همچنین براین اساس، سازمان‌ها و موسسات عمومی نمی‌توانند متقاضیان دسترسی به اطلاعات را بدون هیچ دلیل یا توجیهی از اطلاعات محروم کنند. اما این حق را چه کسانی می‌توانند به مردم بدهند؟ مردم چگونه می‌توانند از فعالیت‌ها و عملکرد مثبت، منفی یا کارآمدی و ناکارآمدی وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها ی اجرایی مطلع شوند؟
بدون شک در این راستا زیر مجموعه‌ای که می‌تواند در هریک از وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها بیانگر خواسته‌های منطقی مردم باشد روابط عمومی‌ها هستند، چرا که براساس ماهیت و کارکرد شان باید به برقراری مطلوب جریان آزاد اطلاعات و ارتباطات تا حد ممکن کمک کنند و این امر تحقق نمی‌یابد مگر آنکه روابط عمومی‌ها با رسانه‌ها به یک ارتباط مؤثر و سازنده برسند؛ ارتباط مؤثری که در نهایت به رفع خواسته‌ها و مطالبات منطقی مردم بینجامد و این مهم امکان پذیر نخواهد شد مگر آنکه روابط عمومی‌ها، تکنیک‌های ارتباط با رسانه‌ها را به کار بندند.
مسئولان و کارشناسان روابط عمومی باید بدانند که روابط عمومی قبل از هر چیز یک هنر است. هنر تنظیم روابط برای ادراک دوطرفه که در جهان ناآرام امروز، می‌تواند شکل و محتوای ارتباط بین اشخاص، گروه‌ها، دولت‌ها و ملت‌ها را به صورت مناسب درآورد. مسئولان روابط عمومی باید بدانند که نقش روابط عمومی در فرایند ارتباطات همچون پلی است که می‌تواند شکاف ایجاد شده را از مفهوم مورد نظر فرستنده و آنچه گیرنده به‌دست آورده است پرکند. روابط‌عمومی‌ها باید بتوانند اعتماد و اطمینان خلق و تقویت کنند.
روابط‌عمومی‌ها باید بدانند که ادراک مناسب در فرایند ارتباط صورت نمی‌گیرد مگر آنکه با مشکلات مردم سهیم شوند و خواسته‌ها و مشکلات مردم را که از زبان رسانه‌ها به گوش آنان می‌رسد به‌طور شفاف پاسخگو باشند و اینها میسر نمی‌شود مگر آنکه نگرش مدیران و مسئولان نسبت به روابط عمومی‌ها اصلاح شود.
مدیران دستگاه‌های اجرایی باید بدانند که روابط‌عمومی موفق و پویا صرفا نمی‌تواند و نباید مدیریت‌محور باشد و از سوی دیگر مسئولان روابط‌عمومی هم باید با تعریف علمی از جایگاه روابط عمومی، وزیر، رئیس سازمان یا مدیر اجرایی را متقاعد کنند که باید انتقاد پذیر باشند و صرف ارائه فعالیت‌های مثبت مورد نظر آنها به رسانه‌ها، ناکارآمدی‌ها و محدودیت‌ها را از چشم مردم پنهان نخواهد کرد بلکه برعکس، تعامل بین روابط عمومی و رسانه است که می‌تواند به رفع معضلات و مشکلات موجود کمک کند.
روابط‌عمومی‌ها باید بدانند که رسانه‌ها انتقال دهنده مشکلات مردم به آنان هستند و اگر خبرنگاران اصرار بر گرفتن وقت گفت وگو با یک وزیر، مدیر و مسئول اجرایی دارند صرفا به منظور حل مشکلات و خواسته‌های مردم است نه نفع شخصی. پس چه خوب است که روابط عمومی‌ها براساس وظایف و مسئولیت‌های خود با همه رسانه‌ها به یک شیوه برخورد کرده و در امر پاسخگویی و دادن وقت مصاحبه و اطلاعات، نه فقط با رسانه‌های خاص و هم جهت و هم سوکه با همه رسانه‌ها به یک شیوه برخورد کنند چرا که برای رفع مشکلات مردم، همه باید فراجناحی و به دور از جهت‌گیری خاص عمل کنند.
