افراد در مناسبات و روابط غیررسمی و شخصی به گونه‌های متفاوتی رفتار می‌کنند. این قبیل رفتارها خوب یا بد، درست یا غلط با تسامح تحمل می‌شود و معمولاً با واکنش‌ها یا مجازات‌های شدیدی روبهرو نمی‌شود، اما با ورود به محیط کار و روابط سازمانی، رفتارها و مناسبات کاملاً تعریف شده است و تخطی از ضوابط و مقررات سازمانی به هیچ‌وجه پذیرفته نمی‌شود.
حال چنانچه فردی بدون آشنایی با قواعد و مناسبات سازمانی به یک محیط اداری وارد شود تا مدت‌ها با مشکل مواجه خواهد شد و چه‌بسا منجر به طرد و انزوای او از محیط شده و یا با تنبیه اداری سختی روبهرو شود.
اما محیط‌های اداری نیز برحسب نوع فعالیت، قوانین و مقررات سطح دانش و بینش و نوع مناسبات پیش کارکنان و نیز سابقه و پیشینه، قواعد و فرهنگ رفتاری خاص خود را دارند. این موضوع را در گفت‌‌وگو با چند تن از کارشناسان و کارکنان اداری درمیان گذاشته‌ایم که در ادامه از نظرتان می‌گذرد.
متغیرهایی در نظام کاری وجود دارد، به‌عنوان متغیرهای جمعیت‌شناختی. این متغیرها عبارتند از: سن، جنسیت، تجربه و پست کاری که افراد برعهده می‌گیرند. هر فرد زمانی که در محیط کار قرار می‌گیرد با فرهنگ خاصی وارد سازمان می‌شود که همان فرهنگ ژنتیکی و اکتسابی است که از محیط دریافت کرده است.
دکتر علی‌رجب‌زاده عضو هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس در این باره می‌گوید: این فرد وارد سازمانی می‌شود که این سازمان نیز فرهنگ خاص خودش را دارد. در واقع در هر سازمان و محیط کاری اتمسفر و جو خاصی حاکم است که آن را فرهنگ سازمانی می‌گوییم.
وی ادامه می‌دهد: فردی که وارد یک سازمان می‌شود، معمولاً بلوغ نیافته است. در وهله اول بهتر است این فرد راجع به سازمانی که در آن می‌خواهد مشغول به کار شود بررسی کند.
در کنار این امور سازمان‌های پیشرفته نیز یک دوره آموزشی برای پرسنل تازه‌وارد برگزار می‌کنند که در آن در مورد فرهنگ‌سازی صحبت می‌شود و نکاتی راجع به محیطی که قرار است فرد در آن کار کند به او آموزش می‌دهند.
دکتر رجب‌زاده خاطرنشان می‌سازد: سازمان‌ها انواع مختلفی دارد؛ اعم از رسمی و غیررسمی، مکانیکی و ارگانیکی که هرکدام رفتار خاص خویش را می‌طلبد. به هر ترتیب فردی که وارد سازمان می‌شود بهتر است طی مدت کوتاه از طریق مشاهده، رفتارهای افراد را بدون اظهارنظر بررسی کند.
اطلاعاتی که در سازمان وجود دارد، اعم از خبرنامه داخلی و اسناد و مدارکی که مربوط به حوضه کاری او می‌شود را مطالعه کند، چرا که این امر کمک می‌کند اطلاعات مفیدی در اختیار او قرار بگیرد، همچنین عواملی از جمله مدیران سازمان را از این طریق می‌شناسد و به‌طور کلی از مواردی که برای سازمان مهم است آگاهی پیدا می‌کند.
این استاد توصیه می‌کند: از طریق منشور اخلاقی اطلاعات سازمان را کسب کند تا دریابد رعایت چه مواردی مهم است و افراد کلیدی چه کسانی هستند. اسناد و مدارکی را بررسی کند تا شرح دقیق پست او مشخص شود. همچنین در وهله اول بداند که به چه فرد یا افرادی پاسخگو است، مسئول مستقیم او چه کسی است. تشخیص دهد که با چه کسانی بیشتر و چه کسانی کمتر ارتباط برقرار کند. ارباب رجوع و مشتریان این فرد چه کسانی هستند.
