دکتر ند هالوول، روانپزشک برجسته‌ای است که در ژورنال نیوانگلند کار می‌کند. او در دفتر سلامت مردان، همکارانی دارد که هر روز با انبوهی از ای‌میل‌ها، پیام‌های صوتی و مکالمات تلفنی و حتی رو در رو مواجهند که باید همگی آن‌ها را به درستی پاسخ دهند.
صندوق پیام‌های الکتریکی آن‌ها همواره صدها ای‌میل دست نخورده دارد و روزانه چندین پیام جدید نیز به این میزان اضافه می‌شود. بعضی از این ای‌میل‌ها ماه هاست که آنجا هستند و خدا می‌داند کی نوبت خواندن یا حتی پاک کردن آن‌ها می‌رسد.
بعضی از این همکاران در زیر فشار روزافزون ارتباطات و اطلاعات، عصبی شده‌اند. آن‌ها توان تمرکز بر کار خود را از دست داده و مدام از این وضع شکایت دارند.
آیا شما هم در محیط کارتان با چنین مشکلاتی روبه‌رو هستید؟ آیا حس می‌کنید ذهنتان توان رویارویی با ارتباطات بیش از حد و توسعه یافته امروزه را ندارد؟
دکتر هالوول می‌گوید: «داده‌هایی که امروزه مغز ما با آن مواجه است بیش از هر زمان دیگری است. در حقیقت با اینکه اغلب ما به گونه‌ای رفتار می‌کنیم که انگار هیچ اتفاق بزرگی در زندگی‌مان نیفتاده، ما در بطن یک تحول تاریخی قرار گرفته‌ایم که از زمانی که گوتنبرگ نخستین دستگاه چاپ را به راه انداخت، بی‌سابقه بوده است.»
مشکل اینجاست که مغزهای دوران گوتنبرگی ما، ممکن است توان اداره اطلاعات بیش از حد دوران بیل گیتس را نداشته باشند. در همین دوران است که دکتر هالوول، یکی از قدرت‌های شناخته شده در زمینه اختلال کم توجهی، می‌گوید متوجه افزایش تعداد افرادی شده که از مشکلاتی شبیه به علائم بیماری اختلال کم توجهی رنج می‌برند. این افراد در تمرکز مشکل دارند، نمی‌توانند طرح‌های کاری را به اتمام برسانند و مضطرب و تحریک پذیر شده‌اند.
خبر خوش اینکه راه‌هایی وجود دارد که به ما کمک می‌کنند دوباره کنترل زندگی خود را به دست آوریم و برای این کار هیچ کس بهتر از دکتر هالوول نمی‌تواند به ما کمک کند. وی چندین سال است که مشغول بررسی اثرات سرعت زندگی مدرن بر زندگی انسان است. کتاب او با نام «شلوغی دیوانه وار» موفق به کسب جایزه شده و او مرتبا با شرکت‌ها برای کمک به کارمندانشان مشاوره می‌کند. وظیفه امروز او کمک به 3 نفر از همکارانش است که در دفتر سردبیری سلامت مردان کار می‌کنند. او قصد دارد به آن‌ها در برخورد با انبوه اطلاعاتی که همواره با آن مواجهند کمک کند. شما نیز از کمک‌های او استفاده کنید.
عدم تمرکز
مورد اول، پیتر مور است. مشکل او این است که دچار عدم تمرکز شده. زمانی که او کار کردن در مجله را شروع کرد، یعنی حدود 30 سال پیش، خبری از اینترنت، ای‌میل و دستگاه فکس نبود و بنابراین سرعت زندگی در دفتر مجله و در همه ادارات، بسیار آهسته‌تر از امروز بود. اما پیتر معتقد نیست که سرعت بیشتر امروزه الزاما به معنای بازده بیشتر باشد. هر روز وقتی پیتر مشغول انجام کارش به‌عنوان ویراستار مقالات است، پیام‌های مختلف از طریق ای‌میل یا تلفن و فکس، تمرکزش را بر هم می‌زنند.
همه مردم می‌گویند رسیدگی به چند ای‌میل و تلفن در روز نباید خیلی سخت باشد. از آن گذشته مگر ما صاحب مغز بزرگی نیستیم؟ مگر ما قدرت انجام چندین کار همزمان را نداریم؟ متأسفانه پاسخ این پرسش خیر است! پژوهش‌های زیادی وجود دارند که نشان می‌دهند سلول‌های خاکستری ما قدرت پیش بردن همزمان چند کار پیچیده را ندارند. یا دست کم با این کار سرعت ما پایین می‌آید و ممکن است سردرگم شویم.
