكي از مزاحم‌ترين وسيله‌ها در اين روزها همين تلفن‌هاي همراه و شبكه‌هاي اجتماعي داخل آنهاست. هم شبكه‌هاي اجتماعي و هم تماس‌هاي تلفني مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. موقعي كه كار مهمي داريد كه بايد در مدت زمان مشخصي به نتيجه برسد مي‌توانيد موبايلتان را خاموش يا بي‌صدا كنيد.
ايجاد وقت يك راه‌حل است
«قرار است شما بر زمان مديريت كنيد، نه زمان بر شما!» اين جمله يعني اينكه شما توانايي اين را داريد كه در زندگي روزمره‌تان ايجاد وقت كنيد. تعجب نكنيد، قرار نيست عقربه‌هاي ساعت را به عقب برگردانيد تا وقت جديدي ايجاد شود. شما بايد وقت‌هاي مرده را بشناسيد و آنها را تبديل به وقت‌هاي مفيد زندگي‌تان كنيد. اين كار، چندان پيچيده نيست و با چند روز ممارست مي‌توان به آن دست يافت. فقط بايد حواستان به سارقان وقت باشد؛ همانهايي كه وقت را از ما مي‌دزدند.
كارتان را درست انجام دهيد
خيلي‌ها فكر مي‌كنند كه با سريع انجام دادن كارها مي‌توانند وقت را بيشتر مديريت كنند و وقت بيشتري در روز داشته باشند. لطفا اين تصور اشتباه را از همين امروز در زباله‌داني ذهن‌تان بريزيد و اين تصور را جايگزين كنيد كه براي اينكه از خودتان رضايت بيشتري داشته باشيد لازم است كارها را درست انجام دهيد. وقتي كارها را بي‌جهت سريع انجام مي‌دهيد دقت‌تان به ميزان قابل توجهي پايين مي‌آيد و در بسياري از موارد مجبور مي‌شويد كه آن كار را دوباره انجام دهيد. همين دوباره‌كاري به‌طور مستقيم باعث تلف شدن وقت‌تان مي‌شود.
انواع كارهاي روزمره را بشناسيد
بايد بپذيريد كه مديريت زمان در شهرهاي بزرگي مثل تهران، يك كار كاملا تخصصي است و بايد بعضي مهارت‌ها را در خودتان ايجاد كنيد تا بتوانيد افسار وقت را در دست بگيريد. يك مهارت مهم در اين زمينه اين است كه بتوانيد كارهاي روزمره‌تان را در دسته‌بندي مشخصي قرار دهيد. مي‌توان كارها به ۳ دسته، مهم، كم‌اهميت و بي‌اهميت تقسيم كرد؛ به همين راحتي. كارهاي مهم را به تعويق نيندازيد چراكه بعدا برايتان دردسر درست مي‌كنند و كلي وقت‌تان را مي‌گيرند. كارهاي كم‌اهميت و بي‌اهميت را در اولويت‌هاي آخر قرار دهيد.
فكري براي كارهاي سخت و وقت‌گير
اگر كاري به‌نظرتان سخت و وقت‌گير به‌نظر مي‌رسد از زير انجام دادن آن شانه خالي نكنيد، مخصوصا اگر جزو كارهاي ضروري و مهم شماست. عقب انداختن اين نوع كارها هم در مديريت زمان اصلا صلاح نيست؛ يعني بايد در زمان مشخص آنها را انجام دهيد و به پايان برسانيد. فقط يك راهكار براي اينگونه مواقع در مديريت زمان پيشنهاد مي‌شود؛ پيدا كردن يك روش ديگر براي انجام آن كار سخت و وقت‌گير. يافتن روش متفاوتي براي انجام يك كار، آسان‌تر از تغيير اهداف و معيار‌هاي انجام آن كار است.
مدير زمان خود باشيد
چند توصيه روانشناسانه براي مديريت زمان
براي اينكه زمان زندگي‌تان را در دست بگيريد و آن را مديريت كنيد، بايد برخي از خصلت‌هاي شخصي‌تان را اصلاح كنيد يا به‌طور كامل تغيير دهيد. برخي از ويژگي‌هاي قبلي شما مي‌توانند حسابي به مديريت وقت‌تان ضربه بزنند و درنهايت برايتان دردسر درست كنند.
1- برنامه‌ريز شويد
كارشناسان مديريت مي‌گويند كه ۸۰ درصد دستاوردهاي ما بايد با ۲۰ درصد از تلاش ما صورت بگيرد. اين اتفاق زماني رخ مي‌دهد كه شما برنامه‌ريزي درست و حسابي داشته باشيد. اگر آدم برنامه‌ريزي نيستيد، مطمئن باشيد كه در مديريت زمان موفق نمي‌شويد.
2- اعتماد كردن
اگر كلا آدمي هستيد كه عادت نداريد براي انجام دادن كارها به ديگران اعتماد كنيد، كارتان در مديريت زمان خيلي سخت خواهد بود. گاهي شما به اين دليل به تمام كارهايتان نمي‌رسيد كه توانايي روحي سپردن بخشي از وظايف خود به ديگران را نداريد. شايد همكاران، فرزند يا همسر شما نتوانند يك وظيفه را به خوبي و دقت شما به انجام برسانند اما حتي اين حالت بهتر از آن است كه بسياري از كارهاي شما نهايتا روي زمين بماند يا در وقت‌هاي اضافه كه منحصرا مخصوص استراحت شماست به انجام برسند.
3- «نه» بگوييد
اگرعادت داريد كه در مقابل هر درخواستي سر تعظيم فرود آوريد و چشم بگوييد، خب، بهتر است بي‌خيال مديريت زمان شويد. شما بايد «نه» گفتن در زندگي را ياد بگيريد تا بتوانيد زمان را در دست بگيريد. براي اينكه بتوانيد با آرامش زندگي كنيد بايد و بايد، نه گفتن را ياد بگيريد. اگر وقت انجام كاري را نداريد بايد بتوانيد محترمانه از انجام آن عذرخواهي كنيد. هر چقدر هم فرد متقاضي سرسخت باشد زيربار كاري نرويد كه از عهده و وقت شما خارج است.
نظر شما