مشکلی که در بسیاری از شهرهای ایران وجود دارد، این است که از گذشته شهرها و نحوه مدیریت آن یا اطلاعاتی در دست نیست و یا با روش‌های کارآمد و مستمر و طبقه‌بندی‌شده‌ای جمع‌آوری نشده‌اند. برای مثال از سال1270 تا به امروز که حدود 120سال از مدیریت شهر تهران می‌گذرد و حدود 100سال از راه‌اندازی بلدیه در شهر تهران، اطلاع دقیق و روشنی از فرایند تولید اطلاعات و همچنین کارهای انجام‌شده و تجاربی که حاصل گردیده در این بستر زمانی وجود ندارد. گرچه در دوره‌های مختلف تلاش‌هایی در جهت گردآوری و مستند‌سازی صورت گرفته اما به‌دلیل نبود یک سیستم کارآمد اطلاعاتی، اغلب گردآوری‌ها در قالب داده‌های خام باقیمانده و فرایند مناسب را جهت ارتقای این داده‌ها به اطلاعات و در مرحله بعد دانش شهری طی نکرده است. فقدان این دانش و اطلاعات با‌ارزش از گذشته به‌طور یقین در بروز مشکلات و موانع تکراری برای انجام امور مختلف شهر تأثیر‌گذار بوده و در نتیجه، وقت و بهای بسیاری برای انجام کارهای یکسان و تکراری صرف خواهد شد.در سایر شهرهای جهان اغلب تجربیات سال‌های قبل و روند اتفاقات گذشته و تأثیرات آن به روش‌های خاصی مدون می‌شود. به‌طور مشخص، در این شهرها ضمن تلاش برای نشان‌دادن ظاهر شهر از گذشته تا به امروز با استفاده از متدلوژی نوین، سعی بر این است که دانش مدیریت شهر نیز منتقل شود.
رصدخانه شهری تهران با تکیه بر فناوری اطلاعات در تلاش برای رفع این خلأ اطلاعاتی، محلی برای جمع‌آوری داده‌های مختلف شهری در ابعاد و بازه‌های زمانی متفاوت است. در حال حاضر، اطلاعات مربوط به گذشته شهر تهران، در یک جا متمرکز نیست و اگر پژوهشگری به این داده‌ها نیاز داشته باشد یا مدیران شهری بخواهند تصمیم مهمی اتخاذ کنند، باید اطلاعات مربوط به گذشته را از نهادها و سازمان‌های مختلف و منفک از هم جمع‌آوری کنند؛ درحالی‌که بالطبع باید این طلاعات در یک مکان مشخص در دسترس باشند تا با طبقه‌بندی مشخصی در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار گیرند. بنابراین تمرکز اطلاعات و بهره پژوهشگران از این داده‌های تجمیع‌شده از مزایای نوع نگاه به ماهیت وجودی رصدخانه است.
هدف از جمع‌آوری آمار و اطلاعات، مدیریت بهتر شهر در زمان حال و تصمیم‌گیری بهتر برای آینده است. در حقیقت تصمیم‌گیری برای پروژه‌ها در حال حاضر، نیاز به اطلاعات گذشته آن دارد. به‌طور مثال لازمه هر اقدام توسعه‌ای برای یک محله خاص در‌دست‌داشتن اطلاعاتی درباره فرهنگ مردم آن محله، زیرساخت‌های قدیمی آن، کارایی‌های منطقه و... است. همچنین این پروژه باید به چشم‌اندازهای آینده شهر متصل باشد.
با تأکید بر موارد مذکور رصدخانه، فضایی است که در آن از طریق فناوری اطلاعات سعی در ارائه اطلاعات گذشته و امروز و همچنین شبیه‌سازی واقع‌گرایانه آینده است. به‌طور نمونه محتوای اطلاعاتی رصدخانه شهر تهران گستره وسیعی از گزارش‌ها و شاخص‌های تحلیل نظارتی و ارزیابی گرفته تا برنامه‌ریزی و حتی مدیریتی را شامل می‌شود و این رویکرد تعریف بازه‌های زمانی برای درک و تحلیل واقعیات گذشته و در حال اتفاق برای نظارت بهتر و تعمیم الگوهای رفتاری برای برنامه‌ریزی و پیش‌بینی آینده را الزامی می‌کند. در حقیقت ایجاد رصدخانه شهری، دو سودمندی درخصوص نحوه ارائه اطلاعات دارد. سودمندی اول چگونگی استفاده از اطلاعات و دوم استفاده درست، به‌روز و بهینه از آن است. همانگونه که گفته شد شعار رصدخانه «اطلاعات بهتر برای شهرهای بهتر» است.