به همین دلیل هم هست که طرف صحبت شما از پشت تلفن متوجه می‌شود که شما همزمان در حال چک کردن ای‌میل هایتان هستید! باز هم به همین دلیل است که پژوهش‌ها ثابت کرده‌اند صحبت کردن با تلفن همراه به هنگام رانندگی تمرکز حواس شما را تا حد رانندگی پس از مصرف الکل پایین می‌آورد.
دکتر رنه موریس، دانشمند عصب شناس و دانشیار روانشناسی در دانشگاه وندربیلت می‌گوید: «مغز ما میلیاردها سلول عصبی دارد که هر یک هزاران اتصال با سایر سلول‌ها دارند. با این وجود حقیقت آن است که ما در یک زمان فقط قادر هستیم بر یک موضوع تمرکز کنیم.»
نباید تصور کنید وقتی پاسخ دادنتان به یک ای‌میل تمام شد، می‌توانید بلافاصله به سراغ کاری بروید که در حال انجامش بودید. یک پژوهش که سال گذشته در مایکروسافت انجام شد مدت زمانی را که طول می‌کشد تا افراد پس از متوقف شدن کارشان با ای‌میل یا پیام فوری، دوباره به سر کار قبلی برگردند، اندازه گیری کرده است.
میانگین این مدت 15 دقیقه بود! و بیش از یک چهارم افراد تا 2 ساعت به سر کار قبلی خود برنمی‌گردند. دکتر اریک هارویتز، پژوهشگر اصلی این تحقیق می‌گوید: «این پدیده اینرسی است. ما دریافته‌ایم که وقتی روند کار افراد قطع می‌شود، آن‌ها به سراغ کارهای دیگر هم می‌روند مثلا ای‌میل‌های بیشتری را چک می‌کنند یا به صفحات خبری و ورزشی اینترنت سر می‌زنند.»
نکته دیگر اینکه وقتی بالاخره به سراغ کاری که در حال انجامش بودید برمی‌گردید، 10 دقیقه دیگر نیز طول می‌کشد تا تمرکزتان به حد کافی و قبلی خود برگردد. بنابر این زمان کلی از دست رفته برای جواب دادن به تنها یک ای‌میل، در بهترین حالت نیم ساعت است. دکتر هالوول می‌گوید: «هر بار که ای‌میلی کار شما را قطع می‌کند درست مثل این است که وسط مغزتان یک نارنجک منفجر می‌شود.»
عوامل حواس پرتی را از خود دور کنید
انرژی صبحگاهی را هدر ندهید. دکتر هالوول می‌گوید همه ما در آغاز روز انرژی و تمرکز زیادی داریم. او معتقد است ما باید موجبات حواس پرتی را در این زمان بدون هیچ ملاحظه‌ای از خود دور کنیم. توصیه وی این است که خود را موظف کنید که هر روز صبح قبل از اینکه ای‌میل چک کنید یا آن‌لاین شوید، 60 تا 90 دقیقه کار انجام دهید. به خود سخت بگیرید و بگویید: «من در حال انجام کار مغزی با بهترین کیفیت هستم.»
زمانی را که آن‌لاین هستید در نظر داشته باشید. وب گردی چقدر از شما وقت می‌گیرد؟ اگر برای دیدن صفحات اینترنت از firefox استفاده می‌کنید، به آدرسpageaddict.com رفته و نرم افزار آن را دانلود کنید. این نرم افزار مدت زمانی را که شما برای ملاحظه هر وب سایت وقت گذاشته‌اید به شما نشان می‌دهد. شما حتی می‌توانید یک روز با کرونومتر این زمان را اندازه بگیرید. وقتی بدانید چه قدر وقت هدر می‌دهید، انگیزه بیشتری برای اصلاح خودتان خواهید داشت.
ارتباطات بیش از حد
مورد دوم، بیل فیلیپس، دبیر اجرایی مجله است که مشکل او ارتباطات بیش از حدش است. او روزانه صدها ای‌میل چک می‌کند. به‌نظر می‌رسد برخی از ما دچار اعتیاد به این کار شده‌ایم و دایما صندوق الکترونیکی و تلفن همراهمان را چک می‌کنیم که مبادا کسی در تلاش برای برقراری ارتباط با ما (و در بسیاری مواقع فروختن چیزی به ما) باشد. درست است که چک کردن مداوم ای‌میل در محیط کار هزینه دارد، اما مشکل بزرگتر این است که ای‌میل‌ها در همه جا و همه وقت قابل خواندن هستند، بنابر این دیوار میان خانه و محل کار، زمان کار و زمان تفریح برداشته شده است.
