سابقه اینگونه دفاتر که در کشور فعالیت حقوقی و خدماتی ارائه می‌کنند، به چندین دهه قبل بازمی‌گردد. تأسیس دفاتر اسناد رسمی که زیر نظر قوه‌قضائیه به امور ثبت املاک و دارایی‌های مردم، ثبت ازدواج و طلاق می‌پردازند و نیز دفاتر پستی، مخابراتی و پلیس+10 از جمله گام‌هایی است که تاکنون در راستای تحقق شهر الکترونیک برداشته شده است. در شهرداری تهران جهت نیل به این هدف، در ابتدا زیرساخت‌هایی طراحی و پی‌ریزی شد.
به گفته مدیرعامل موسسه فناوران وابسته به شهرداری تهران، حدود 3میلیون پرونده شهرسازی، نوسازی و کسب و پیشه مشتمل بر 176 میلیون برگ اطلاعات موجود در ادارات درآمد و نوسازی و معاونت شهرسازی و معماری مناطق 22 گانه شهرداری تهران پویانگاری و اسکن شد و از طریق شبکه سراسری در اختیار دفاتر خدمات الکترونیک گذاشته شد و در فاز نخست، مقرر شد دفاتر خدمات الکترونیک در هر منطقه نسبت به صدور جواز ساختمان و پایان کار مورد تقاضای شهروندان صرفا برای همان منطقه، مبادرت ورزند و در فاز دوم این پروژه، ضمن امکان ارائه خدمات برای تمام مناطق شهرداری تهران، تمامی فعالیت‌های تصدی‌گری مرتبط با حوزه‌های شهرسازی، فنی و عمرانی، خدمات شهری و مالی و اداری را پوشش دهند و تنها امور حاکمیتی، سیاستگذاری، نظارت و مدیریت امور برعهده شهرداری باشد.
گسترش و تعمیم فعالیت‌های دفاتر خدمات الکترونیک و تعامل شهروندان درمدت خدمات‌رسانی آنها منجر به روشن‌شدن نقاط قوت و نواحی قابل بهبود عملکرد دفاتر مزبور شده است و نهادینه‌شدن سامانه‌های 137 و 1888در ثبت پیشنهادها، انتقادات و حرکت در مسیر شهروند‌مداری و تکریم ارباب رجوع، سبب شناسایی نسبی تعدادی از مسائل و مشکلات عملکردی در رابطه با «بازدید یکسان» شده که بسیار مهم است و پرداختن به آنها در این نوشتار موضوعیت دارد.
پس از تاسیس دفاتر خدمات الکترونیک و همچنین تمرکز بازدیدهای شهرداری در اداره بازدید یکسان به نظر می‌رسد که به دلیل ماهیت شغلی اداره درآمد و باتوجه به اینکه انجام بازدید از املاک و اصلاحات آن در سیستم مکانیزه، نیاز به تبحر و تجارب کافی دارد تا علاوه بر اخذ عوارض قانونی از بروز مشکلات بعدی برای مودیان و همچنین زیان مالی برای شهرداری جلوگیری شود لازم است ماموران بازدید فعلی، آموزش‌های کافی در زمینه امور نوسازی و کسب و پیشه را فراگرفته و شناخت مناسبی از نحوه محاسبات عوارض مشمول املاک را به دست آورند، چراکه اطلاعات بازدید ایشان با نگرش شهرسازی(که سیستم مکانیزه بازدید نیز اینگونه طراحی شده است) تهیه میشود و مغایرت‌هایی نظیر تناقض در متراژ، کاربری، تعداد ساختمان و نوع اسکلت در امور نوسازی و همچنین مغایرت‌هایی نظیر اشکال در کد مرجع و درج تخلفات ملکی در پرونده‌های املاک دارای سرقفلی و تسری آنها در کل ملک بعضا در حال حاضر وجود دارد؛
همچنین از طرفی دیگر نیز اشکالات سیستمی در فرایند دریافت اطلاعات بازدید، نظیر دیرکرد در رویت اطلاعات و عدم هماهنگی محاسبات با شرایط مقطعی ملک نظیر املاک در حال ساختمان، واحدهای دارای انباری، واحدهای تبدیل به تجاری و اداری و تبدیل یک واحد به 2واحد( خصوصا در املاک در حال ساخت) وجود دارد که از زمان دریافت جواز تا اتمام ساختمان دارای محاسباتی متفاوت نظیر نیمه‌تمام، اتمام یا دیرکرد ساخت است که موارد این‌چنینی، زیان مالی متقابلی برای شهرداری و مودی در پی دارد.
در رابطه با شناسایی کاربری املاک در سطح شهر نیز، صرفا هنگام ممیزی پنج‌ساله و مراجعه مودیان به شهرداری، قابلیت به‌روزرسانی اطلاعات شهرسازی و نوسازی نظیر: کاربری، متراژ ملک (مسکونی، اداری و تجاری)، نوع و جنس تابلوی تجاری، ماهیت شغلی و... مورد بهره‌برداری است و با بررسی اطلاعات موجود مناطق به این نتیجه می‌رسیم که باید روش موجود اصلاح شود و ستاد شناسایی املاک در سطح مناطق 22گانه شهرداری تهران به صورت مستمر و مداوم، فعالیت داشته باشد تا بتواند تغییرات اطلاعات شهرسازی و نوسازی را دائما ثبت کند.
در نهایت به نظر می‌رسد آموزش‌های لازم در امور بازدید یکسان (فضای سبز، کسب و پیشه، نوسازی و شهرسازی) برای مامورین بازدید مستقر در دفاتر خدمات الکترونیک و همچنین ادارات شهرسازی مناطق، ضروری بوده و سبب کاهش هزینه‌ها، ارتقای رضایتمندی شهروندان و تسریع فرایندهای کاری میشود.
راهکارهای پیشنهادی
1- آموزش تفهیمی امور نوسازی و شهرسازی برای دفاتر الکترونیک و نیز برای مامورین بازدید یکسان در امور شغلی
2- اصلاح اطلاعات نوسازی و یکسان‌سازی آنها و رفع تناقض اطلاعات مزبور با داده‌های بازدید شهرسازی (در صورت امکان با ایجاد کد دسترسی در اصلاحات جزئی توسط اداره درآمد، نقص پرونده مرتفع شده و در کار ارباب رجوع تسریع به عمل آید.)
3- رفع اشکالات موجود در سایت کامپیوتری مناطق 22گانه شهرداری تهران درخصوص پرش اطلاعات بازدید و نیز دسترسی به اطلاعات مزبور توسط تمامی کاربران ادارات نوسازی و شهرسازی مناطق
4- اصلاح سیستم یکپارچه بازدید یکسان با رعایت تمام جوانب شهرسازی و نوسازی
و در آخر نیز پیشنهاد میشود کاربر مربوط به اداره بازدید یکسان حتی‌الامکان در محل اداره درآمد و معاونت شهرسازی مناطق، مستقر شود تا تسریع در امور صورت پذیرد.