وی عنوان می‌کند: پس از گذشت یک هفته از کار از امکانات رفاهی و مزایایی که به وی تعلق می‌گیرد آگاهی یابد. ذی‌نفع‌های سازمان را بشناسد و جویا شود که کدام‌یک از ذی‌نفع‌ها بر سازمان تاثیر می‌گذارند و کدام‌یک از سازمان تاثیر می‌پذیرند. شناخت کلی از پرسنل دیگر داشته باشد و دریابد از لحاظ سن، جنسیت، تجربه در چه سطحی هستند.
لیلا گل‌آور کارشناس ارشد محیط زیست که 4 سال است تجربه فعالیت در یک محیط اداری را دارد، می‌گوید: به نظر من آشنایی مقدماتی در محیط کار حرف اول را می‌زند. در واقع لازم است هر فرد روحیات خود را عنوان کند و سعی نماید با روحیات همکارانش آشنا شود. این کار به فرد کمک می‌کند تا در محیط کار راحت‌تر برخورد نماید.
همچنین بهتر است روزهای اول بیشتر از ساعات کاری خود در محل کار بماند تا هرچه بیشتر با ابعاد کاری و محیط کار آشنا شود. وی می‌گوید: اولین اصل در محیط کار این است که هر فرد به قوانین موجود احترام بگذارد و سعی کند قوانین محیط کار خویش را بشناسد تا هرگونه استرس و نگرانی در محیط کار از بین برود. اگر اطلاعات کاری از نفر قبلی که در پست او کار می‌کرده موجود است مطالعه کند. این کار علاوه بر این‌که استرس را کاهش می‌دهد همچنین باعث می‌شود تا ما در آغاز کار از صفر شروع نکنیم و به نوعی از تجربیات فرد قبل از خودمان نیز استفاده کنیم.
این کارمند عنوان می‌کند: سعی کنیم، به افرادی که سابقه کارشان در آن محل بیشتر از ما است احترام بگذاریم، حتی اگر از لحاظ تخصص بالاتر هستیم. در محل کار ممکن است با استخدام کارمند جدید نگرانی‌ها اوج بگیرد و دلواپسی‌ها زمانی بیشتر می‌شود که فرد به همکاران معرفی نمی‌شود و خود نیز هیچ‌گونه اطلاعاتی را در اختیار دیگران قرار نمی‌دهد. این امر باعث می‌شود احساس اضطراب و استرس در بین کارمندان جدید و قدیمی شکل گیرد.
نسرین جلیلی مدیر یکی از مدارس پیش‌دانشگاهی تهران نیز در این خصوص می‌گوید: علاوه بر این‌که یک کارمند در محیط کار وظایفی را برعهده دارد، مدیر نیز وظیفه دارد که شرایط محیط اعم از فیزیکی، فردی، جمعی را به کارمند معرفی نماید، حدود انتظاراتش را مشخص کند، اهدافش را خیلی روشن و واضح بیان نماید.
همچنین یک کارمند باید اطلاعات شخصی‌اش را که به کارایی بهتر کارش برمی‌گردد با مدیر درمیان بگذارد. این امر به مدیر کمک می‌کند تا در زمان برنامه‌ریزی شرایط فرد را در نظر بگیرد. به‌طور مثال در یک محیط آموزشی اگر معلمی کودکی داشته باشد که لازم است زودتر به منزل مراجعه کند بهتر است روز اول عنوان کند. ترس از این‌که به‌کار گرفته نشود، نباید او را وادارد از گفتن حقایق پرهیز کند.
این امر به مدیر کمک می‌کند تا برای نیرو‌هایش با توجه به موقعیت‌شان برنامه‌ریزی حساب شده‌ای داشته باشد. وی می‌گوید: یک کارمند زمانی که وارد محیط کار می‌شود، بهتر است یک شرح اجمالی از سوابق کاری خویش به مسئولش بدهد تا توانایی‌هایش شناخته شود.