بیل می‌گوید هر روز عصر 30 بار ای‌میل هایش را چک می‌کند و این موضوع مطمئنا بر روابط خانوادگی وی هم اثر خواهد گذاشت.چرا ما بلافاصله پیام هایمان را چک می‌کنیم؟ با وجودیکه اغلب آن‌ها پیام‌های به دردنخور یا حداکثر وظایف کاری اضافه هستند؟ گاهی وقت‌ها دلیل این کارمان فقط ترس است: شما به رئیس یا ارباب رجوعتان گفته‌اید که حتی در تعطیلات، ظرف 5 دقیقه به ای‌میل هایتان پاسخ می‌دهید و حالا از اینکه ندانید در صندوق الکترونیکی شما چه می‌گذرد هراسانید. یا می‌ترسید آنچه برایتان فرستاده‌اند اطلاعات لازم برای ادامه یک طرح یا خبر مهمی درباره چیز دیگری باشد.
البته گاهی اوقات هم ما چیزهای مطبوعی در میان ای‌میل هایمان پیدا می‌کنیم مثل یک خبر خوش از افراد فامیل یا یک پیام تشکر و تقدیر از طرف رئیس. برخی روانپزشکان می‌گویند چک کردن مداوم ای‌میل از سوی ما نوعی رفتار شرطی شده است که به‌دنبال رسیدن به همین اخبار مطبوع تکرار می‌کنیم.
ذهن را مدیریت کنید
با دیگران صحبت کنید. با رئیس، کارمندان یا هر کس دیگری که شما را مجبور به چک کردن سریع ای‌میل‌ها می‌کند حرف بزنید. بحث کنید که آیا واقعا پاسخ سریع به ای‌میل‌ها در طول ساعات کاری ضرورت دارد؟ پاسخ این پرسش در بسیاری موارد منفی است، بنابر این چک کردن ای‌میل‌ها مثلا هر 2ساعت یک بار کفایت می‌کند.
دکتر هالوول می‌گوید: «مدیران باید با کارمندانشان درباره مدیریت ذهن صحبت کنند. این موضوع به معنی بحث بر سر قدرت نیست، شما همگی یک هدف را دنبال می‌کنید.»قوانین اداره را تغییر دهید.
دکتر هارویتز از مایکروسافت معتقد است مردم برای اینکه از آخرین اخبار کاری باخبر باشند، در خانه نیز ای‌میل‌های محیط کارشان را چک می‌کنند و در این موضوع تقریبا با یکدیگر رقابت می‌کنند. دکتر هالوول می‌گوید تنها راه از بین بردن چنین رقابتی تغییر فرهنگ همه کارکنان یک سازمان است. بهتر است با همکارانتان قراری بگذارید و مثلا فرستادن ای‌میل را در بین ساعات 8 تا 10 شب ممنوع کنید.
وقتی بدانید در این ساعات چیزی برایتان فرستاده نمی‌شود، دیگر از شکست خوردن در رقابت چک کردن آن‌ها هم نخواهید ترسید.
علائم کم توجهی
مورد سوم، مشکل آدام کمپل است. دکتر هالوول می‌گوید ما در برابر تکنولوژی به 2 صورت عمل می‌کنیم. ممکن است به درستی به کارهایمان برسیم که در آن صورت ذهن ما در آرامش به سر می‌برد و این آرامش در رفتارمان نیز بروز می‌کند. اما اگر نتوانیم درست عمل کنیم، دستپاچه و سراسیمه و خسته می‌شویم. این وضعیت‌ها مشابه علایئم بیماری اختلال کم توجهی هستند.
فرد نمی‌تواند بیش از چند ثانیه تمرکز خود را حفظ کند، تمایل دارد چندین طرح را همزمان به پیش ببرد ولی در تکمیل هر یک از آن‌ها دچار مشکل می‌شود، دایما به‌دنبال انگیزه می‌گردد، قادر به مدیریت زمان نیست و همه چیز را به تعویق می‌اندازد. دکتر هالوول می‌گوید: «هر چه مشغله شما بیشتر می‌شود، کمتر قادر به درک زمان خواهید بود، خیلی زود فقط 2 زمان در ذهن شما شکل می‌گیرد: الان و بعدا.شما ناامیدانه سعی می‌کنید تا جایی که می‌توانید کارها را به بعدا موکول کنید.»
آدام بسیاری از روزهای کاری خود را در همین وضعیت می‌گذراند. او مانند همه همکارانش دایما حین کار به وسیله ای‌میل‌های جدید تمرکزش را از دست می‌دهد و به‌دلیل افزایش بیش از حد ای‌میل‌های بدون پاسخ، مجبور به جواب دادن بسیاری از آن‌ها در خانه است.
همسر آدام می‌گوید: «یک بار وقتی با هم از مهمانی به خانه برگشته بودیم، او حتی قبل از اینکه کتش را دربیاورد، چک کردن ای‌میل‌ها را شروع کرد.» با وجود اینکه او روزانه 12 ساعت را به کار اختصاص می‌دهد باز هم حس می‌کند در برابر این بمباران پیام‌ها از پا درآمده است.اگرچه این وضعیت شغل ما را به مخاطره می‌اندازد اما این مشکل عمق بسیار بیشتری دارد. دکتر هالوول می‌گوید در یک مقاله که در سال 1970 با نام «تجربه زندگی در شهر» منتشر شد، استنلی میلگرام روانشناس، زندگی امروز ما را پیش‌بینی کرده بود.
در سال 1964 در نیویورک زنی به نام کیتی جنووز در حالی با ضربات چاقو به قتل رسید که 38 نفر از پنجره خانه هایشان در حال تماشای صحنه بودند ولی حتی یک نفر هم به پلیس اطلاع نداد. میلگرام با تأکید بر این حادثه توانست نشان دهد هر چه داده‌هایی که پردازش می‌کنیم بیشتر باشد، بیشتر مجبور به دفع برخی از آن‌ها هستیم.
به همین دلیل است که مردمی که در شهرهای کوچک زندگی می‌کنند، وقتی در پیاده رو همدیگر را می‌بینند، با یکدیگر ارتباط چشمی برقرار کرده و سلام و علیک می‌کنند در حالی‌که مردم شهرهای بزرگ بدون هیچ واکنشی از کنار هم رد می‌شوند.
میلگرام گفته: «همچنان که داده‌هایی که مجبور به پردازش هستیم افزایش می‌یابد، حدود همدردی ما کاهش پیدا می‌کند.»دکتر هالوول این را بزرگ‌ترین خطر مشغله بیش از حد ذهنی می‌داند. او می‌گوید: «ما کم کم قدرت قضاوت و همدردی با دیگران را از دست می‌دهیم.»
این ممکن است بزرگ‌ترین پارادوکس زمانه ما باشد: هر قدر راه‌های بیشتری برای ارتباط با یکدیگر اختراع می‌کنیم، در حقیقت ارتباط کمتری با یکدیگر برقرار می‌کنیم.
مهم نیست!
صندوق ای‌میلتان را خالی کنید. ولی از آن به بعد، روی یک برنامه پیش بروید. روزانه فقط در زمان‌های معینی به بررسی ای‌میل هایتان بپردازید مثلا ساعت 10 صبح، بعد از ناهارو ساعت 3 بعد از ظهر. وقتی به سراغ ای‌میل هایتان رفتید، فورا تکلیف آن‌ها را مشخص کنید:
آن‌ها را پاسخ دهید، پاک کنید، برای بقیه بفرستید، یا آرشیو کنید. در پایان یک روز کاری هم چند دقیقه وقت بگذارید تا تعداد ای‌میل‌های خوانده نشده را به صفر برسانید.دیوارها را دوباره بنا کنید. در نهایت تنها راه کنترل این پیام‌های بیش از حد و تنها راه محافظت خودتان در برابر وضعیت مشابه آدام این است که دیوارهایی را که سابقا به‌طور طبیعی وجود داشت، الان به‌طور مصنوعی ایجاد کنید. معنای این امر در درجه اول آن است که ای‌میل‌های کاری‌تان را در منزل چک نکنید.
دکتر هالوول از آدام، این طور سؤال می‌کند: «آیا ای‌میل‌هایی که بعد از اتمام ساعت کاری به دستت می‌رسند باید پاسخ داده شوند؟» جواب آدام منفی است. دکتر در ادامه می‌گوید: «بنابر این آن‌ها را نبین. همان چیزی را تکرار کن که الان به آن معتقدی: مهم نیست.» این کار در آغاز آسان نیست ولی سرانجام زندگی شما روند جدیدی را در پیش خواهد گرفت و خواهید دید که این جنگیدن ارزشش را داشته است.
MSNBC.COM