این مدیر خاطرنشان می‌سازد: به‌طور کلی بین همه انسان‌ها تفاوت فکری وجود دارد. یک مدیر باید طوری شرح وظایف را برای کارمند مورد توجه خود تعریف کند که برای فرد مورد ابهامی باقی نماند. این امر سبب می‌شود یک کارمند با درک آنچه مجموعه از او می‌خواهد به انتظارات پاسخ مثبت دهد. وی می‌گوید: یک کارمند ملزم است برای ارتقای کیفی کار نیازهای مرتبط با فعالیتش را با مسئولین مجموعه یا سازمان مطرح کند چرا که این امر سبب می‌شود توقعات کاری که از او انتظار دارند بی‌پاسخ نماند. چه‌بسا نیازهایی که عنوان می‌شود در جهت بهبود کیفیت کار مثمرثمر خواهد بود.
نسرین جلیلی عنوان می‌کند: همه افراد باید انتقادپذیر باشند علی‌الخصوص زمانی که وارد محیط کاری می‌شوند. با یک انتقاد کوچک احساس خطر نکنند؛ چه‌بسا انتقاد در جهت سازندگی است نه تخریب و افراد باید سعی در رفع آن نمایند. انتقاد مدیر و همکاران را در مرحله اول باید در حد یک نوع هم‌فکری دانست. خود را عضو محیط جدید بدانند و از همه توانایی‌هایشان جهت پیشرفت کار استفاده کنند.
مریم فراهانی «پرستار» در این خصوص می‌گوید: هر محیط کاری خصوصیات خاص خودش را دارد اما به‌طور کلی رفتار در محیط کار از قواعد خاص خود پیروی می‌کند. در وهله اول نکته اساسی این است که در برخورد با دیگران همان‌گونه رفتار کنیم که دوست داریم با ما رفتار کنند.
این امر منوط به محیط کار نیست و در همه‌جا صادق است اما به‌طور کلی در محیط کار، صراحت در گفتار و برخورد مناسب با دیگران حرف اول را می‌زند. به نوعی می‌توان گفت خوش‌برخورد، خوشایند و مثبت بودن و انعطاف‌پذیری در مقابل دیگران سبب می‌شود تا در محیط کار به‌راحتی پذیرفته شویم. وی می‌افزاید: همچنین انتقادپذیر بوده، در رفع عیوب پیش‌قدم باشیم و توانایی معذرت‌خواهی از دیگران را در خود تقویت کنیم. با دیگران خودمان را تطبیق دهیم و در محل کار انضباط داشته باشیم. سعی کنیم احساس‌های شخصی‌مان را کنترل کنیم. با صدای بلند حرف نزنیم.
یکی از نکات مهمی که باید به آن توجه کنیم سرعت عمل در کار است که باعث می‌شود دیگران دید بهتری نسبت به ما داشته باشند.
کارمند یکی از ادارات که حدود دو سال است وارد محیط کار شده است می‌گوید: در محیط اداری باید به نکاتی توجه کرد که شاید در بدو ورود جزء هیچ‌کدام از منشورهای اخلاقی نیست و فرد باید خودش دریابد که با این عوامل چگونه کنار بیاید. در یک محیط اداری رقابت بین کارمندان جدید و قدیمی وجود دارد؛ به این صورت که افراد قدیمی تجربیاتشان را به افراد جدید انتقال نمی‌دهند، بیشتر ایراد و جبهه‌گیری می‌کنند.
یکی از خصوصیات بارز افراد قدیمی بزرگ‌نمایی اشتباه افراد جدید و زیر سؤال بردن تخصص آنها است. کارمندان قدیمی تخصص را به تجربه ارجحیت می‌دهند و معتقد هستند که باید از خط‌مشی آنها پیروی شود و در مقابل نوآوری‌ها جبهه می‌گیرند. افراد جدیدالورود باید بدانند در محیط کار همیشه نسبت به افراد جدید عدم اعتماد وجود دارد و معمولاً به اید‌ه‌های افراد جدید اهمیتی داده نمی‌شود.
